檔案信息化與數字化的發展趨勢分析

文/劉 瀟

當前，伴隨信息技術與數字化的蓬勃興起，我國各大企業也紛紛對檔案管理進行創新改革，大力推動數字化、信息化進程，極大地提高了檔案工作效率，但也衍生出一系列問題阻礙了信息化平臺的建設，不利于實現資源的共享

從一個小范圍甚至企業來講，檔案是記錄一個企業發展進程、為各項工作開展和服務提供依據的重要憑證，加快促進檔案信息化、數字化建設是新時代科技進步的必然趨勢。檔案資料的收集、整理、編目、檢索等流程均能借助信息化技術加以完成，大大提高了管理效率，確保了信息的存儲時間。相對于傳統以紙質為主要信息載體來說，電子檔案和檔案數據庫服務于利用更能提高時效性、便捷性，對國企的創新改革必定發揮著重要作用。下面從企業這一層面切入，對于檔案信息化與數字化現狀、發展趨勢，以及加快建設的舉措等問題進行闡述。

一、檔案信息化與數字化的發展現狀

分析當前企業檔案信息化與數字化現狀，這是推進檔案信息化數字化建設的重要前提。分析其現狀主要有以下幾種情況：

現狀之一：企業人員特別是企業領導層檔案信息化、數字化意識普遍增強。因為，檔案信息化、數字化建設，從深層意義上來講是在企業檔案管理部門的組織下，對所涉及的企業資料和信息廣泛采用現代化技術、計算機技術、信息技術等建立數據分析與歸納系統，切實增強檔案的管理功能和利用效率。伴隨著信息化大數據時代的到來，智能與信息成為繼資產之后的重要組成部分，檔案的記錄是企業信息的關鍵內容。國有企業作為社會經濟的重要支撐，檔案信息的科學管理已經被列為企業綜合實力的具體特征，檔案信息化、數字化建設勢在必行。檔案是企業領導進行決策的重要資料，檔案信息發揮著無可替代的作用，為此，將檔案信息化、數字化建設作為重點工作來抓，逐步健全現代化數據系統，是保留企業核心競爭力的重要保障。基于這一重要理念，企業領導層的高度重視，無疑為檔案信息化建設提供了最為有利的條件。

現狀之二：企業做大做強要求檔案信息化、數字化建設必須與之相適應。當前，社會信息化的發展推動了企業檔案信息化管理進程，電子檔案是信息化衍生的一個主要產品。二十一世紀以來，信息技術的廣泛應用，促進了全球性產業革命，在這場革命中，市場經濟和社會信息化成為核心內容，信息化水平已經成為衡量一個企業現代化水平的重要標志。努力實現信息化與工業化的融合，促進企業做大做強，這是眾多企業夢寐以求的目標所在。縱觀當前，國有企業信息化發展進入到全方位、多層次的新階段，各大企業、各個行業、各個領域都有所企及與涵蓋。檔案作為重要的信息資源，理應順應信息化的發展潮流，將檔案信息化、數字化作為戰略選擇，這是新時代賦予檔案管理的新要求，檔案部門必須抓住這個大環境，適應時代發展需求，積極創新，科學策劃，夯實檔案信息資源作為企業戰略決策數據的地位，通過檔案信息化、數字化實現企業甚至整個產業的跨越式發展。

現狀之三：檔案信息化、數字化建設與企業發展實際相融合與市場活動規律相適應。隨著新興產業的出現，科研領域的拓展，企業投資范圍不斷擴大，導致檔案數量劇增，促使檔案載體朝著多樣性的方向發展。對于國有企業來說，交叉部門較多，檔案管理流程較為繁雜，資源利用率低下，突破傳統的檔案資源管理模式成為改革重點。電子業務與電子政務的推廣，有效擴大了信息化、數字化技術的服務空間，為構建電子檔案，提供現代化數據服務提出了新途徑。企業檔案管理部門只有跳出局限思維，創新服務方式，結合信息技術搭建數字化的信息服務平臺，有效積累并儲備企業的信息資源，真實留存企業記憶，打破時空的限制，便于豐富的檔案資源得到互補與共享。由此可見，無論企業的自身發展，還是大力拓展市場空間，無不對檔案信息化、數字化提出了新的更高的要求。

