抓好學(xué)校檔案管理工作的策略及意義

趙建平

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，它對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律、延續(xù)歷史、開創(chuàng)未來(lái)有著很重要的價(jià)值。近年來(lái)，太原市第四實(shí)驗(yàn)學(xué)校的檔案管理工作做到了專人專管、持續(xù)規(guī)范，取得了很好的成效。在參與學(xué)校檔案管理工作的過程中，我不斷深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與理解，真正感受到了檔案工作在學(xué)校管理與發(fā)展中的作用。

一、檔案工作代表學(xué)校的形象

學(xué)校檔案工作有一套非常嚴(yán)密的程序和規(guī)章，資料的積累、整理、分類和記錄都會(huì)映射出學(xué)校的整體形象。資料齊全，查找迅速、準(zhǔn)確，能夠反映出一所學(xué)校穩(wěn)健求實(shí)的精細(xì)化管理水平；檔案管理人員的知識(shí)層次、對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和熟悉程度，以及他們待人接物的態(tài)度，能反映出學(xué)校的發(fā)展意識(shí)和規(guī)范化管理程度；檔案資料的存放與布局，現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案管理中的運(yùn)用程度，反映出一所學(xué)校管理的全盤統(tǒng)籌能力和“學(xué)校無(wú)小事，處處是教育”的落實(shí)程度。

同時(shí)，檔案室也是學(xué)校對(duì)外工作的門戶，許多單位或部門做外調(diào)時(shí)會(huì)第一時(shí)間接觸檔案管理人員，檔案管理人員的一言一行，代表的都不是個(gè)人，而是關(guān)系到外來(lái)人員對(duì)學(xué)校的整體印象。同時(shí)，來(lái)自各級(jí)各類單位的檢查和驗(yàn)收都會(huì)涉及到近年工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，查檔案是必要環(huán)節(jié)，每當(dāng)這個(gè)時(shí)候，檢查人員關(guān)注的就不僅僅是檔案中的具體數(shù)據(jù)，還有學(xué)校檔案管理的規(guī)范化水平，高效的檔案管理水準(zhǔn)能有效增加檢查人員對(duì)學(xué)校的美譽(yù)度。

由此可見，檔案室就是學(xué)校整體形象的縮影，一間小小的檔案室凝聚和集中了學(xué)校管理和運(yùn)行的方方面面，必須要認(rèn)真對(duì)待。

二、檔案工作能營(yíng)造教職工的愛校情懷

檔案管理人員每天都在不間斷地與教職工打交道。比如，每年的職稱評(píng)定，都會(huì)核實(shí)教師檔案；教師及其子女的社會(huì)化活動(dòng)，也要來(lái)查對(duì)檔案。另外，每次來(lái)查對(duì)檔案都是臨時(shí)和隨機(jī)的，有些學(xué)校的檔案管理人員不是專職人員，平時(shí)事情比較多，言談舉止必須非常注意，要盡量避免說(shuō)“顧不上”“一會(huì)兒”之類的話語(yǔ)，而要代之以“您來(lái)吧，馬上查”“麻煩您稍等一下”。因?yàn)槔蠋焸儗?duì)檔案工作的情緒會(huì)直接帶到教學(xué)環(huán)節(jié)中去，如果在這里碰了“釘子”，很可能會(huì)把怨氣帶給學(xué)生。反之，如果檔案管理人員讓教師順利、愉快地完成查對(duì)，教師也會(huì)覺得學(xué)校管理很規(guī)范，事無(wú)巨細(xì)，無(wú)形中產(chǎn)生的愉悅感、認(rèn)同感會(huì)生發(fā)出愛校如家的情懷。

因此，做檔案工作的人，雖然身處小小的檔案室，但是要心系一個(gè)大學(xué)校。這不僅是愛崗敬業(yè)的真實(shí)寫照，還能體現(xiàn)出大局意識(shí)，更是學(xué)校管理不可忽略的重要環(huán)節(jié)。

三、檔案工作對(duì)學(xué)校文化建設(shè)至關(guān)重要

檔案的積累，可以清楚地看到學(xué)校每一段歷史發(fā)展的足跡，沒有檔案記錄，就失去了學(xué)校發(fā)展的歷史。

從學(xué)校歷任校長(zhǎng)提出的辦學(xué)理念，到將這些理念轉(zhuǎn)變?yōu)閺V大教職工自覺行動(dòng)的具體實(shí)踐；從各個(gè)時(shí)期學(xué)校全方位的制度建設(shè)，到實(shí)際執(zhí)行制度的有效性；從學(xué)校提出的發(fā)展目標(biāo)，到社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的認(rèn)可程度；從本校教師歷次大賽獲獎(jiǎng)，到他們?cè)趯W(xué)科教學(xué)中的知名度……這些都會(huì)在檔案中有所體現(xiàn)。因此，只要對(duì)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真研究和總結(jié)，就能肯定成績(jī)，發(fā)揚(yáng)長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)，同時(shí)準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)每一個(gè)辦學(xué)階段和每項(xiàng)決策的不足，力求克服和糾正，進(jìn)一步提煉出適合社會(huì)要求和本校實(shí)際情況的學(xué)校發(fā)展觀、價(jià)值觀，逐步形成能夠時(shí)時(shí)激勵(lì)教職工恪盡職守、努力工作的學(xué)校文化。

