關(guān)于企業(yè)人事檔案管理科學(xué)化的研究

文/張 琳

檔案既是歷史的記載，現(xiàn)實(shí)的印證，也是研究事物發(fā)展規(guī)律，繼承已有成果的重要依據(jù)，檔案管理在服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)中有著非常重要的地位和作用。人事檔案科學(xué)化管理是基于人事檔案的檔案內(nèi)容和管理特性開展的，它有助于部門減少日常工作量，人事檔案需要以先進(jìn)的管理理念進(jìn)行管理，制定并執(zhí)行全面的管理策略，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理科學(xué)化奠定良好基礎(chǔ)

隨著各項(xiàng)制度不斷變革、管理理念及方法的改進(jìn)，人事制度改革也在不斷變化，人事檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，進(jìn)行更為科學(xué)化的管理，應(yīng)用先進(jìn)理念進(jìn)行管理實(shí)屬必要。基于這一指導(dǎo)思想，筆者對(duì)人事檔案管理科學(xué)化進(jìn)行思考與探究。

一、我國目前一些企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

新中國成立以來，特別是改革開放以來，隨著國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展，檔案事業(yè)也有了相應(yīng)的發(fā)展與進(jìn)步，其中也包括人事檔案管理水平的大步提升。然而，當(dāng)前在一些企業(yè)人事檔案管理中存在諸多問題，分析起來主要反映在以下幾個(gè)方面：

一是一些管理人員缺乏強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)。在我國大部分企業(yè)里面，對(duì)于人事檔案管理的工作還存在意識(shí)落后的情況。因?yàn)槠髽I(yè)以盈利為目的，最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)效益最大化，而對(duì)于人事檔案管理方面的工作，則認(rèn)為是細(xì)碎的日常工作，不產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值，所以在思想上對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視。

二是人事檔案管理制度不健全。在一些企業(yè)里面，因?yàn)槿耸聶n案管理的工作并非主要事項(xiàng)，因此也會(huì)人為地忽略檔案管理的過程和交接手續(xù)。存在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，人事檔案管理制度不健全，工作人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等諸多問題，這就導(dǎo)致了在員工調(diào)職或者離職情況下，并未嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理手續(xù)，不檢查資料是否齊全，也不檢查簽字是否有遺漏，可能會(huì)缺乏一些重要的資料，影響企業(yè)的總體工作；或是檔案管理缺失，一旦遇有勞動(dòng)糾紛，沒有證據(jù)可查，企業(yè)很容易處于被動(dòng)的局面，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

三是人事檔案管理方法過于傳統(tǒng)與老化。有的企業(yè)雖然進(jìn)行了人事檔案的管理，但是在管理思想和方法上還過于傳統(tǒng)與老化，有待更新與改進(jìn)。目前最通用的就是文件夾里存放紙質(zhì)版的各類人事檔案資料，但是有一些重要的文件并未進(jìn)行備份存檔，也沒有運(yùn)用新型檔案管理軟件進(jìn)行規(guī)整。可見，如何推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，把一些人事檔案保存為電子化文檔，實(shí)為企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的一大重要課題。

二、有關(guān)企業(yè)人事檔案管理科學(xué)化的對(duì)策與思考

針對(duì)當(dāng)前一些企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與問題，通過分析思考，筆者提出以下對(duì)策：

一是強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。對(duì)于企業(yè)人事檔案的管理思想及管理方法，應(yīng)該多引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，提升管理人員的綜合素養(yǎng)，提高全體員工工作上的主觀能動(dòng)性。在人事檔案管理的交接程序上要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去對(duì)待，而不能敷衍了事。需要學(xué)會(huì)不斷地改進(jìn)工作方式，提升工作效率，在存檔環(huán)節(jié)中，應(yīng)發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，多動(dòng)腦筋加以鑒別，將虛假資料及時(shí)剔除，維護(hù)人事檔案資料的真實(shí)性和有效性。

二是建立健全關(guān)于人事檔案管理的規(guī)章制度。企業(yè)管理者應(yīng)保障建立健全人事檔案管理工作的規(guī)章制度和操作方法，對(duì)整個(gè)管理流程實(shí)施監(jiān)管和績效評(píng)估。有了明確的規(guī)章制度以后，人事檔案管理人員的工作積極性會(huì)加強(qiáng)，并且能夠認(rèn)真對(duì)待人事檔案管理的所有事項(xiàng)。比如建立員工檔案轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出手續(xù)、檔案材料移交簽收表、員工調(diào)職申請(qǐng)、員工離職申請(qǐng)、員工調(diào)薪申請(qǐng)，等等，都應(yīng)該對(duì)過程內(nèi)容加以明確，簽字需確保是本人親筆簽名，日期填寫正確，這些細(xì)節(jié)都需要加以把握，如此才能夠進(jìn)行有效的管理。

