文書檔案管理在企業管理中的應用

趙峰

中圖分類號：G275.2 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）06-115-01

摘 要 文書檔案管理對企業的發展具有重要的輔助作用。本文論述了企業開展文書管理工作的意義，并討論了企業如何更好地開展文書管理工作和文書管理工作在大數據時代的背景下如何更好發揮自身的價值。

關鍵詞 檔案管理 文書創新 檔案信息化

相比于其他檔案，文書檔案具有更強的真實性，是企業發展歷程的重要憑證，也是企業在編寫史志、設計活動、年終總結時的重要參考資料。開展文書檔案管理，有利于企業正確的了解自身，對未來有更加清晰的規劃。

一、文書檔案管理工作的意義

文書檔案又名管理型檔案，主要記錄單位的各類行政管理活動，具有一定的法律效用[1]。開展文書檔案管理工作，能使企業工作更加高效，主要體現在三個方面：

（一）促進工作優化

文書檔案管理是對各部門行政文件的收集、分類和整理。對各部門有一定監管作用，可以促進各部門工作程序化、合理化。

（二）優化檔案整理

文書檔案管理工作將雜亂無章的檔案進行分類整理，銷毀不必要的檔案，使公司檔案更加有條理，方便日后查詢與調用。

（三）輔助公司規劃

文書檔案管理部門是所有行政管理類文件最終流入部門，可以清晰反映公司一年的工作與效益，對公司年終總結與第二年方案制定都有良好的輔助作用。

二、文書檔案管理工作的組建

文書檔案管理工作要在國家相關部門頒發的指導條例的基礎上，結合公司實際開展。

（一）部門核心的選擇

相較于其他檔案，文書檔案有一定的法律效力。所以部門領導人需要對與企業相關法律有基本了解，熟悉文書檔案管理的相關條例，有一定的檔案管理經驗，可以確保文書檔案管理工作在政府規定的標準下高效地開展。

（二）相關制度的制定與調整

合理的制度是保證一個企業順利運行的基礎。對領導與員工的行為與狀態進行規范，可以使工作更加高效的展開。而文書檔案涉及企業工作的方方面面，一定要設立有效的保密制度。同時文書檔案管理工作需要與各部門對接并且涉及大量紙質文件，如何保證文件移交工作的有效進行，重要文件在移交過程中不會丟失都是在制度制定時需要考慮的重點問題。

文書檔案部門是相關文件的最終儲存部門，沒有下游部門對其工作結果進行監管、定期抽查，無法準確地反映復雜的分類、整理工作的質量。如何有效地對部門員工的業績進行考核也是部門建立時要解決的關鍵問題之一。

（三）工作人員的選擇

檔案管理工作具有復雜、枯燥的特點。這就要求的工作人員具備工作細致，富有責任感等品質。有檔案管理經驗的人員似乎是較好的選擇，尤其是在部門組建初期，這種策略可以保證工作高效地進行。但從長遠考慮，先進的技術可以更好提高檔案管理的效率。但檔案管理工作具有很強的自我性，導致長期從事檔案管理工作的員工對新興技術的不了解。所以，在部門組建過程中，合理配置技術性人才與具備檔案管理經驗的人才會使部門與企業更好的發展。

三、文書檔案管理工作的創新

隨著大數據時代的到來，電子辦公的優點越來越多的體現，工作內容簡化，信息處理效率提高。種種現象都表明將信息化技術引入文書檔案管理工作之中，會使工作更加有效地進行。

（一）管理制度優化

在企業當中，檔案管理部門一直是比較獨立的部門，除必要的資料交接之外，其他部門之間聯系較少[2]。將大量的資料全部由檔案管理人員整理之后進行錄入，不僅沒有提高工作效率，反而增加了檔案管理人員的工作量。文書檔案工作中有大量需要銷毀與短期保存的資料，由其他部門不加選擇的保留電子文檔同樣不可取。要使信息化技術真正地在文書檔案管理中發揮作用，就要企業在制度上進行調整，加強文書檔案管理部門與其他部門的聯系，使其他部門明確需要保存檔案的種類。

（二）信息安全的保障

文書檔案管理當中會涉及很多商業機密文件、紅字文件。所以，在檔案數據化的過程中，信息安全必須得到保障。一方面，要求相關人員較高的綜合素質。例如定期檢查維護相關設備，不得隨意借出檔案。另一面，就要求公司技術的提升，如加強網絡安全防護，建立文書檔案的內部平臺，對于涉密文件較多的企業必要時可以建立自己數據庫，部分文件以局域網或硬件設備的方式在公司內部流通。

（三）調整員工配比，加強員工教育

隨著電子辦公普及度提高，檔案管理人員需要處理的電子檔案的比例越來越大。由于電子文件相比與傳統文件更好處理與保存，這個比例還會繼續擴大。這就要求企業對檔案管理人員比例進行一定的調整，讓部分擅長電子文檔處理人員取代傳統檔案處理人員或者加強對員工的培訓使傳統檔案處理人員可以逐步進行電子工作。但由于文書檔案需要保存許多具有法律效力的原件，企業必須要保留部分可以妥善處理紙質文件的員工。

加強對員工的教育不是指對所有檔案管理人員進行專業技術培訓，而是加強檔案管理人員的信息安全意識，讓員工接觸并了解現代各種信息采集的陷阱，避免員工不經意間泄露公司機密文件。

四、結語

文書檔案管理對企業長遠規劃有重要的輔助作用，開展文書管理工作對企業運作程序化有重大作用。在大數據時代背景下，文書檔案管理一定要緊跟時代，利用現代化科技發展自身，才能更好地輔助企業的發展。

參考文獻：

[1]王金秀.創新文書檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2019（20）：115+150.

[2]王笑.文書檔案管理存在問題及對策實踐[J].辦公室業務，2019（19）：115-116.