探析如何加強人事檔案管理工作

張洪敏

【摘 要】人事檔案總體管理工作跟隨時代改變，需要不斷更新、改進(jìn)，使工作更快速、高效，將大數(shù)據(jù)融入管理中。人事檔案管理作為我國現(xiàn)代化建設(shè)的主要組成部分之一，檔案管理工作必須滿足社會發(fā)展的總體需要，更好的為人民群眾服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;加強;措施

檔案管理必須實現(xiàn)制度化、體制化、創(chuàng)新化和數(shù)據(jù)化，進(jìn)行有效定位管理，促進(jìn)檔案管理工作能全面、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)、健康、可持續(xù)的發(fā)展。

一、人事檔案管理工作中的問題

人事檔案管理盡管已經(jīng)取得了相應(yīng)成績，但仍舊存在部分問題。例如，人員管理意識較為薄弱、制度并不健全等，需要相關(guān)人員總結(jié)并反思過往經(jīng)驗，整理工作表現(xiàn)和人員的業(yè)務(wù)能力，以此作為考核標(biāo)準(zhǔn)，提升相關(guān)制度，為人事檔案管理提供必要條件。

1.意識薄弱

一些工作人員不能產(chǎn)生正確管理意識，也無法認(rèn)識檔案管理的重要作用，這部分員工認(rèn)為人事檔案管理主要是對檔案信息進(jìn)行保管、裁剪或其他工作，確保檔案不丟失就是做好本職工作，也能應(yīng)付干部調(diào)動活動等，這導(dǎo)致人事檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)管理模式中，這與理解和重視密切相關(guān)，不能將人事檔案管理工作放置于較為尷尬的境地，必須重視檔案管理的社會價值。

2.制度缺失

一些單位、企業(yè)部門不能有效確定人員職責(zé)，也無法落實責(zé)任制度，缺乏完備系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度以及工作流程等。部分管理活動只是制定查閱制度，管理中存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，工作中不能準(zhǔn)確落實相應(yīng)任務(wù)，導(dǎo)致檔案管理工作效率有所降低，也無法實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

3.條件不足

在人事檔案保管過程中，許多檔案庫屬于普通的辦公用房改造，部分企業(yè)單位將檔案庫安置在頂樓或地下室，導(dǎo)致檔案在長期保存中受到危害，產(chǎn)生潮濕、腐蝕現(xiàn)象，由于地下室、頂樓的管理不夠嚴(yán)格，門窗封閉性有所欠缺，因此，檔案庫無法起到防盜作用，更不能控制溫度和濕度，這與國家要求的檔案安全保管標(biāo)準(zhǔn)有巨大差距。

二、加強人事檔案管理工作的措施

人事檔案管理工作必須緊隨時代發(fā)展腳步，運用互聯(lián)網(wǎng)、計算機先進(jìn)技術(shù)，方便、快捷、高效的進(jìn)行管理活動，也能減少人為操作所造成的失誤，這是提升人事檔案管理工作效果的有效途徑，更能為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供動力，方便人員調(diào)動，積極發(fā)揮人事檔案管理的主要作用。

1.精細(xì)化分類管理

人事檔案管理存在各種不同類型的區(qū)別，這源自體制的不同。管理工作必須立足體制內(nèi)容，進(jìn)行有效創(chuàng)新。首先，可以根據(jù)編制的不同性質(zhì)進(jìn)行分類。針對人員人事檔案進(jìn)行整理工作，這種分類歸納整理方式，能使人員的職務(wù)、職稱等有關(guān)個人的動態(tài)展現(xiàn)在檔案中，便于企業(yè)內(nèi)部行政管理，能使管理更加科學(xué)、合理，也能避免不同程度的傷害與損失。其次，可以根據(jù)人員不同崗位進(jìn)行分類。這種分類能區(qū)別編制，根據(jù)個人實際能力做出有效歸納。這種分類能真正實現(xiàn)人事檔案管理的積極作用，對人員優(yōu)化和整合，將個人業(yè)務(wù)能力展現(xiàn)在檔案當(dāng)中，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策擁有根據(jù)，也能推動企業(yè)內(nèi)部改革，實際工作中更能使用崗位分類的方式實現(xiàn)人才選拔，改進(jìn)企業(yè)中的選拔機制。最后，根據(jù)專業(yè)性進(jìn)行分類。無論是哪種分類方式，都必須根據(jù)專業(yè)和特長進(jìn)行分析，以此為切入點，人事檔案管理主要分為適應(yīng)性和專業(yè)性兩種，這能對企業(yè)后續(xù)如何運用人才、進(jìn)行人員調(diào)動提供指導(dǎo)意見[1]。

2.信息化增強管理

社會不斷向前發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在快速改革，面對信息化時代，人事檔案管理工作必須運用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機等，將人事檔案工作效率有效提升，也能方便人員查閱，將人事檔案的服務(wù)力度和水平有效增強，節(jié)約檔案的儲存空間，防止傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)文件的損壞和丟失現(xiàn)象，確保管理的安全性能，與此同時，也能方便人員查閱檔案資料，實現(xiàn)人性化管理。首先，可以實現(xiàn)檔案管理的信息化，提升檔案使用效率，以此延長相關(guān)資源的使用壽命，降低由于人為操作可能出現(xiàn)的失誤。其次，運用信息化、數(shù)據(jù)化的檔案管理，使工作效率穩(wěn)步提升，更快捷，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

3.制度化規(guī)范管理

面對新時期發(fā)展以及新的制度改革任務(wù)要求，人事檔案管理必須緊密圍繞國家標(biāo)準(zhǔn)制度以及相關(guān)要求，結(jié)合管理工作中的實際情況，進(jìn)一步完善管理規(guī)章制度和流程標(biāo)準(zhǔn)等，對檔案的接收、查閱、保管、審核等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，確保責(zé)任能落實到個人，要求工作人員必須嚴(yán)格遵守制定的規(guī)章制度以及操作流程等，規(guī)范人事檔案的管理模式。從檔案運用和管理的基礎(chǔ)角度出發(fā)，提升工作人員業(yè)務(wù)水平，定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)等，將違法情況記錄在個人檔案中，以此為考核標(biāo)準(zhǔn)，作為內(nèi)部激勵的方式之一，促使工作人的工作態(tài)度更積極[2]。

三、結(jié)束語

綜上所述，社會發(fā)展新形勢要求人事檔案管理工作必須改革，以此保障檔案管理工作的科學(xué)性、合理性。因此，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，認(rèn)識管理工作的重要作用，將檔案管理工作提升到新的高度，使人事檔案管理工作能穩(wěn)步向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]包蘇日娜.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（08）：121-122.

[2]劉雪穎.做好新時代水利干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].內(nèi)蒙古水利，2021（04）：76-77.