關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討

米熱瓦提·包拉提

【摘 要】隨著現(xiàn)代科技水平的不斷發(fā)展，高科技開始應用于很多領域。目前，在我國事業(yè)單位的檔案信息化管理中，科技就發(fā)揮了相當重要的作用。檔案管理對于一個事業(yè)單位的發(fā)展與運行有相當重要的作用，需要事業(yè)單位高層管理者的關注與重視。我國檔案的現(xiàn)行處理方式在某些方面還存在一些問題，本文將就我國目前的事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展方面展開討論與分析。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設與發(fā)展

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化進程加快，致使需要整理存檔的資料也日益增多。檔案對于發(fā)展的意義重大，對于領導下達的最終決策、人才的培養(yǎng)與考核都有著十分重要的作用，無法高效整理這些資源與檔案，會直接阻礙工作的順利開展。隨著信息化建設的步伐不斷加快，將信息化技術應用于事業(yè)單位的檔案整理歸納工作，能夠更快更好地處理問題，提升檔案管理的工作效率。

1 檔案管理的信息化

1.1檔案的內(nèi)涵

檔案，就是一種記載事物的載體。具體來說，就是在社會生產(chǎn)生活的活動中所形成的一些具有保存價值的材料。一言以蔽之，就是一種歷史記錄。在中國歷史上存在很多檔案，比如現(xiàn)存的一些歷史價值極高的文獻資料。我國現(xiàn)存最古老的檔案，就是我們?nèi)穸际煜さ囊环N文字——甲骨文。甲骨文記載了商周時期的很多歷史事件，這就是一種最簡單的檔案，它是以文字的形式承載的。目前，也有很多檔案是以磁帶、光盤、錄像或是視頻記載的，都屬于檔案。事業(yè)單位的檔案管理，不僅僅是為了保存資料，而且為在保存下來的資料中尋求經(jīng)驗與教訓，并給事業(yè)單位的發(fā)展予以一定的幫助，進而規(guī)避風險。

1.2檔案管理的信息化

隨著科技的發(fā)展與進步，我國目前的檔案管理也進入了信息化時代。所謂信息化，就是指事業(yè)單位對檔案的整理、收集、分類、統(tǒng)計、保存、管理以及應用等等一系列程序的實施，都將通過現(xiàn)行的高科技來控制與實施。這在目前來說，是一件極其普遍的事情。在我國其他的社會行業(yè)內(nèi)，信息化管理早已成為屢見不鮮的事實[1]。盡管在事業(yè)單位的檔案管理中信息化的實施發(fā)揮了相當重要的作用，但是目前仍然存在一系列問題，亟須引起相關部門與企業(yè)的重視，盡快提出合理、科學的解決方案。

2 當前我國事業(yè)單位檔案的信息化管理中存在的問題

2.1 檔案信息化的設備缺乏

事業(yè)單位檔案的信息化管理需要非常先進的科技設備。只有擁有先進的信息化設備，才能更好地對信息資料進行收集與整理。因此，在購買檔案管理所需的信息化設備時，需要采購部門在采購之前就做好必要的前提準備，要對所選購的設備相當熟悉。目前，在各單位的設備采購中，就存在諸多問題。一方面，采購人員對所需購買的設備不熟悉，因此可能會影響購買回來的信息化設備的質量。另一方面，主要因為這些設備的費用過高，而單位內(nèi)部在采購環(huán)節(jié)所準備的預備資金往往所占比例較少。因此，造成了目前設備嚴重不足的問題，有的單位即使擁有設備也往往不是市場上最先進的技術設備，很難滿足檔案信息化管理的需要。

2.2 檔案管理不統(tǒng)一

在現(xiàn)行階段，我國各大單位的檔案管理都存在這樣一個問題，就是相關部門對管理工作沒有制定統(tǒng)一的管理標準。規(guī)矩不成方圓，沒有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標準化，管理深層次的工作就不能順利開展。目前我國檔案管理的信息搜集、整理以及利用的能力都比較差，利用先進的科學技術，整理以前煩瑣的檔案工作，對在職人員來說是一個不小的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作不統(tǒng)一，影響目前我國的檔案信息化管理。

