大數據時代對檔案管理的影響和發展方向

唐靈輝

【摘 要】檔案管理對國家的發展，社會群眾的生活提升都有著重大的影響力。社會工作者通過對檔案的學習，不斷鞏固專業水平并創新發展，進一步促進國家經濟水平和群眾生活水平的提升。隨著科學技術的不斷進步，檔案管理隨之進入大數據時代，享受技術帶來的管理便捷的同時也暴露了存在的問題。本文通過介紹大數據、提出存在的問題來討論大數據時代背景下檔案管理未來發展的方向。

1.檔案管理的目的

檔案的形式多樣，以文字、圖像、音頻、影視和表格數據等記錄下來，提供給政府部門、事業單位和公務人員查閱學習，為城市建設、城市發展和社會群眾服務。隨著國家發展進入到大數據時代，用戶逐漸由線下轉移到線上，檔案管理部門也逐漸對社會開放，供各個行業的從業者借閱。他們通過對以往項目方法進行學習，不斷推陳出新，創新發展為社會進步做貢獻。

2.大數據和大數據的思維變革

大數據具有數據涵量大、種類多種多樣、反映速度快、可利用價值低等四個特點。大數據的重要性因智能技術的發展而逐漸提升，也打破了人類的傳統思維，迫使人類形成新的思維方式：一是大樣本思維，人類的實驗和論證不再受小樣本數據的限制，通過對大體量大數據進行分析可以減少小樣本數據帶來的不確定性;二是多樣性，即不再追求精準的數據，而是接受數據的的多樣性;三是關聯思維，科學工作者更加注重數據之間相互影響關系而不是著重發現數據之間的因果關系;四是智能思維，“智能”“智慧”是大數據的基本特征，人類需要不斷提升信息處理能力和智能化水平。而檔案數據資源是天然的大數據庫，數據類型多種多樣，從文字、圖像到音頻、數字等，覆蓋各行各業。隨著我國進入到大數據時代。傳統檔案管理模式已經無法滿足指數式爆炸增長的檔案數據資源，暴露出檔案管理的諸多問題。

3.大數據時代下檔案管理面對的挑戰

3.1 存儲挑戰

大數據背景下，館藏檔案數據來源更廣、內容更豐富且收集方式多樣，檔案不再缺，而是泛。傳統的檔案管理模式是通過紙質，利用文字記錄下來，也有一部分檔案轉化成電子版供給有需求的人在檔案管理室通過電腦查閱。但在數據資源呈現爆發式增長的大數據時代背景下，傳統的紙質檔案管理暴露出成本高、難查閱、難管理的缺點。同時檔案管理室信息化建設落后，導致檔案數據庫儲存空間不足、訪問速度慢，查閱者無法閱覽最新的檔案數據資源。

3.2 安全挑戰

大涵量數據為運行維護帶來了巨大的挑戰。首先，檔案數據形式多樣，音頻檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防整，電腦要保持電源穩定，長期保存風險大、成本高。其次，檔案管理室缺乏高新技術人才，無法通過部室員工來開發設計檔案管理云軟件，只能通過購買第三方開發的軟件。這種合作模式下的網絡安全和安全管理由第三方的技術能力決定。數據資源從來源、傳播、存儲、歸檔到維護的各個環節都有可能存在漏洞被黑客攻擊的可能。再者，數據庫越龐大、軟件越復雜，數據丟失、隱私泄露和網絡侵權的概率就越高。

3.3 價值挑戰

大數據庫中單獨的數據是沒有價值的，基于大數據提供對檔案工作者提供的服務才有利用價值。但數據中的冗余和錯誤可能會嚴重誤導決策，當檔案管理服務無法對大數據進行有效地分類、處理和分析時，資源需求者獲得所需數據的難度加大。再者，大多數檔案需求者不再只局限于獲取數據，而是希望得到數據背后可利用的信息。但檔案需求者往往受到地域和權限限制，無法獲得有效數據，更無法從海量數據中挖掘有用信息。

