留學生“問題”檔案整理方略

李芳

摘 要：在全球一體化進程中，漢語的作用顯得尤為重要。在對漢語的迫切需求下，來中國學習就是多國留學生的第一選擇。留學生在申請來華學習過程中產(chǎn)生的個人檔案是學生個人必備的重要依據(jù)，也對來華留學工作有著良好的促進作用。筆者在整理留學生檔案過程中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在著歸屬不定、尋找困難等多方面的問題，屬于“疑難雜癥”系列。針對這些問題檔案如何來管理，有著推動檔案工作進步的現(xiàn)實意義。本文將在此方面作出相應的建議和處理方略。

關鍵詞：留學生;疑難;檔案;整理

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 15-0-02

中國在世界的地位日益重要，來學習漢語的留學生每年也在與日俱增。據(jù)教育部統(tǒng)計，2018年共有來自196個國家和地區(qū)49萬余名各類外國留學人員在全國31個省（區(qū)、市）的1004所高等院校學習，比2017年增加了3，013人，增長比例為0.62%（以上數(shù)據(jù)均不含港、澳、臺地區(qū)）。按洲別統(tǒng)計：亞洲學生總數(shù)為295，043人，占59.95%;非洲學生總數(shù)為81，562人，占16.57%;歐洲學生總數(shù)為73，618人，占14.96%;美洲學生總數(shù)為35，733人，占7.26%;大洋洲學生總數(shù)為6，229人，占1.27%。

來華留學規(guī)模持續(xù)擴大，我國已是亞洲最大留學目的國。隨著 “一帶一路”沿線國家的合作與交流，留學生數(shù)量會持久不斷地增長。在留學生來華學習同時，幾十萬人人手一份的檔案材料也是數(shù)量巨大。每份留學生檔案應當涵蓋大致如下的材料：入學申請表、護照復印件、簡歷、畢業(yè)證書、成績證明、推薦信、語言水平證明、健康證明、經(jīng)濟證明、獲獎證書、住宿登記、請假休學結(jié)業(yè)表等各類文件材料。一個留學生的檔案袋內(nèi)容豐富到可以裝下幾個中國學生的材料。同時留學生來自不同的國家區(qū)域，個體留學生在檔案收整范疇內(nèi)容，收整對象提供文檔積極性方面存在一定的差異性，這都需要在充分了解不同留學生特征特點的前提下有針對性的開展工作整理，如果沒有好的方法則會事倍功半。筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)留學生檔案收整過程中存在著一些不容忽視的問題，情況各異，歸納如下。

一、留學生檔案收整過程中存在的問題

（一）辦妥入學手續(xù)卻沒到校報到的學生

留學生不同于中國學生，他們的來華申請手續(xù)較復雜，申請周期長。一般學生要至少提前四個月提交相關申請材料，相較與以往的紙質(zhì)化的繁復，現(xiàn)代系統(tǒng)的無紙化操作讓身在萬里外的留學生可以輕松在線申請并提交個人材料，學校收到審批合格后要報批幾個省級主管部門，一切無誤方能通知學生發(fā)錄取書等材料去使館辦理來華手續(xù)，辦畢后持有效簽證入境。而手握錄取通知書后，極少數(shù)學生會因情況有變而放棄入學。但經(jīng)過觀察對比，每學期均會有不同比例的未報到生出現(xiàn)。此類學生需要確認其不到校的原因，多數(shù)是經(jīng)濟原因或家人健康問題導致不能到校（南亞醫(yī)學類學生比例較大，學習年限長經(jīng)濟負擔重，再加之整體經(jīng)濟水平受限所致），極個別學生存在簽證問題。在確認學生不能到校后可將其檔案暫存，待年度整理檔案時一并轉(zhuǎn)入檔案館集中存放。

（二）預科學生的歸屬問題

有的院校在短期語言生和學歷生中間會有一個針對學歷生進階的預科生設置，這類學生檔案的歸類不能歸在語言生，也不能算作學歷學生，在其未過渡到學歷生前建議以單獨存放的形式，便于查詢。待此類學生完成預科階段學習，順利通過學歷生的入學考試、面試后再將其轉(zhuǎn)為相對應的學歷層次存放較為適宜。彼時其類別可整體劃一消除，以騰空用于存放別類檔案之地。

