嚴守“八防”準則，維護檔案安全

摘 要：加強檔案庫房的安全管理是做好檔案工作的前提。近年來威脅實體檔案安全的火災、霉變、蟲害等風險時有發(fā)生，檔案安全需要引起重視。本文從基層檔案管理的實踐出發(fā)，闡釋了檔案管理工作在實踐中的具體做法，著力推進檔案安全管理的真正實現(xiàn)。

關鍵詞：檔案安全;庫房管理;實踐

引言

不動產登記檔案紙質資料因為紙張、墨水工藝等的局限，對存放條件要求極為嚴苛，且不動產登記檔案關系千家萬戶的切身財產利益，在檔案管理年限的分類中屬于永久類保存的檔案。目前，不動產登記檔案有兩種存儲媒介：紙質檔案和電子媒介，電子媒介因其不受地域限制和搜索快捷的便利性中有明顯的優(yōu)勢，所以一般情況下較多的使用電子媒介，而紙質檔案因其唯一性彌足珍貴，且在有爭議和存在糾紛時，紙質檔案在筆跡鑒定和真實有效性方面是絕對有效的唯一憑證。所以，如何更為完善的保存不動產登記檔案是我市不動產登記工作中重要的部分。

一、檔案庫房硬件建設——落實“八防”新舉措

為改善不動產檔案庫房環(huán)境，最大限度的延長紙質檔案壽命，確保紙質檔案的安全，石家莊市不動產登記中心建設的新庫房于2018年初投入使用。無論是配套設施還是庫房管理方面，都本著嚴格落實防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防霉、防有害氣體的“八防”準則，為貫徹落實不動產登記紙質檔案的保護奠定堅實基礎。

（一）防盜。檔案資料彌足珍貴，一旦丟失后果不堪設想。因此庫房在建設時做了雙層保障模式，一是庫房所屬區(qū)域的大門口安排了保安值守，非工作人員嚴禁進入，有安保人員24小時值守、巡查，確保庫房安全。二是配置了專業(yè)的防盜門和監(jiān)控設備。最大限度的避免其他人員進入庫房，竊取檔案資料的風險;視頻監(jiān)控設備全天候、無死角清楚記錄庫房內外動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)異常情況，防止盜竊發(fā)生。

（二）防火。紙質檔案屬于易燃材料，庫房消防不容小覷。檔案庫房防火建設，按照消防管理的標準配備相應的滅火器和防火面罩，每層庫房按面積和設備安裝的情況放置了31個滅火器，一旦發(fā)現(xiàn)火情可以及時進行人工滅火。同時，庫房內還安裝了自動滅火裝置，如果火勢過大會觸發(fā)庫房內的溫感探測器、煙感探測器進行報警，觸發(fā)消防聯(lián)動設備實現(xiàn)自動滅火。此外，我們與具備資質的消防公司簽訂消防維護協(xié)議，對庫房內消防設備定期進行檢修，確保設備的正常運轉。

（三）防潮。潮濕環(huán)境會降低紙張強度，同時導致耐水性差的墨水擴散褪色，與永久保存登記類紙質檔案的要求相違背。為盡可能保障檔案防潮，庫房存放檔案的密集架架空鋪設在庫房地面，從而實現(xiàn)防潮。同時，庫房配備了空調和新風系統(tǒng)，24小時運行，保證庫房溫度控制在14℃-24℃，濕度控制在45%-60%，在適宜的溫濕度環(huán)境中盡可能延長紙質檔案壽命。

（四）防光。光是縮短紙張壽命的主要因素之一，自然光中的紫外線對紙張和字跡破壞最大，是防光的重點需要防護的一方面。為做好防光工作，檔案庫房在建設過程中將原有的窗戶封堵，安裝防爆白熾燈照明，定制密閉的密集柜存放檔案資料，減少了自然光、熒光燈中紫外線對于紙質檔案的損害。

（五）防塵和防有害氣體。檔案的防塵工作是檔案管理工作的必不可少的一點。北方每年春秋兩季都會出現(xiàn)沙塵暴天氣，灰塵是影響檔案制成材料耐久性的因素之一，灰塵會產生摩擦甚至腐蝕紙張，使紙質檔案受損。檔案庫房在建設階段采取全密閉無窗設計，整體密閉，只留有防盜門出入，最大限度預防灰塵對檔案的污染。

（六）防有害氣體。為更好的保護檔案，減少陽光和灰塵對檔案的損傷，庫房的建設多數(shù)采取密閉式，而這無形中造成庫房內的空氣無法流通。如果不采取有效措施，久而久之氣味難聞甚至會產生各種有害氣體，對檔案的保管和檔案管理人員都會造成不良影響。為此，我們在庫房里配置了新風系統(tǒng)，保證庫房良好的環(huán)境。

（七）防蟲、防霉。蟲蛀使紙張千瘡百孔，霉害污染紙張甚至使紙張粘連，這些破壞都是直觀且顯而易見的。在防蟲、防霉工作中，我們聘請了專業(yè)的蟲鼠公司定期查殺維護。在檔案柜里放置樟腦球，可以防蟲、防霉;在庫房內地面上放置粘鼠板，消滅老鼠和其他有害生物;在庫房墻面與地面交接處噴灑防蟲劑，保護檔案遠離蟲蛀。

二、庫房管理的軟建設——制度和人員方面的保障

有了良好的庫房建設基礎，還必須有相應的制度和人員做為輸出管理的配套措施，才能真正把庫房安全落到實處。為此，我們結合自己的管理經(jīng)驗，制定了《庫房管理規(guī)定》、《庫房管理人員職責》，以制度促規(guī)范，實現(xiàn)檔案庫房的科學管理。

（一）檔案庫房實行專人管理。每個庫房設定一名經(jīng)過專業(yè)培訓考核的庫房管理員，負責庫房內安全工作。庫房管理員每隔兩個小時巡查一次庫房，查看記錄庫房內溫濕度，認真做好庫房檢查工作。庫房管理員要定期進行消防培訓，熟練使用消防器材，具備應對火災的基本能力，未經(jīng)專業(yè)消防員允許，不得隨意移動庫房內消防設備。

（二）嚴格落實《庫房管理規(guī)定》。定期做好庫房內清潔衛(wèi)生，保持庫房干凈整潔;庫房內不得辦公、會客和餐飲;嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品和其他雜物。另外，除庫房管理員外，其他人員不得隨意出入庫房，必須進入時，由庫房管理員陪同。

（三）妥善完成檔案的保管和利用。庫房管理人員要做好檔案接收、移出、保管、銷毀、利用工作，并做好記錄;要嚴格檢查新接收入庫檔案，定期檢查庫存檔案，發(fā)現(xiàn)破損、霉變檔案及時處理，修復時必須采用正確的方式方法，避免二次損壞，如受潮檔案必須陰干，霉變檔案要用軟布將霉斑擦除干凈等。

或許我們在庫房建設及管理過程中仍有不足，但庫房“八防”準則，是我們一直堅守的底線。在以后的工作中，我們將再接再厲，為保護不動產檔案安全，維護廣大不動產權利人的利益繼續(xù)探索，做出更大貢獻。

參考文獻

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作者簡介：姬從敏（1973年-），女，大學本科，石家莊市不動產登記中心，館員，研究方向：檔案管理。