探究化工工程檔案的數字化交付與管理

李芬

【摘 要】基于新時代發展背景下，數字化技術在化工工程中廣泛應用，改變了檔案傳統化設計方式與管理模式，且在各項工作開展階段開始充分意識到檔案管理工作重要性，并加大創新力度，同時借助數字化技術創建智能化管理平臺，依據各項工作設定相應模塊，保證各項工作均可在平臺內有序實施，促使能夠儲存相應信息數據，簡化檔案管理流程，提升工程檔案技術水平與安全性。

【關鍵詞】化工工程;檔案管理;檔案交付;數字化技術

引言：

從化工工程設計檔案管理角度分析，在初期設計階段就要對工程項目整體性進行探究，將工程項目各項工作進展以文字、圖表、照片、視頻等形式記錄，為項目施工質量與進度控制等均帶來積極影響。對此，需要建設單位予以重視，并且在此方面加大投資力度，對數字化技術進行應用，使項目檔案設計、審圖、施工等更高效便捷。

一、化工數字化檔案管理現狀

（一）歸檔工作不及時

結合當前部分化工工程檔案管理效果分析，雖然數字化技術被更大建設單位關注與重視，并在化工項目實施階段加大數字化技術應用力度，但是整體應用效果并不理想。主要影響因素就包括技術應用策略待完善，極易在歸檔階段出現不及時問題。因化工工程所包括的工作內容較多，設計階段針對各項工作內容的探究，能保證電子文件的真實性與全面性，要以電子文件形式儲存在計算機系統中，受網絡因素影響，在檔案內容傳輸、修改等方面面臨計算機硬盤故障，無法保證檔案信息歸檔及時性。

（二）單一化歸檔方式

大部分化工工程在電子文件歸檔時均會選擇光盤存儲方式，雖然能滿足信息安全、保險等需求，但在會在應用階段遇到更多的阻礙，會使各部門在檔案信息獲取、應用等階段消耗更多時間，整體工作效率無顯著提升。第一，是工程檔案管理人員無法及時地驗證光盤歸檔中電子文件數量、完整性等，未能在第一時間對信息內容完善;第二，因光盤存儲方式會對庫房條件要求較高，往往會在此方面投入較多的人力、物力、財力等，增加檔案轉錄、翻刻等工作實施難度;最后，檔案利用階段也出現了極為不便情況，因光盤存儲方式對檔案內容存儲，在應用階段必須由光盤完成信息讀取工作，之后才能獲取及應用到相應的信息內容，無法發揮出電子文件應用價值與優勢。

（三）電子文件與紙質內容差異

電子文件自身的原始性能保證信息數據的真實性，從法律效用方面探究，極易因相關因素影響而引發矛盾問題。其中，電子文件經簽名、確認后以電子文檔的形式儲存，但是卻與其原始性特點發生矛盾，電子文件產生順序是先電子后紙質，而電子文件的歸檔，則是先紙質后電子的順序，如果單一化地考慮設計單位實際需求，無法保證所選擇的儲存方式及電子文件內容滿足客戶各項要求，如果為設計單位及客戶提供電子文件與紙質文件，則無法突出電子文件的重要性，并在內容上有較突出的差異性。

（四）缺少專業化的管理人員

因數字化技術在應用階段對工作人員專業能力、技術水平等提出較高要求，為保證檔案管理工作質量與效率，需化工企業能在化工工程檔案管理創新階段、數字化技術應用階段對人員突出較高要求。當然，化工企業在技術人員聘用、管理、培訓等階段均未引起高度重視，使數字化技術在應用階段面臨著難題，無法貫徹落實到檔案管理中，無法保證化工工程檔案內容的真實性、全面性等。再加上化工企業日常培訓工作不及時，所設置的培訓內容也與實際工作不符，導致人員創新意識與能力較薄弱，對工程項目檔案管理與交付工作均帶來不同程度的影響。

二、化工工程檔案數字化交付與管理措施

（一）行政部門發揮職能，提升電子文件管理效率

從化工工程新時代背景下發展實況角度分析，在數字化技術應用階段會面臨較大的難題，再加上化工工程檔案管理本身就復雜，一旦忽視對電子文件管理，就會影響數字化技術應用效果。對此，還需行政部門能在此方面發揮自身職責與作用，要加大電子文件法制化管理制度建設力度，能對數字化技術應用、電子文化管理模式創新等起到促進作用，工作人員創新意識與能力也受發生限制變化，才可提升電子文件管理效果。

（二）采用法律法規嚴控管理平臺，避免出現數據泄露現象

因電子檔案儲存主要是在智能化管理平臺的數據庫中，不僅包括一些日常的信息數據，而且還涉及到私密性數據，關乎著化工工程綜合效益。對此，為避免出現數據泄露現象，需化工企業自身能在此方面加大投資力度，一方面，保證基礎設施的完整性，主要針對硬件設施、軟件設施，在必要條件下，可在每項工作環節中設置相應的防控措施，不為不法分子提供盜取、破壞條件;另一方面，貫徹落實各項法律法規，化工企業與管理部門能借助法律武器對自身合法權益有效保護，把重心放在電子檔案搜集、歸檔、共享等環節中，選擇適合的管理模式對平臺嚴格監管。

例如：對CAD電子文件收集、存儲等，設定網絡環境良好性，改變傳統化儲存方式，主要內容是經過掃描處理后的施工圖，并以pdf文件格式進行歸檔，保證電子文件內容與紙質內容一致，選擇多元化儲存方式保證電子文件內容完整性，提升電子文件交付工作質量。

（三）加大數字化技術應用力度，滿足電子文件交付要求

從化工工程檔案管理模式較多分析，在以往發展階段是以傳統化藍圖提交方式為主，但隨著時代發展，傳統化儲存方式已無法滿足化工工程創新要求，再加上電子文件的影響性，化工企業加大數字化技術應用力度，由新穎的儲存方式逐漸取代傳統化方式，能在數字化審圖方面產生明顯影響，整體管控工作便捷、高效，并滿足各部門實時審查與應用要求，關乎著工程項目圖紙審查工作效率。

例如：在化工工程數字化審圖工作開展階段，要求各方積極參與，設定項目圖紙上傳、批注等主體，監管部門能結合系統中所留下的痕跡開展審圖工作，影響化工企業綜合能力。同時，數字化技術對化工工程檔案管理影響，也逐漸引起了更多領域的關注與重視，擴大數字化技術應用范疇，在各行各業創新發展階段均發揮著重要作用，滿足電子文件交付要求。

（四）組建專業化管理隊伍，促進化工工程穩定發展

化工工程各項工作開展均離不開專業化人員自主參與，依據人員專業能力與優勢劃分工作職能，并加大復合型人才培養力度，組建專業化管理隊伍，學習與運用化工知識、電子信息等，能對智能化管理平臺維護、管控，時刻考慮化工工程電子文件應用的影響性。同時，經專業化人員參與到電子文件鑒定、保存、編目、利用、保管等環節中，可實現預期管理目標，才可為化工工程穩定發展起到促進作用。

結語：

結合上述內容分析，掌握數字化技術在化工工程檔案管理中發揮著重要作用，引起企業重視，并建立健全的檔案管理制度，在信息化技術應用下，創建智能化數據庫，便于對化工工程各環節中所產生的信息數據詳細記錄，也降低檔案管理難度，控制每項信息數據準確性與精確性，為化工工程各項工作開展提供重要依據。

參考文獻：

[1]拜亞茹.化工設計檔案電子化數字化管理研究綜述[J].化工管理，2016，42（01）：119-120.