事業單位檔案規范化管理措施探討

文/吳曉蕾

在事業單位改革的不斷推動下，只有實施檔案科學化規范化管理，才能促使事業單位走出檔案管理的被動局面，形成規范、標準、有序、嚴挌的管理方式，促進事業單位檔案管理效率和質量不斷改進和提升，真正體現檔案管理的有效價值和重要作用

現代化管理是推進社會進步與發展的重要方法與手段。檔案管理是事業單位日常諸多項管理工作的重要內容，也是其管理水平的重要體現。在事業單位深化改革不斷推進的今天，要求事業單位不斷發展的同時，還應注重檔案規范化、科學化管理，為事業單位發展、改革、科研等方面服務利用提供可靠的數據參考與有效保障。

一、事業單位檔案規范化管理的重要作用

事業單位的檔案管理主要是針對事業單位的人事檔案、科研項目檔案、財務檔案、物資檔案、辦公檔案等，按照管理要求進行檔案收集、檔案分類、檔案處理、檔案編撰、檔案保存與檔案利用。可見，檔案深入到事業單位各個環節中去，能夠為事業單位回顧過去、發展決策提供有力的數據支撐，幫助事業單位履行職責，服務社會，服務公眾，服務員工。因此，事業單位檔案科學有序的規范化管理，有助于事業單位不斷提升工作水平，改進服務措施，完善職能職責，最終以良好的形象服務社會。

當今，隨著事業單位管理逐漸走向正規化科學化，業務精細化管理導致工作量劇增，產生越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統低效率的檔案管理方式很難適應精細化管理的要求，事業單位管理水平的提升需求更加迫切。可見，在事業單位改革的不斷推動下，只有實施檔案科學化規范化管理，才能促使事業單位走出檔案管理的被動局面，形成規范、標準、有序、嚴格的管理方式，促進事業單位檔案管理效率和質量不斷改進和提升，真正體現檔案管理的有效價值和重要作用。

二、事業單位檔案規范化管理的主要措施

認識的提升是踐行的先導，檔案管理科學化規范化還在于實際行動。如何切實做好事業單位檔案科學化規范化管理這篇大文章，具體采取以下六項主要措施：

一是管理意識規范化。事業單位要在思想認識上重視檔案規范化管理，摒棄傳統管理方法，依靠現代化信息技術的優勢，將檔案管理提升至規范化、標準化、嚴格化和有序化，從而提高事業單位整體管理水平和管理能力，為事業單位發展提供助力。首先，領導要重視，起帶動作用，將檔案管理深入到行政管理和業務管理中去。其次，加大規范化宣傳力度，明確規范化管理對本單位發展的作用，使全體員工在思想認識上重視檔案管理的規范化，身體力行，共同努力，形成檔案管理規范化的向心力。最后，在單位規劃發展中將檔案管理規范化列入其中，無論是資金投放還是物資引進與分配，都將檔案管理作為重要組成部分，真正體現檔案管理規范化和科學化。

二是管理制度規范化。檔案管理規范化要以制度規范化為后盾，有了完善的制度，檔案管理規范化才能循序漸進得以落實。首先，管理制度要隨著單位改革不斷更新與完善，掃除管理死角。其次，實施規范化和精細化結合的管理制度，保證制度精細，能夠為管理提供規范、標準、統一的管理方法。最后，規范檔案歸檔時間、分類方法、保存介質、密級原則、借用條例等制度，給檔案管理與應用提供強有力的制度支撐，保證事業單位改革深化的同時，檔案管理有完善的制度約束，從而實現規范化管理。

三是隊伍建設規范化。檔案規范化管理需要高素質管理人員具體實施，這就要求管理隊伍建設要走向規范化，注重專業技術、注重思想道德、注重職業品質。首先，吸引和選聘專業人員，提升管理隊伍的專業水平；其次，做好檔案管理專業化培訓計劃，對管理人員進行定期輪流培訓，使其掌握和應用信息管理系統，提升檔案規范化管理的能力和意識，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強橫向交流，吸收先進的檔案規范化管理方法和經驗，培養創新意識，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內容，從而保證檔案更好地服務于單位職能和業務發展。

四是存檔保管規范化。為此，第一，檔案保存要做好分類和密級，并進行規范化編號存放。在應用、回顧、調取、審核時，才能條理清晰，高效快捷。第二，對于保密性檔案，要嚴格遵守保密制度，按照保密要求實施保密保存，確保密級有效。同時，管理人員要增強責任心和職業素質，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規范化管理流程，運用信息化技術進行信息化管理。對檔案的管理全程進行監控錄像，確保檔案安全和管理的規范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發生。

五是管理系統規范化。隨著規范化管理的不斷實施，事業單位要從傳統人力管理過渡到以信息技術為主，以人力為輔的綜合管理局面，做好檔案安全保護、數字轉化完整性、檔案數據標準化工作，最終為檔案資源的共享與綜合利用做好準備。信息化管理時，要始終貫徹規范化思想，在數據最前端采取規范化、標準化采集，并讓管理人員深入到OA系統研發過程，使信息化管理與實際管理方法相協調，從而推出操作簡單、實用性強、數據規范、應用方便的管理系統。

六是持續推進檔案管理工作的改革與優化。檔案管理規范化要求檔案管理隨著事業單位的發展而不斷進行完善，是一個動態的優化過程。事業單位改革不斷推進，隨之而來的是新型職能和新的業務，要求檔案管理也要與時俱進，面對不斷變化的改革趨勢，不斷對檔案管理方法、管理技術、管理流程、管理力度等進行優化與改進，從而滿足單位發展所需。優化過程是一個長期的過程，需要不斷地對設備、空間、介質、技術等進行完善與更新升級，需要事業單位大力支持與鼓勵，才能與單位發展共進。

綜上所述，事業單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹立科學化、規范化管理理念，不斷將檔案管理意識融入管理制度、隊伍建設、收集保管、設施系統建設等工作中去，并且持續不斷地推進檔案管理工作的改革與優化，才能夠真正實現檔案管理服務與利用的價值，進而提升事業單位的工作效率與工作質量，以其良好的信譽與工作狀態，博得社會各界的歡迎與好評。