讓檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這對(duì)于學(xué)校的規(guī)范管理和風(fēng)氣引導(dǎo)至關(guān)重要。因?yàn)樵跈n案室里留存的很多資料，都凝結(jié)著學(xué)校幾代甚至十幾代人的智慧和經(jīng)驗(yàn)，是不同時(shí)期的教職工在當(dāng)時(shí)的歷史環(huán)境下苦苦探索出來(lái)的。認(rèn)真翻閱學(xué)校的歷史檔案，對(duì)于校園文化的延續(xù)很有必要。然而在現(xiàn)實(shí)中，有些校長(zhǎng)任職以后，往往只是憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)提出一系列辦學(xué)理念，并對(duì)學(xué)校原來(lái)的制度進(jìn)行大量修改，卻沒有通過檔案研究學(xué)校的發(fā)展歷程，很容易造成學(xué)校文化建設(shè)斷檔。所以，要讓學(xué)校文化得以傳承，重視檔案工作必不可少。

四、學(xué)校檔案為教學(xué)評(píng)估提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料

教學(xué)評(píng)估是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，對(duì)學(xué)校的建設(shè)、改革和管理有著至關(guān)重要的促進(jìn)作用，不僅能有效提高學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量，而且會(huì)給學(xué)校管理注入生機(jī)和活力。通過評(píng)估，使學(xué)校的辦學(xué)思路更加清晰，教學(xué)工作的中心地位更加突出，教學(xué)投入得到增加，辦學(xué)條件得以改善，管理更加規(guī)范科學(xué)。

教學(xué)評(píng)估需要以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ)。學(xué)校教學(xué)檔案來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、門類多樣，往往真實(shí)反映了教學(xué)的客觀規(guī)律，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的教學(xué)水平。在教學(xué)評(píng)估中，從檔案中得到的信息是最基本、最準(zhǔn)確和最有依據(jù)性的。因此，學(xué)校檔案在教學(xué)評(píng)估中所發(fā)揮的作用是別的東西所無(wú)法替代的，它直接影響著教學(xué)評(píng)估的結(jié)果和學(xué)校的辦學(xué)水平，這就給學(xué)校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，必須從各個(gè)方面完整落實(shí)相關(guān)制度。

教學(xué)檔案要保存完整。齊全的教學(xué)檔案是準(zhǔn)確反映教學(xué)情況的基本要素。有的學(xué)校不太重視教學(xué)檔案的完整保存，總覺得這些東西可有可無(wú)，雖然把各項(xiàng)教學(xué)檔案都進(jìn)行了留存，但是因?yàn)槿鄙俦匾臍w檔整理，需要尋找的時(shí)候可能要翻遍所有的資料柜才能找得到，甚至有的學(xué)校檔案資料都沒有完整保存，這樣會(huì)給教學(xué)評(píng)估工作帶來(lái)很多障礙。因此，要做好教學(xué)評(píng)估工作，必須要保證資料的完整性。

教學(xué)檔案要管理規(guī)范。有些學(xué)校對(duì)檔案沒有學(xué)校層面的集中統(tǒng)籌，沒有健全的檔案管理規(guī)章制度和有效考核。這樣就難免造成檔案管理的隨意性比較突出，有的兼職人員多年不參加培訓(xùn)，管理工作信息不通、缺少新意。事實(shí)上，要想做好學(xué)校的檔案管理工作，制定完善的規(guī)章制度必不可少，它可以很好地規(guī)范檔案管理人員的行為，促使他們嚴(yán)格要求自己，不斷提升工作能力。

教學(xué)檔案要實(shí)事求是。這項(xiàng)工作要求檔案管理人員有較強(qiáng)的原則性、不打折扣的細(xì)致程度和高度的責(zé)任心。有的學(xué)校為了在檢查驗(yàn)收和評(píng)估中拿到高分，臨時(shí)拼湊教學(xué)檔案，甚至把不符合驗(yàn)收指標(biāo)的部分進(jìn)行修改，這本身就嚴(yán)重違反了職業(yè)道德，以這樣的檔案資料為依據(jù)的學(xué)校教學(xué)評(píng)估根本沒有意義，所以必須從源頭上加以遏制。

總之，學(xué)校檔案工作并不像許多人想象的那么簡(jiǎn)單，它是學(xué)校管理工作中一個(gè)不容忽視的領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，必須從各個(gè)方面規(guī)范管理、嚴(yán)格落實(shí)，使其有效推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的穩(wěn)步開展。

（作者單位：太原市第四實(shí)驗(yàn)中學(xué)）