（三）休學學生的處理方法

休學學生是因為身體疾病、參軍服兵役（韓國留學生休學以此原因居多）、家庭重大變故而產(chǎn)生的一部分學生檔案。休學期內(nèi)的學生一般為離校一學期或以上，可將其檔案暫時隔離出在校生檔案，此類學生一般會有預期回歸學校的時間，多數(shù)會按時返回繼續(xù)學業(yè)，如到達休業(yè)年限規(guī)定時間不能返回者可先聯(lián)系學生并延緩保存，如聯(lián)系未果，待一個學期未有返校或任何消息再集中轉(zhuǎn)入檔案館存放。

（四）重錯名學生及無名氏的誕生

標注留學生檔案名一般是以生日、姓名、國家為標注存放，這樣可以最大限度避免重復且能快速尋找到目標檔案。但留學生有的姓名由幾部分組成，如印度學生的名字就是由本人名、父名、姓構(gòu)成，有的是出生地名再加上個人姓名，由此其名長度可見一斑。為節(jié)省時間及出于檔案標簽長度的考慮，通常只寫其中一段。這樣做個別難免會有重名，特別是印度籍學生這樣的情況較多，出現(xiàn)此情況就需要認清生日才便于查找。或有的留學生檔案名上生日寫錯，導致存放有誤，最終查詢會毫無方向，費時費力。而另一種情況是有的檔案始終找不到，最后會發(fā)現(xiàn)它是處于一種無名的狀態(tài)中，導致這種情況的發(fā)生是由于有的檔案袋年代久遠，標簽的透明夾松動，以致名簽掉落，所以會有前面的被動找尋不到檔案的局面發(fā)生。

二、針對以上問題檔案，采取的措施方法

（一）設立中轉(zhuǎn)檔案站

問題檔案的產(chǎn)生可能一時無法徹底解決就先設立一個待辦的中轉(zhuǎn)檔案站，將問題檔案集中放到里面。這樣做的目的是讓各種復雜問題檔案有一個棲息地，某檔案在相應的類別找不到時可以第一時間去中轉(zhuǎn)站查詢，這樣可以有效的提高效率，做到有的放矢。如上文提到的第一、三類學生，在無法確認最終歸宿時可統(tǒng)一放至中轉(zhuǎn)檔案站，分門別類標注出來，利于再度查詢。

（二）檔案歸類要科學細致

許多檔案的無從找起，歸根到底是分類的問題。在最初設置類別時就應以學歷生和非學歷生為界，學歷生再詳細分類，本科生、碩士生、博士生、醫(yī)學生等，如果有合作的友好院校，每學期互派學生，還要再分出一類專門用于交流學生的檔案，便于快捷查詢。如果非學歷生在存放空間允許的情況下也可以更細致地分出各獎項類學生（如國家類的獎學金、省級、市級、校級等）和以學習期限劃分的短期學生。這樣細分在最初可能費時耗力，但從長遠的角度來看，類別越細致越能節(jié)省查詢時間，提高工作效率，特別是在忙亂不堪的開學之初。同時在用畢歸放檔案時，短期非學歷語言生的檔案切忌混入各種學歷生中，學歷生層次多樣，這會導致其石沉大海，大大增加查詢難度，有時會為一份檔案焦急萬分，甚至會對目睹此情形的留學生產(chǎn)生消極的負面影響，降低其對來華的期望值。

（三）不同類別檔案可采用不同色別存放

為了區(qū)別不同類別的學生檔案，可以采用不同顏色的檔案封皮裝入存放，如果封皮數(shù)量有限，亦可采用不同顏色的筆標注區(qū)分，每類一種顏色，這樣在拿取查詢時會一目了然，便于快速找尋鎖定目標。

三、結(jié)語

留學生檔案的發(fā)展隨著來華學生數(shù)量的不斷增加也在日益完善和進步，但它所面臨的問題和挑戰(zhàn)也是前所未有的。本文所涵蓋的方面僅是其冰山中的一角，只有高效準確地處理好檔案，讓其運轉(zhuǎn)合理得當，以更便捷的方式來查詢及保存好各類檔案，才能為留學生檔案事業(yè)的不斷推進添磚加瓦，為來華留學生事業(yè)的宏圖再添一筆油彩。

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