三是加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營者管理服務(wù)培訓(xùn)。如果管理人員缺乏法律法規(guī)相關(guān)的知識(shí)，也就不知道如何進(jìn)行人事檔案管理。要有效提高企業(yè)人事檔案管理的水平，首先就要提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及相應(yīng)的管理者、經(jīng)營者的管理水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層以及經(jīng)營者對(duì)于人事檔案管理工作能夠有個(gè)清晰正確的理解，了解與掌握相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，那么人事檔案管理工作就能夠順暢進(jìn)行。因此，堅(jiān)持人員培訓(xùn)活動(dòng)，了解法律法規(guī)，這是一個(gè)切合實(shí)際的好方法。

四是在實(shí)踐中提升人事檔案科學(xué)化管理水平。具體操控方法如下：

一要在企業(yè)推行新型人事檔案管理方式之前，可以對(duì)全體員工進(jìn)行培訓(xùn)，從思想上減小阻力。每個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中，都會(huì)經(jīng)歷一系列變革，變革的過程中也會(huì)遇到很多阻力，其中最重要的就是“人”的阻力。那么我們可以引進(jìn)培訓(xùn)，讓人事檔案管理方面的專家對(duì)企業(yè)人員進(jìn)行宣傳推廣，提出管理理念上的新思維方式，減輕誤解，最終讓企業(yè)員工從思想上接受這樣一種管理模式的變化。

二要進(jìn)行管理模式的變革，要對(duì)過程加以把控，適時(shí)調(diào)整方向和進(jìn)度。在對(duì)人事檔案管理科學(xué)化的實(shí)踐過程中，必然會(huì)遇到各種困難，需要企業(yè)對(duì)變革過程中一些工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行方向上的把握和調(diào)度，發(fā)現(xiàn)偏離原本設(shè)立的目標(biāo)，就應(yīng)該立即分析原因，加以改進(jìn)，從而將人事檔案管理工作落到實(shí)處。

三要對(duì)實(shí)施新型管理理念的人事檔案管理結(jié)果納入考核項(xiàng)，對(duì)結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。如果不對(duì)結(jié)果加以評(píng)估和考核，那么，再有效的人事檔案管理模式調(diào)整都只是一紙空談。企業(yè)人力資源部可以將人事檔案管理工作納入到考核體系，比如，可以安排每月進(jìn)行一次資料抽查，查看人事檔案的歸類存檔實(shí)際情況究竟如何。對(duì)因?yàn)闆]有進(jìn)行合理的人事檔案管理而導(dǎo)致的勞動(dòng)糾紛、敗訴的情況進(jìn)行整理，追究管理人員責(zé)任，實(shí)施必要的獎(jiǎng)罰措施。將考核項(xiàng)目細(xì)分，并且能夠與所在企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，從評(píng)估手段上嚴(yán)格管理好人事檔案工作。

四要合理利用信息技術(shù)，提高人事檔案管理信息化水平。在信息技術(shù)日新月異的今天，需要將傳統(tǒng)的人事檔案管理手段提升到更高一級(jí)的技術(shù)層面。引進(jìn)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，對(duì)重要的人事檔案資料進(jìn)行電子化儲(chǔ)存。比如說有些簽名的現(xiàn)場，可以安排工作人員進(jìn)行拍照留底，視頻錄像，用以證明是本人簽名和確認(rèn)文件的內(nèi)容。對(duì)于一些重要的證明文件，都需要用電子化方式加以備份存檔，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、有序化。事實(shí)表明，進(jìn)入電子化管理人事檔案的階段，能夠極大減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，信息檢索也更加方便快捷，大大提升了整個(gè)企業(yè)的工作效率，檔案服務(wù)社會(huì)的功能得以更好的體現(xiàn)。

當(dāng)今社會(huì)，已經(jīng)步入信息化大數(shù)據(jù)新時(shí)代，伴隨著企業(yè)管理理念的不斷更新，法律法規(guī)的加以強(qiáng)化，全球計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，都使得企業(yè)進(jìn)行檔案管理科學(xué)化顯得十分有必要。在運(yùn)用科學(xué)的方法推進(jìn)檔案管理的功能，提升檔案科學(xué)管理水平上，都有很大的拓展空間。總而言之，要使人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、有序，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，從邏輯思維和工作方式上形成新的管理模式與方法，這樣才能不斷推進(jìn)人事檔案管理科學(xué)化的水平。