4.大數據時代下檔案管理的建設方向

4.1 加大檔案管理信息化建設

加大檔案管理信息化建設主要著重于兩個方面。第一個是硬提升，由于檔案管理部門不受政府重視，缺少財政資金，導致檔案管理室信息化硬件落后，檔案數據無法及時儲存。但檔案服務對社會發展的重要性不容忽視。國家應資助檔案管理部門投入檔案數據機房，增加對海量數據的存儲空間，做到新增數據實時上傳、及時備份和用戶隨時訪問。第二個是軟提升，保障檔案管理部門的福利待遇，培養高素質、高技術人才。按時對原有的檔案管理工作人員進行知識和軟件操作培訓，同時加強對檔案管理工作人員應急能力的提升，在出現重要數據丟失的情況下能夠及時恢復數據。

4.2構建檔案管理安全體系

為保障數據安全、隱私安全，檔案管理部門要建立起物理防護、人防戰略、技術防護三位一體的檔案管理安全體系。物理防護主要是通過來推進檔案管理室的安全建設、提升管內保管的物理環境來增強檔案管理室的保護級別。避免將檔案管理室建設在易發地震和洪澇的危險地帶，保證管理室的建設質量，完善設備規范。其次館內要按照嚴格安全標準來建設，如：安裝電子監控、自動報警、自動滅火、溫濕度自控系統，保證檔案存放管理的安全。人防戰略對檔案管理工作者的工作能力和知識素養提出了更高的要求，除了要求檔案管理工作者有著豐富的檔案管理實踐能力，還要求工作者能夠掌握一定的計算機網絡技術，能夠在檔案管理軟件出現漏洞和危機時第一時間修復，保證檔案管理的運行安全和數據安全。技術防御手段要求檔案管理室盡可能的自行做好檔案管理數字化建設，如果技術條件不足，可以選擇第三方開發建設，但是需要嚴格把控第三方公司的資質能力和技術水平達到安全標準，防止檔案數據的丟失和個人信息的泄露。其次，利用大數據技術的儲存能力對檔案數據進行備份，提高檔案管理的利用效率。

4.3 提升檔案管理的利用價值

對于網上多樣的信息和數據，檔案管理室所呈現的數據對公眾更具有公信力、可信力。因此，在公共服務理論的引導下并利用信息技術，檔案管理室應提高檔案的收集編研能力，為大眾提供更便捷有價值的信息。第一，檔案管理室在符合信息安全規范的情況下，為異地的檔案需求者提供數據訪問權限并提供豐富的數據資源，通過大數據的數據對比和高價值數據深度挖掘，方便檔案需求者進行科研的同時也實現了檔案管理的增值服務。第二，檔案管理部門可以吸收社會力量轉變單一職能，從單一的檔案服務提供者到與檔案學會、檔案學術交流機構等協同合作，推動與檔案有關的教育服務業、信息開發業及檔案用品制造業等的發展。通過參與檔案事務活動，開展社會宣傳服務，檔案管理部門既能提高社會知名度也能樹立行政的權威性。第三，檔案管理室應積極與技術開發商，數據服務商開展數字化合作，通過優秀的科技人才、科學技術和數字化軟件幫助檔案管理室從海量資源中篩選出高價值的信息，高效便捷的對電子檔案進行整合、分類管理。

5.總結

大數據進程下，人類的思維漸漸受到改變，從傳統的思維方式轉變到大樣本思維、多樣性思維、關聯思維和智能思維。檔案管理在時代發展下同樣受到大數據的影響，由傳統的紙質檔案管理到紙質和電子多維管理形式，而檔案數據本身就是天然大數據庫。在檔案管理享受著海量豐富數據的同時，也存在許多亟待解決的矛盾。檔案管理信息化建設落后、安全防御體系低、數據利用價值有限等都削減了檔案管理服務對社會發展的有利影響。因此，政府應加大對檔案管理室技術資產的投入，同時提高檔案工作者的專業水平。在安全管理方面采取物理防護、人防戰略、技術防護三位一體的檔案管理安全體系，保證每一個檔案數據能夠長期保存。通過合作和宣傳，檔案管理室可以提高自身的影響力和擴大服務的范圍，使每一個社會大眾都能享受檔案管理帶來的便捷服務。