2.3 檔案信息化管理人員的專業(yè)水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)，在主觀因素上，最需要檔案管理人員整體素質的專業(yè)化。管理人員要對檔案的管理工作流程相當熟悉，能夠操作先進技術參與管理工作的新設備。但目前存在的一個比較嚴重的問題就是檔案管理工作人員自身素質不高，知識層次較低，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約我國事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展與進步[2]。

3 關于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的幾點建議

3.1 加強設備更新

技術企業(yè)要加大對技術的更新與開發(fā)。基于目前我國經(jīng)濟的快速發(fā)展以及社會的不斷進步，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化必然要逐漸進步發(fā)展。因此，企業(yè)要抓住此次機遇，重點加大技術的更新與進步，為現(xiàn)行檔案管理工作的信息化實施提供先進的科學設備，不斷補充與完善企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。

3.2 建立完善的事業(yè)單位檔案信息化管理制度

3.2.1 建立檔案管理制度

沒有既定的檔案管理工作的規(guī) 范化、統(tǒng)一化以及標準化，深層次的管理工作就不能開展。因此，科學化的管理對事業(yè)單位的信息化管理有非常重要的作用。所以，事業(yè)單位要建立完善的管理制度體系，建立各項管理工作的規(guī)章制度。比如，要運用先進的科學技術，建立電子文件的歸檔制度以及科學合理的流程審批制度。同時，對檔案的歸檔要先容它價值再歸檔。

3.2.2 建立賞罰制度

事業(yè)單位要根據(jù)工作人員的績效來考核。要在事業(yè)單位內(nèi)部建立相應的賞罰制度。對待工作認真，沒有操作失誤的工作人員，應該給予一定的鼓勵與表揚。而對那些工作態(tài)度不認真，因嚴重的操作失誤而造成事業(yè)單位經(jīng)濟效益損失甚至是人員傷亡事件的人員，除了應負的法律責任外，還要接受單位的批評，以達到管理的目的。

3.3 培訓人才隊伍

檔案管理工作的人員，自身的素質不高，知識層次不高，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約檔案的信息化管理的良性發(fā)展與進步。因此，事業(yè)單位要加強對在職人才隊伍的培訓，提高他們的專業(yè)水平與自身素質。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的教師，在單位內(nèi)部開展相關的專題講座。除此之外，也應該開展對在職工作人員的實習培訓，充分利用各種積極有效的教學資源，加強對工作人員的培訓與鍛煉[3]。

3.4 加強管理人員的安全技術以及安全意識

對于事業(yè)單位檔案的管理，除了管理制度的規(guī)范，設備技術的更新外，還需要加強對檔案管理人員安全管理意識的宣傳。信息技術的發(fā)展，促進事業(yè)單位使用多媒體技術對員工進行灌輸教育、導入培訓、廣而告知，從而形成濃厚的輿論氛圍。員工目前普遍存在的僥幸心理、自負心理、投機心理、浮躁心理以及麻痹心理等等消極因素，都需要及時排解與消除。事業(yè)單位要加強安全管理意識的宣 傳，使員工在參與中潛移默化地接受新的安全價值觀，并逐漸用以指導自己的行動。

3.5 管理者要重視信息技術的管理與系統(tǒng)安全

信息化時代的發(fā)展，使信息技術充斥在我們社會生活的方方面面。隨著我們對信息技術信賴程度的加強與使用頻率的提高，計算機網(wǎng)絡安全問題也頻繁發(fā)生。計算機網(wǎng)絡安全，就目前來看，存在很多的隱患問題。主要是因為計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)本身存在諸多的不安全因素，加上一些人為的、故意的網(wǎng)絡攻擊，計算機網(wǎng)絡安全問題較多。

4 結語

綜上所述，事業(yè)單位將信息化應用于檔案管理工作是非常符合當下社會的發(fā)展潮流與趨勢的。對相關單位的管理工作來說也是一次極為重要的突破與進步。因此，為確保今后事業(yè)單位的檔案信息化管理工作順利進行，必須要打造一個良好的檔案工作氛圍，從各個角度去完善其發(fā)展缺陷與不足，確保檔案管理信息化發(fā)展順利進行。

參考文獻：

[1]王小紅. 淺析事業(yè)單位檔案管理信息化的有效建設策略[J]. 經(jīng)營管理者，2017，（8）：273.

[2]王俊. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 智庫時代，2018，（48）：42-43.

[3]彭媛媛. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018，（22）：69.