現狀之四：科學技術的進步也為檔案信息化、數字化發展提供了有利環境。網絡和計算機的普及加快了信息化發展，大數據庫為數據存儲提供了載體，為檔案信息資源的科學開發和利用創造了技術條件，網絡軟硬件設施的不斷改進也為企業的檔案管理工作提供了全面、準確、便捷的服務保障。建設分布式、系統化、規范化的檔案信息資源庫群，建立一批以電子文件為中心的數字化檔案館，是滿足部門資源共享的總體目標。檔案部門應當把握大局，充分利用信息技術和網絡傳遞優勢，提高檔案部門的遠程服務能力，建設覆蓋面廣、檢索方便的檔案利用體系。

二、檔案信息化與數字化的發展趨勢

當前，檔案信息化與數字化發展很快，其發展趨勢大致如下：

趨勢之一：促進檔案管理模式不斷更新。紙質版的檔案管理模式將逐漸被電子檔案所取代，網絡技術將成為檔案信息化、數字化管理的關鍵技術。這種管理模式不但能夠增強各部門之間的聯動性，還能提高資源利用的效率，如檢索、分析、保存、歸檔等，并且不再受紙質易損壞的弊端限制，電子檔案能夠將資源信息統一掃描到計算機中進行保存，有效增加了檔案的使用壽命。信息化對檔案業務流程起到了變革影響。數字化條件下，檔案管理的載體發生了較大變化，工作朝著數字環境的方向遷移，管理思維、管理流程不斷更新。在新的環境下，歸檔、館藏建設、目錄編制、數據統計、編研、數據的開發利用等環節都需要適應計算機技術，利用計算機技術輔助立卷、自動標引、編目、借閱，將各業務流程無縫銜接，大幅度地增加工作效率和提升檔案管理質量。文檔管理軟件的廣泛應用是促進文件資源依照“件”的形式進行歸檔的直接動力。文檔一體化、館室一體化的重大創新是檔案管理的凸顯，優化了前端控制、終端輸送。新技術讓檔案信息鑒定更加精準，內容更加多元，讓統計工作也朝著自動化的方向發展，產生了新的檔案存儲思路。檢索功能、目錄編制、信息編碼等也展現出新的活力，這些都使得企業的檔案管理工作增強新活力，呈現新局面。

趨勢之二：促進檔案管理體制與規范更加完善與健全。檔案信息化、數字化管理將促進有關體制與規范的健全。信息化、數字化平臺的建設涉及到基礎設施、計算機系統、人才培養等內容，是一項系統化工程。實踐證明，檔案現代化需要以行業標準來加碼，有賴于電子文檔的完善與建立。在數字背景下，電子檔案的標準規范應當受到重新審視，大部分的規章制度都應當根據數字化的環境去調整。與此同時，針對實時歸檔、數據分析、存儲管理、信息傳遞、同步發布等全新領域，都要依靠健全的規范作為支撐。隨著信息化、數字化檔案管理趨勢的加速推行，檔案管理工作的后續的改革重點也將放在總體構建和核心規范研發上。

趨勢之三：更加有利于檔案資源的服務與利用。自從國家檔案局對企業提出打造“便于部門利用的檔案管理體系”和“全方位覆蓋資源體系”的目標后，就為企業檔案管理指明了工作方向。從信息化的角度來看，管理體系的根本目的是豐富服務功能，而服務功能離不開資源體系的保證，兩者相輔相成。檔案信息化建設要著重解決的問題是結合數字化技術匯集有限的資源并積累，而后有步驟地通過載體傳遞到終端。企業要考慮逐步建設起多地共享、超大型的檔案目錄庫，把多媒體檔案數據庫作為重點工程，不斷加強信息資源的開發利用率，讓資源需求者更好地應用檔案，縮短檔案調取流程。這也是檔案數字化的立足點，主要是促進資源信息的多層次共享，提高檔案部門在企業的地位，為領導的戰略決策提供借鑒，增強企業應對投資風險的抵抗力，促使檔案部門成為企業的核心信息保管、供給源頭。

