探析如何進一步推進檔案管理工作的規范化

陳琛

摘 要：檔案是各項工作發展情況的真實記錄，隨著經濟的進步和社會的發展，檔案管理發揮了越來越重要的作用，各個單位對檔案管理工作的規范性也越來越看重。為了更加滿足新時代的要求，檔案管理工作就必須更加規范化、科學化、現代化。本文作者結合自己的實際工作經驗，分析了檔案管理工作中的困境以后，提出了可行性的檔案管理的建議。

關鍵詞：檔案;規范性;現代化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 16-0-01

一、引言

檔案管理工作的規范化是實現黨政事業單位檔案管理現代化的重要一環，管理檔案工作既要做好硬件設施的建設，同時做好軟件工作的規范，如何實現檔案工作規范管理，首先從檔案的源頭環節把關，即做好公文處理工作是實現檔案管理工作規范化的重要基礎。本文從四大方面探析如何進一步推進檔案管理工作的規范化。

二、檔案管理工作的重要性

（1） 檔案是一種真實性憑證。檔案具有法律上的一個效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點，正因為它是一種真實性的憑證，才能一直被保留下來。

（2） 檔案是具有重要參考性的資料。檔案由于是真實事件的反映，一般具有不可復制的特點，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價值的。比如煤礦行業中一些關于安全質量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓的頻率非常的高，也可以為后期的相關政策的制定提供非常詳細的依據。

（3） 有利于保守秘密。很多單位技術秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項均會存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會導致涉密文件的缺失，甚至會導致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財務、采購價格以及薪酬等方面的秘密泄露，會給各項工作的開展帶來不可估量的損失。

三、檔案管理工作目前存在的問題以及原因

我國的檔案管理工作雖然存在已久，各單位在工作開展中也對檔案管理工作付諸了很多的精力，力求將檔案管理工作做的規范化和科學化。然而現階段，很多單位的檔案管理開展的并不到位，存在很多問題。

（1） 檔案不完整。很多檔案保留不完整，存在著嚴重的缺失的現象，部分原因可能是遺留下來的原始檔案不完善，另一部分原因是檔案管理的過程中存在丟失的現象，導致檔案資料提供的可參考性不強。

（2） 檔案管理混亂。很多單位的檔案在存檔的過程中分類不清晰，沒有檔案索引，雜亂無章，顯得異常混亂，導致了查找檔案需要耗費很多的時間和精力。同時還存在著檔案保管不善，導致很多珍貴的影音文件的損壞，或者是紙質版文件污染毀壞，導致文件無法正常使用。

（3） 檔案管理不規范。對于一些對檔案管理比較看重的單位來說，雖然有一定的規章制度，但是規定的檔案存檔和使用流程過于復雜，或者是并不科學合理，導致很多人產生了排斥心理，不利于工作效率的提高。

四、檔案管理不規范的原因分析

（1） 對檔案管理的重視程度還不夠。檔案管理工作和其他的工作存在明顯的不同，最大的差異就是檔案管理工作的效益性并不明顯，時效性也比較長，因此很多單位對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至很多單位沒有設置指定的檔案存檔的地方。

（2） 檔案管理專業度遠遠不夠。檔案管理工作的規范開展對從業人員具有一定的專業要求，然而很多單位并沒有相關的人才，甚至沒有專業的檔案管理人員，一般都是部門的內勤員工在擔任，這些人也沒有接受過專業的檔案管理培訓，不具有專業的檔案管理水平。

（3） 檔案管理規范性制度不全。由于單位對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理的相關規范性文件缺失或者說并不完善，包含操作流程、文件分類以及對涉密文件的管理等等，由于檔案管理制度的缺失或者是形式化，導致單位的檔案管理工作無據可依。

五、進一步推進檔案管理工作的規范化的建議

（1） 提高對檔案管理工作的重視程度。各單位要加強對檔案管理工作的重視，要將檔案管理工作當作重點工作來抓。通過上級領導的重視，帶動基層的工作人員，形成合力，共同推進單位檔案管理工作的開展。

（2） 提高檔案管理人員的專業能力。單位最好設置專業的檔案管理員，實行檔案的統一規劃和管理，如果單位無法實現專人專管的檔案管理方案，可以提高所有檔案參與人員的能力，以培訓學習等方式組織檔案涉及人員進行集體學習，對學習的效果進行監督反饋，并將檔案管理的水平納入考核之中。

（3） 制定規范化檔案管理制度。為了讓檔案管理工作有據可依，單位應該針對檔案管理方面的工作細節制定相應的規范性文件，包含但不限于檔案分類方法、檔案歸檔流程、涉密檔案的保密處理以及作廢檔案的銷毀處理等方面。制度下發以后，定期地對各部門的檔案整理情況進行監督審核，保證檔案管理工作嚴格按照規章制度開展，不打折扣。

六、結束語

綜上所述，進一步強化檔案管理工作的規范性、科學性是時代的要求，也是各項工作穩步推進的有效保障。因此，各單位要加強對檔案管理工作的重視，進一步細化檔案管理的流程，為其配備專業的工作人員，努力讓檔案管理工作發揮出更大的效應。

參考文獻：

[1]厲丹.加強對黨員的思想教育做好人事檔案整理工作[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（12）.