基層衛生和計劃生育檔案管理的現代化探究

姜艷華

【摘 要】基層衛生與計劃生育檔案管理是評估計生管理水平的重要組成部分，隨著社會發展不斷推進，人們逐步加強依法行政觀念，對計劃生育檔案管理工作提出了更高要求，需要對傳統的管理模式進行革新和優化，以更好地適應新時代的趨勢發展。在基層衛生與計劃生育管理中，檔案管理是其中必不可少的關鍵內容，如何摒棄落后的管理方式，促進基層衛生與計劃生育檔案管理往規范化、現代化、信息化的方向發展是當前繼續探究的重要課題。本文探討了基層衛生與計劃生育檔案管理的不足之處，并提出相應的解決對策，旨在為推進人口計生檔案提供參考依據。

【關鍵詞】基層衛生;計劃生育;檔案管理

【中圖分類號】R169 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-8714（2020）08-0289-01

伴隨信息化時代的來臨，現代化管理逐步滲透至各行各業中，這也對基層衛生及計劃生育檔案管理提出了革新要求，以往的管理方式已難以滿足信息化建設的需要，較難承擔海量檔案數據的采集、整合及開發工作，因此需轉換更有效的管理模式，將現代化管理理念落實到每項程序中，這樣有助于提升檔案管理的效率和質量[1]。

1 基層衛生與計劃生育檔案管理的不足

（一）對檔案管理缺乏重視

工作人員的管理意識淡薄，對相關檔案知識欠缺充分的認知度，同時存在注重業務管理而忽略檔案管理的現象，未從根本上將檔案管理作為自身工作的重要環節，和業務工作同推進、齊部署、共考核，造成部分單位在管理檔案時出現“不嚴”“不實”的狀況，并引發檔案管理的“形式化”及“口頭化”等問題。此外，加上基層衛生與計劃生育單位欠缺科學全面的檔案管理考核激勵體系，較難調動檔案管理人員的工作積極性，從而導致創新能力匱乏，無法形成良好的檔案管理氛圍。

（二）檔案管理制度尚不規范

檔案保存環境及管理者的綜合素養是影響檔案管理的重要因素，由于部分檔案室存儲空間狹窄，案卷數量龐大、內容復雜繁難，無法有效地在傳統模式下進行科學管理，只有建立高效的立卷規范制度，才能改善檔案資料遺失、規格不一致、質量低下、難以傳遞等問題[2]。此外，基層衛生和計劃生育檔案管理還發生大量信息失實的現象，一些單位未能嚴格履行工作職能，從而導致內部出現遺漏檔案、疏忽管理、文件造假等問題，難以確保檔案信息的可靠性、真實性以及檔案管理的公平性。

（三）檔案管理方式缺乏先進性

目前，我國基層衛生和計劃生育檔案管理機制還不健全，管理方式缺乏創新性和實效性，同時基層衛生和計劃生育檔案管理還未確定統一的規范要求以及業務標準，導致不少檔案處于放任自流的狀態，未能嚴格遵循檔案的立卷原則進行計劃生育資料的采集管理工作，且基本通過手工操作的形式完成歸檔工作，從而間接提升了檔案資料的出錯率，嚴重影響了檔案管理的質量和效率[3]。

2 基層衛生與計劃生育檔案現代化管理的對策

（一）強化檔案管理的信息化建設

通過加強信息化管理的人才及資源的投入力度，確保基層衛生與計劃生育檔案現代化管理穩定推進;同時，充分借助大數據算法、“互聯網+”、檔案管控軟件等信息技術，促進檔案管理工作效率的提升，加速實現管理數據之間的互聯互通，從“信息孤島”到“數據中心”，加強檔案資料的使用率和利用率，促使檔案管理和“政務服務+信息技術”相適應，以更好的服務于基層衛生與計劃生育檔案現代化管理。

（二）重視人才培養，組織專業的技能培訓

為了提升檔案管理人員的職能素養及專業能力，需將培養檔案管理人才計劃納入基層衛生與計劃生育單位發展戰略中，通過統籌規劃，科學布局，制定相應的人員培訓計劃表（附表1），為檔案管理工作打造堅實的人才基礎[4]。同時，通過組織專業的技能培訓，切實提升檔案管理人員的實踐技能與理論水平，使工作人員建立起本職工作和信訪檔案管理工作之間共同影響、共同促進、共同發展的理念，進一步加強管理的統籌工作，并促進業務執行和檔案管理相適應、相協調，實現人才促進發展，發展帶動人才的作用，利用人才的專業化激發基層衛生與計劃生育檔案管理的專業化。

（三）建立檔案管理的規范化標淮

在進行檔案著錄的過程中，可通過3個層次提高案卷著錄的效率，主要為：①對有顯著查考價值以及可反映復雜問題的檔案采取文件級著錄方式;②對重要度不高或是反映問題比較單一的檔案采取案卷級著錄方式;③對同1卷中的不同文件中含有相似或相同內容的檔案采取文件組合級著錄方式。將檔案管理流程與程序進行簡化和系統化，才可以切實加強基層衛生與計劃生育檔案管理的質量，進而促進檔案管理制度實現現代化管理，這樣不僅有助于明確不同檔案整理人員的職能分工，同時還改善了檔案立卷管理水平，便于文件信息的檢索、采集、應用與共享。

結 語

人口計生檔案是輔助人口及計劃生育政策制定的主要依據和憑證，具有重要的參考及利用價值，同時是做好基層衛生與計劃生育工作不可或缺的基礎性內容，通過文字+圖表的統計形式對真實情況進行詳細記錄，為今后的計生檔案管理工作提供創新的發展思路以及發展路徑。在新時代背景下，促進基層衛生和計劃生育工作向系統化、合理化、制度化發展，因此需不斷優化檔案管理工作流程，充分體現檔案管理工作的重要性和必要性，以進一步提升基層衛生與計劃生育工作檔案管理的水平，為促進社會經濟良性發展發揮積極的現實作用。

參考文獻

[1] 周吉，農初師，譚雄燕，等.基本公共衛生服務慢性病社區管理現狀分析[J].中國慢性病預防與控制，2017，25（4）：309-312.

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[3] 黃麗麗.基于新形勢下的計劃生育檔案管理工作探究要求[J].健康之友，2019，（15）：282-283.

[4] 王曉麗.衛生和計劃生育局檔案管理現代化探討[J].飲食保健，2019，6（10）：276-277.

[5] 吳新興.探析衛生和計劃生育藥具管理站檔案管理的發展現狀及其優化[J].低碳世界，2019，9（2）：321-322.