趨勢之四：更加有效地推動科學技術發展。科學技術的先進性無疑是檔案信息化、數字化的核心特征，要推動檔案管理模式改革首要任務便是對業務人員進行培訓，要求掌握關鍵技術。同時，檔案數字化、信息化也將促進新的科學技術向縱深發展。當前社會已經普及了信息技術，以數字檔案館系統為例，所包括的核心技術便有數字化生成技術、信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、存儲技術、自動分類技術、數字簽名等，此外還有集群技術、中間件技術等。

三、加強檔案信息化與數字化建設的措施

縱觀現狀與發展趨勢，加強檔案信息化、數字化建設勢在必行。采取有力舉措，確保實施實為關鍵所在。為此：

舉措之一：不斷提升信息化理念，加大支持力度

企業必須重視檔案管理的創新改革，為信息化建設提供更多支持，首先要提升企業各級領導的信息化意識。一方面，要確保硬件設施的完善，改善系統建設的條件。原則上以控制成本投入為前提，安排專門的設施維護人員，定期對硬件設備進行維護修理，確保系統的穩定運行，檔案日常整理所需的復印機、掃描儀等需要進行重組配備，滿足部門需求。另一方面，要轉變檔案管理的規范標準，檔案信息的生成需要依靠各部門協調完成，因此在數據傳輸的過程中要確保信息的可靠性、準確性和完整性。一套健全的制度體系是非常重要的，這樣有利于不同部門、不同歸檔人員以相同的格式和類型建立起電子文件，以便進行數字化管理。

舉措之二：強化安全意識，切實保障信息資源的安全性

對于企業的檔案管理部門來說，檔案信息涉及到企業的方方面面，做好保衛保密工作尤為重要，這是確保企業核心競爭力的關鍵。因此，在日常運營管理中，應當在檔案管理計算機中安裝殺毒軟件、設置防火墻，防止信息泄露的情況出現，確保整個檔案部門的保密性。此外，通過互聯網加密技術設置檔案共享范圍和讀取權限，從根本上破除信息違規盜取的安全性問題。

舉措之三：秉承人本理念，不斷提升檔案人員的自身修養與專業素質

毋容置疑，企業根本能動作用的最為活躍的因素是人，人的因素第一。檔案人員的業務能力和職業素養水平直接影響到整個檔案工作的效率和安全性。隨著技術的發展，企業檔案管理信息化、數字化程度必然會逐漸提升，為適應這種發展，在進行人才選拔、培養和配備上必須重視能力與素質，定期加強思想教育，達到專業人員都能掌握信息技術的目的，并確保工作效率。檔案管理人員還要具備一定的創新性，開拓思維。

舉措之四：增強法律意識，重視法制化建設

為了規范檔案管理行為，應當按照企業規定和國家要求制定相應的規章制度，增強約束性。大力宣傳和檔案信息化建設相關的信息，要求相應人員認真學習并熟知部門信息化標準，不斷提高重視程度。結合檔案管理部門的實際情況，提高檔案管理工作人員的法律法規意識和執行能力，使其更加迎合企業的科學發展，滿足市場需求。

綜上所述，檔案信息化、數字化建設是企業檔案管理領域創新改革的重要發展趨勢，對企業的現代化建設起到了良好的推動作用。面對信息化管理存在的諸多問題，社會有識之士特別是檔案工作者要結合實際，研究解決對策，調整館藏建設體系，構建全新電子閱覽系統，重視法制化建設，注重檔案人才培養，這些都是未來檔案管理信息化和數字化建設的重要課題。筆者特提出上述見解，愿意與大家切磋交流。