試論基于“互聯網+”背景下的企業人事檔案管理策略

欒俊朋 齊莉莉 趙盼盼

摘? 要：當前我國企業人事檔案管理普遍存在管理效率低下、管理質量不高等問題，這些問題的出現與傳統落后的人事檔案管理模式存在重要關系，要想對這些問題進行解決，離不開人事檔案管理模式的創新。近年來在互聯網不斷深化發展的過程中，企業人事檔案管理也面臨著新的機遇，檔案管理部門應當積極引進先進的技術，抓住互聯網所帶來的紅利，對自身的檔案管理模式進行改革與創新，以實現突破性發展，提升人事檔案管理的整體效果。

關鍵詞：互聯網;人事檔案管理;創新;效果

企業人事檔案管理是一項煩瑣卻又重要的工作，其涉及到諸多信息和內容，不僅是對企業發展歷程的重要反映，同時也擔負著對所有職工信息進行記錄的重要職能，正是因為其具有這些職能，所以對檔案管理人員提出了更高的要求。在傳統模式下檔案管理人員工作流程較為復雜，需要手工對各項信息進行記錄和匯總，并做好檔案資料的保存，這樣一方面會導致檔案管理者工作壓力大、任務重等，另一方面不利于檔案信息的傳遞和運用，影響了檔案價值的發揮，因此迫切需要對這種落后的模式進行改革，在其中引入互聯網意義重大。本文就圍繞這一方面內容進行了分析與探究，結合現實情況提出一些“互聯網+”背景下企業人事檔案管理的優化策略。

一、“互聯網+”與企業人事檔案管理的概述

（一）“互聯網+”的含義

“互聯網+”指的是互聯網+各個行業或者各個產業，當前在科學技術不斷加速發展的背景下，互聯網已經在很多國家得到了普及，我國互聯網用戶數量不斷增多，各個行業也開始在發展中引入互聯網，因此形成了“互聯網+”的局面。通過在行業或者產業發展中引入互聯網，能夠促進行業或者產業發展水平的提升，實現各個產業的相互聯系，推動各個行業的有機協調，還能夠為我國國民經濟的持續發展帶來十分良好的作用。

（二）企業人事檔案管理的含義

企業人事檔案管理指的是對人事檔案進行統計、收集、保管、整理、鑒定、利用的活動。人事檔案是企業人事有關的檔案信息，是在人事管理過程中所形成的，能夠對職工德才、經歷等進行表現的，以個人為單位的文件資料。在企業發展中，人事檔案管理是十分重要的工作，企業領導可以通過這些資料信息對每一位員工的情況進行了解，分析員工的經歷以及德才等，并依據此對員工安排工作，或者做出晉升等。同時還可以通過這些資料對企業的發展歷程進行了解，明確企業在各個時期的發展情況，促進其更好地開展決策。

（三）“互聯網+”為企業人事檔案管理帶來的優勢

1、能夠提升企業人事檔案管理的規范性

在傳統模式下，企業在開展人事檔案管理工作的時候往往缺乏明確的依據和標準，即便是一些企業設立了對應的人事檔案管理規范，但是由于受到種種原因的影響，這些規范往往難以落到實處，人事檔案管理過程較為混亂，管理效果十分不理想。而通過互聯網的運用，則能夠構建與檔案管理部門相符合的系統、體系等，這樣就能夠對傳統的人事檔案管理工作進行規范，使檔案管理者嚴格依據系統流程來開展工作，從而可以彌補人事檔案管理混亂的現象，使其整個管理更為規范、科學。

2、有助于提升企業人事檔案管理的效率

人事檔案管理是一項復雜的工作，在傳統模式下，檔案管理者需要對每一位員工的資料信息進行搜集，并花費諸多時間對這些信息進行分類、整理等，整體工作的效率較低，并且容易出現差錯。而通過互聯網的運用，則能夠借助于信息系統來開展這些工作，比如員工可以利用系統對自身信息進行上傳，人事檔案管理者可以借助于系統對信息進行搜集，整理等，系統可以自動對信息進行匯總、分類、保存，這就能夠降低檔案管理者的任務量，使其有更多的時間來優化檔案管理，從而可以促進檔案管理效率的提升。

二、“互聯網+”背景下企業人事檔案管理面臨的問題

（一）缺乏科學完善的人事檔案管理制度

在互聯網時代下企業人事檔案管理的模式與傳統模式有較大的區別，這就要求企業要對傳統的人事檔案管理制度、體系等進行改革和優化，使其適應信息化發展。但是當前我國很多企業都僅僅是引入了信息化設備和系統，實施了人事檔案管理的信息化，但是卻并沒有對傳統的管理制度、體系進行改善，這導致檔案管理者沒有明確的參考標準和依據來開展工作，阻礙了檔案管理效果的提升。同時，還有很多企業領導對人事檔案管理信息化建設不重視，沒有進行先進設備和技術的引入，導致互聯網的作用無法得到全面發揮，無法為檔案管理帶來有利作用。

（二）人事檔案管理的內容單一

人事檔案管理的內容指的是具體的檔案信息資料，當前我國很多企業在開展人事檔案管理的時候，所管理的內容都是員工的年齡信息、職稱信息、工作經歷等，并沒有對其它信息進行管理和收集，整體內容較為單一，無法對企業領導更深入地了解員工帶來有利作用。出現這一情況的原因是較多的，不僅與企業制度和規范有關，同時也與傳統人事檔案管理辦法有關，在傳統模式下檔案管理者無法對員工更深層的信息進行搜集，也難以對其進行詳細分類等。要想解決這一問題，必須要對傳統的人事檔案管理辦法進行改革，通過互聯網對檔案管理手段進行豐富。

