試析機關(guān)檔案管理工作的優(yōu)化策略

摘要：檔案管理是機關(guān)管理工作中的組成部分，是單位發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時也是單位進行精神文明教育的重要資料。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，我國機關(guān)檔案管理從管理理念、管理方式到管理手段也隨之發(fā)生著變革，在不斷進步的同時也存在著一些問題和缺陷。本文從優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)、落實檔案維護經(jīng)費、加強檔案資源體系建設(shè)、保障優(yōu)質(zhì)檔案資源的收集力度入手，提出保障檔案管理工作質(zhì)量一些淺見。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;檔案管理;檔案資源

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度普及的當下，機關(guān)檔案管理也逐步實現(xiàn)了現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，也帶來了檔案資源的極大豐富。檔案資源的豐富也帶了檔案管理人員力量不足、維護經(jīng)費不足、檔案資源體系建設(shè)不足、優(yōu)質(zhì)檔案資源收集力度不足等一系列問題，解決這些問題才能保障檔案管理工作成效。

一、機關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.部分單位檔案管理人員力量不足

一方面是隨著現(xiàn)有檔案資源的日益增多、檔案管理服務(wù)范圍的不斷擴大，現(xiàn)有人員編制不能滿足需要;另一方面，部分檔案管理人員專業(yè)化程度不夠高，大部分未接受系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，尚不能滿足數(shù)字檔案工作需要。

2.部分單位檔案維護經(jīng)費不足

一方面檔案維護經(jīng)費停留在過去的維護標準中，對新情況沒有增加預(yù)算編制;另一方面部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，意識不到檔案資料的重要性，檔案維護經(jīng)費不能按時足額撥付。

3.檔案資源體系建設(shè)不足

檔案資源體系建設(shè)中呈現(xiàn)出“三多三少”的特點，即文書檔案多，科技檔案、專門檔案少;紙質(zhì)檔案多，照片、音像等特殊載體檔案少;主渠道檔案多，新領(lǐng)域檔案少。除傳統(tǒng)檔案分類外，諸如民生檔案、名人檔案、地方特色檔案、實物檔案等各門類的檔案管理并未全部納入管理范圍。體系建設(shè)存在偏科現(xiàn)象，不能有效滿足社會需求。

4.優(yōu)質(zhì)檔案資源收集力度不足。

優(yōu)質(zhì)檔案資源具有內(nèi)涵豐富、載體多樣、數(shù)量稀少、范圍分散等特點，收集難度很大，造成檔案部門對分散管理的、有保存利用價值的各類檔案資源缺乏有效監(jiān)管和收集。

二、檔案管理工作完善措施

1.逐步配齊配強人員力量

根據(jù)館藏數(shù)量和實際工作需要，研究建立人員編制動態(tài)調(diào)整機制，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，不斷加強檔案人才隊伍建設(shè)，積極引進專業(yè)技術(shù)人才，加強教育培訓(xùn)，努力提高人才隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)。探索市場化運作，對外購買業(yè)務(wù)服務(wù)、數(shù)字化加工、檔案整理規(guī)范等檔案服務(wù)，確保檔案工作正常開展。

2.持續(xù)加大對檔案工作的資金投入

積極爭取財政支持，使檔案維護經(jīng)費逐步落實到位，確保及時、有效、安全地保管好、維護好不可再生的檔案資源。做好年度預(yù)算，積極對上爭取，整合各類資金資源，配齊配足各類配套設(shè)施設(shè)備，進一步完善提升檔案服務(wù)功能。

3.全力構(gòu)筑底蘊深厚、層次合理的檔案資源體系

一是優(yōu)化檔案資源體系。認真開展調(diào)查研究，摸清基礎(chǔ)情況，豐富、細化、拓展檔案收集接收范圍，對檔案門類、數(shù)量、管理情況等方面開展調(diào)查分析，拓展檔案資源接收范疇，建立門類豐富、結(jié)構(gòu)合理、載體多樣的檔案資源體系。

二是強化檔案資源的社會服務(wù)功能。積極開展檔案寄存工作，特別是企業(yè)檔案、歷史檔案及民間珍貴檔案的寄存，注重檔案形成主體的多樣性;設(shè)立地方文件檔案信息中心，制定工作方案，開展收集地方各單位已公開現(xiàn)行文件，為廣大人民群眾提供查閱黨和國家方針、政策等方面的政務(wù)信息，為豐富館藏檔案資源增添新的內(nèi)容。

三是建設(shè)數(shù)字檔案館，將涉及民生、群眾急用的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，搭建專門的民生檔案管理服務(wù)平臺，方便群眾查閱利用。

4.多措并舉，強化優(yōu)質(zhì)檔案資源的征集力度

一是加大對檔案征集工作的宣傳力度。通過報紙、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒，依靠各類展覽、畫冊等靜態(tài)手段和征集工作進社區(qū)、進校園、舉辦宣傳月等動態(tài)宣傳手段，取得社會各界對優(yōu)質(zhì)檔案文化資源庫建設(shè)的支持，提高征集檔案的社會意識。

二是明確專職檔案征集人員，主動尋找檔案征集線索，印發(fā)專題檔案材料接收征集文件，聘請具有各類專長的人員，幫助開展檔案征集工作。對具有歷史意義的珍貴檔案，采取跟蹤的辦法進行征集。在征集過程中要注重保持檔案的原始性、連續(xù)性，對能夠反映地方特色的照片、著作、證書和宣傳報道材料要重點予以保護。

三是加大對檔案文化資源的依法接收力度。摸底、查明重點檔案的歸屬去向，依法將移交單位的重點檔案列入接收計劃，強化優(yōu)質(zhì)檔案資源的整合力度。

四是引入市場機制，創(chuàng)新征集模式。一方面開展署名收藏。采取市場化的運作模式，通過與移交方簽訂收藏協(xié)議，明確雙方在移交補償費用、作品產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)等方面的權(quán)利與義務(wù)。另一方面開展有償征購。可嘗試“有償+協(xié)作”模式，與相關(guān)檔案館、圖書館、博物館等單位有償開展珍貴資源拷貝等，豐富優(yōu)質(zhì)檔案資源。

五是完善征集網(wǎng)絡(luò)，延伸接收平臺。謀劃和構(gòu)建多體制、大范圍的征集網(wǎng)絡(luò)和接收平臺，形成檔案資源供給渠道的常態(tài)化。一方面建立檔案資源征集網(wǎng)絡(luò)。如圖片征集網(wǎng)絡(luò)，家譜資料征集網(wǎng)絡(luò)，非物質(zhì)文化資源征集網(wǎng)絡(luò)，名人資料征集網(wǎng)絡(luò)等，借勢文化工作者的專業(yè)特長，豐富檔案文化建設(shè)資源。另一方面建立區(qū)域文化社團聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)。積極組織或主辦、協(xié)辦各文化社團有關(guān)活動，與各社團組織建立相關(guān)文化資源普查、征集、聯(lián)系制度，充分發(fā)揮社會力量在檔案資源建設(shè)中的生力軍作用

三、結(jié)論

檔案工作是機關(guān)單位工作的重要組成部分，與經(jīng)濟社會的發(fā)展密切相關(guān)，重視和搞好檔案工作，是社會經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展的必然要求。只有重視和搞好檔案工作，充分保障人員力量、資金投入以及加強檔案資源體系建設(shè)、強化檔案資源征集力度，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠有效推動機關(guān)檔案管理工作的發(fā)展與進步。

作者簡介：作者簡介：趙慧（1969-），女，漢族，山東泰安人，檔案館員，本科，研究方向：主要從事檔案管理工作。