論電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用

溫泉

摘 要：人力資源管理是企業日常管理工作非常重要的一個環節，企業要想實現可持續發展，便需做好人力資源管理工作。而對于人力資源檔案管理來說，隨著新形勢下網絡時代、信息化建設的逐步推進及發展，其管理工作逐步從以往的紙質管理方式過渡到電子管理方式。因此，新形勢下便需要做好企業人力資源電子人事檔案管理工作。本文以電子人事檔案在新形勢下人力資源管理的作用為切入點，進一步對人力資源電子人事檔案管理技術要點進行分析，以期為企業人力資源電子人事檔案管理工作效率及質量的提升提供具有價值的參考建議。

關鍵詞：人力資源管理;電子人事檔案;管理技術要點

人力資源管理（HRM），是企業人事管理的升級，涉及人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理以及勞動關系管理等。人力資源管理過程會產生各類型的檔案。而隨著新形勢下網絡時代的發展以及信息化建設工作進程的不斷推進，企業人力資源人事檔案管理逐步朝向電子信息化管理方向發展。值得注意的是，和傳統紙質檔案管理比較，電子檔案管理的優勢突出，安全、高效，能夠在很大程度上避免傳統紙質檔案管理易丟失、缺損等安全隱患問題[1]。因此，從企業人力資源電子人事檔案管理工作效率及質量提升角度考慮，本文圍繞“電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用”進行分析研究具備一定的價值意義。

1.電子人事檔案在新形勢下人力資源管理的作用分析

電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用顯著，且體現在多個方面，總結起來包括：

1.1為企業人員配置提供有效憑據

對于人力資源管理部門來說，負責了企業的人員調配工作。在此項工作開展過程中，需參考電子人事檔案存儲員工的相關信息，通過綜合比對分析，實現對員工崗位配置的優化及合理化。其中，人力資源管理部門需利用到電子人事檔案，了解員工日常工作的情況，比如個人績效、業績等等情況。所以，電子人事檔案在很大程度上能夠反映員工的工作表現，進一步為企業人員配置提供有效憑據。

1.2有利于人力資源管理工作效率的提升

傳統模式下，在企業人力資源管理工作過程中，通常采取的是紙質檔案管理方法，這種傳統的管理方法存在較多的弊端，比如檔案資料易損壞、缺失、遺棄等等，尤其是對于大規模企業，檔案資源繁多的情況下，在存儲、查閱方面也存在很大的困難，進而使人力資源管理在獲取人事檔案信息資料上效率低下[2]。而在新形勢下，隨著網絡信息的逐步發展，電子人事檔案網絡化、系統化管理模式的應用，可以確保電子人事檔案不易丟失、損壞，通過計算機安全技術、防火墻防護技術的應用，保證電子人事檔案的安全性。此外，在系統的輔助下，人力資源管理獲取電子人事檔案的效率也大大提升，進而有助于人力資源管理工作效率的提升。

1.3有助于為企業決策提供有效憑據

對于企業而言，人力資源是非常重要的一個部門，企業在做某些決策的時候，會參考人力資源部門相關信息。而對于人力資源電子人事檔案來說，可反映企業員工的工作狀態、凝聚力等一系列情況。企業在做決策之前，結合電子人事檔案，可以為企業發展與員工利益考量提供有效依據，進而做出合理、科學的決策。由此可見，做好電子人事檔案管理工作，能夠在一定程度上為企業決策提供有效憑據。

2.人力資源電子人事檔案管理技術要點分析

如前所述，電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用顯著。而要想做好人力資源電子人事檔案管理工作，還有必要掌握相關管理技術要點?？偨Y起來，具體管理技術要點如下：

2.1以技術為依托，構建人事信息管理系統

為了提升人力資源電子人事檔案管理的效率及質量，有必要以技術為依托，積極構建人事信息管理系統，為電子人事檔案管理提供有效支持。首先，人力資源部門需圍繞“人事信息管控”開展會議，做好各方人員相關的部署工作。其次，由人力資源部門加強和相關部門之間的溝通聯系，將單位工作人員的證件照片與電子表格當中的數據信息向人力資源檔案信息管理系統輸入，進一步對工作人員的相關證書證件進行嚴格掃描，比如畢業證書、任聘書、上崗證件等等，掃描之后向管理系統導入。再則，對人事信息管理系統設置權限，可以讓內部員工以輸入“登錄用戶名”、“密碼”的形式訪問，并對個人信息進行完善，其實現步驟為：輸入登錄用戶名→輸入登錄密碼→點擊“職工檔案管理”→點擊“職員檔案維護”→點擊“保存”[3]。最終，由人力資源部門相關工作人員對員工修正后的信息進行嚴格、仔細審核，保證檔案信息的真實性及準確性，為后續檔案相關工作提供有效依據。

2.2做好電子人事檔案載體定期檢測及維護工作

對于電子人事檔案載體來說，易遭遇儲存環境的影響，所以需做好電子人事檔案載體定期檢測及維護工作。一方面，定期檢測及拷貝電子人事檔案載體，可以每個月或者每個季度實施等距抽樣技術或者隨機抽樣技術對電子人事檔案載體進行檢測，檢測樣品數量需≥10%，將一個邏輯卷作為單位，通過外觀檢查，明確有無損壞、變形等物理質量問題;通過邏輯檢測技術，使用專用或者自編檢測軟件，對載體信息進行讀寫校驗，明確是否存在錯誤載體，倘若存在及時修正。另一方面，針對電子人事檔案檢測、維護以及拷貝等環節的相關信息詳細記錄，為后續管理工作提供有效信息數據憑據。

2.3重視電子人事檔案安全管理技術的應用

為了加強電子人事檔案安全管理，需重視安全管理技術的應用。比如，可以對電子人事檔案采取加密技術，通過“雙密鑰碼”技術的應用進行加密處理，使網絡當中每一個加密通信均具備一對密鑰，其中一個為公開加密密鑰，另外一個則為嚴格保密的解密密鑰，以此保證電子人事檔案的安全性。還可以采取防火墻技術，在網絡上設置一道關卡，對進、出口通信進行控制，使電子人事檔案的訪問得到有效控制，攔截黑客惡意攻擊及不法訪問等行為[4]。此外，還可以利用簽署技術、身份驗證技術等，使電子人事檔案管理的安全性得到全面提升。

3.結語

綜上所述，電子人事檔案在新形勢下人力資源管理工作中的應用價值作用顯著。而要想做好人力資源電子人事檔案管理工作，便需要落實各項技術要點工作，比如：以技術為依托，構建人事信息管理系統，做好電子人事檔案載體定期檢測及維護，合理科學應用電子人事檔案安全管理技術等，以此全面提升人力資源電子檔案管理工作的效率及質量。

參考文獻：

[1]木槿.推廣電子勞動合同 助力人力資源信息化管理[J].中國人力資源社會保障，2020（05）：22-25.

[2]林森.電子商務時代的人力資源管理分析[J].商場現代化，2020（05）：74-75.

[3]李蕊.信息環境下人力資源管理創新研究[J].財會學習，2019（18）：192-194.

[4]王麗麗.電子人事檔案在新形勢下人力資源管理中的作用[J].納稅，2018，12（27）：235.