（三）人事檔案管理者的技能和素質有待提升

互聯網對傳統的人事檔案管理工作進行了改革，要求人事檔案管理者也應當積極進行新技能的學習，通過先進的技術更好地迎合互聯網時代發展變化。然而當前我國很多企業人事檔案管理者卻存在綜合技能和素質低下的問題，具體表現在無法對互聯網技術進行運用，難以對系統功能進行深層次剖析和運用、不能對人事檔案管理的職能進行深入發揮等，這些問題的存在都導致人事檔案管理的效果低下，所以對檔案管理者進行培訓與教育尤為迫切。不管是對于任何工作來說，員工素質與技能教育都是十分重要的工作，只有員工的素質與技能較高，才能夠以更好的姿態來開展工作，從多方面出發對工作過程進行優化，對工作流程進行簡化等，我國很多企業顯然對這一工作的重視度還不夠。

三、“互聯網+”背景下的企業人事檔案管理策略

（一）結合互聯網運用情況構建科學的人事檔案管理制度

企業要結合互聯網的具體運用情況進行人事檔案管理制度的制定，要對傳統的檔案管理制度進行改革和完善，使其與互聯網系統相符合，為人事檔案管理人員更好地開展檔案管理工作提供參考依據。如果在引入互聯網系統之后，原有的檔案管理制度難以起到良好的規范作用，還可以對其進行摒棄，并結合現實情況進行新管理制度的制定。同時，因為互聯網系統下原有的人事檔案管理工作分工更為詳細，所以還應當根據實際情況進行崗位的設置，對對各個崗位職責進行明確，做好分工，使各位人員都可以在明確的職責分工下開展工作，提升人事檔案管理的規范性。

（二）拓展人事檔案管理的內容，提升人事檔案管理的深度

企業人事檔案管理的作用是較大的，原有的人事檔案管理內容往往較為單一，無法為企業領導提供更為高效的作用，在互聯網時代背景下，應當對檔案管理的內容進行拓展，促進檔案管理深度的提升。第一，要在對原有檔案管理內容進行秉承的基礎上，對員工的家庭信息、心理意向信息以及需求信息等進行了解，提升員工的信息全面性，這樣企業領導能夠對員工進行更為深入地了解，在對員工進行獎勵或者鼓勵的時候，可以結合員工的需求來，促進員工滿意度的提升，使其感受到企業的人性化程度，從而更好地開展工作。比如，企業人事檔案管理者通過信息搜集了解到企業中的某員工具有住房方面的急切需求，并將其計入到了員工檔案中，而企業領導在為該員工進行獎勵的時候就可以以住房分配為獎勵內容，使獎勵與員工的需求更符合。第二，要借助于各種互聯網途徑進行人事檔案信息的搜集，盡量拓寬人事檔案管理信息收集的渠道，將傳統單一的收集途徑和方式突破。比如可以借助于大數據技術、云計算技術等對員工的需求進行預測，對員工有關的多樣化信息進行搜集等。同時還可以構建公眾號，或者構建私人窗口，員工可以進入到窗口中匿名與企業領導進行溝通，說出自身的想法、需求等，檔案管理者對這些信息進行記錄，為企業領導更好地運用提供良好環境。

（三）不斷提升人事檔案管理者的綜合素質與技能

企業要認識到人事檔案管理者綜合素質與技能提升的重要性，結合企業的現實情況對其進行培訓與教育，為其灌輸新知識和新技能，使其更好地開展工作，迎合互聯網時代的發展變化。比如要及時為人事檔案管理者培訓專業化技能知識，使其以發展的眼光來看待問題，以更為專業的技能知識來解決人事檔案管理中的問題。還可以為人事檔案管理者提供國際化專業技能培訓機會，使其能夠參與到國際培訓中，掌握國際人事檔案管理技能，實現自身人事檔案管理與國際接軌。同時還要對其加強職業道德教育和綜合素質教育，使檔案管理者有良好的心理態度、職業操守，在工作中能夠嚴格要求自己，真正做到嚴于律己、精益求精。另外，企業在招聘人事檔案管理者的時候也要做好考核，盡量招聘專業化技能強、綜合素質高的人員，適當對自身的錄用標準進行提升。并構建科學的人事檔案管理者交流平臺，定期在平臺中發布一些專業知識、綜合素質有關的文章等，鼓勵人事檔案管理者進行閱讀，并進行溝通交流等。

四、結語

互聯網為企業人事檔案管理提供了較大的契機，企業應當積極對互聯網的優勢進行運用，在人事檔案管理中有效引入互聯網設備和軟件系統，促進自身人事檔案管理工作水平的提升，實現人事檔案管理與國際接軌。同時，還要加強人事檔案管理者的教育與培訓，為其提供培訓機會，使其不斷提升專業化技能，以更好地適應時代和企業發展趨勢，與時俱進推動企業持續發展。本文結合實際情況提出一系列“互聯網+”背景下，企業人事檔案管理工作的策略，希望能夠為相關人員提供一些幫助。

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