事業(yè)單位文書檔案的管理分析

譚春紅

這些年來，許多事業(yè)單位管理的理論研究文章如同雨后春筍一般，然而很多事業(yè)單位仍然缺乏科學(xué)的事業(yè)單位文書檔案管理工作體系。許多的專家學(xué)者，已經(jīng)針對事業(yè)單位管理的相關(guān)問題進(jìn)行了一一分析，并提出了獨(dú)到的見解和對策。筆者基于事業(yè)單位文書檔案管理，在歸納分析的基礎(chǔ)上，初步提出改革事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效策略，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作效率提升。

1.文書檔案管理工作的現(xiàn)狀?

據(jù)數(shù)據(jù)分析，許多事業(yè)單位的管理工作，展現(xiàn)出了較強(qiáng)的實(shí)踐能力，這和他們的重視培養(yǎng)管理人才是分不開的。但是由于許多事業(yè)單位都過于注重管理人才技能提升，不重視文書檔案管理體系的設(shè)置，以至于許多事業(yè)單位只有管理人才沒有管理體系，根本不能適應(yīng)事業(yè)單位文書檔案管理的工作要求。這就說明事業(yè)單位缺失管理體系的問題是十分嚴(yán)重的，我們必須重視這個(gè)問題，并在事業(yè)單位機(jī)構(gòu)體系改革中逐步增加文書檔案管理的比重。總的來說，事業(yè)單位文書檔案管理工作存在兩個(gè)方面的問題：

1.1管理者不理解文書檔案管理體系的重要性

筆者了解到許多事業(yè)單位中層管理人員，并不清楚文書檔案管理的含義何在，或者自己的話總結(jié)不到位，也不知道加強(qiáng)文書檔案管理對事業(yè)單位未來發(fā)展方向的巨大幫助。根據(jù)問卷調(diào)查，許多人員認(rèn)為文書檔案管理對他們的業(yè)務(wù)能力提高有所幫助，但是他們還是更傾向于業(yè)務(wù)能力提升，不太愿意花時(shí)間研究文書檔案管理這方面。還有些人員深受傳統(tǒng)觀念影響，排斥信息化，不愿意使用現(xiàn)代化設(shè)備。其次，部分人員不善于整合信息技術(shù)和傳統(tǒng)文書檔案管理，更不會(huì)主動(dòng)獲取外界的教育資源，不及時(shí)更新信息化知識儲(chǔ)備。[1]

1.2未建立有效的文書檔案管理體系

暴露這些問題的根本原因，就是因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位管理工作，已經(jīng)偏離了事業(yè)單位文書檔案管理的實(shí)際。很多事業(yè)單位表面上都在倡導(dǎo)實(shí)用性，建立嶄新文書檔案管理體系，但是形式主義比比皆是，許多中層管理者根本不重視文書檔案分類，認(rèn)為這是十分枯燥無味，文書檔案管理是沒有效果的。這些事業(yè)單位的現(xiàn)象，都說明我們的事業(yè)單位并沒有“從實(shí)際出發(fā)”，偏離了文書檔案管理的建設(shè)路線。[2]

2.提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的方式：

2.1深刻認(rèn)識到事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

文書檔案管理信息化就是為了給事業(yè)單位打造一個(gè)高效的管理環(huán)境，因此，事業(yè)單位必須讓中層管理者意識到建立事業(yè)單位文書檔案管理體系的重要性。并且，對于一些管理工作出現(xiàn)問題，要經(jīng)常和管理者聯(lián)系，聯(lián)手解決文書檔案管理存在的問題，增強(qiáng)彼此的交流。工作人員應(yīng)當(dāng)和管理者一起分析問題，并找到問題產(chǎn)生的關(guān)鍵點(diǎn)，從而有針對性的解決。

2.2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

許多文書檔案管理人員并沒有重視文書檔案管理的深度和廣度，他們只是得過且過，對文書檔案管理工作不加思考。雖然這樣看起來很有條理性，然而沒有對具體管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致事業(yè)單位管理工作滯后。所以，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)就顯得非常重要，這讓管理人員可以多加思考。管理人員不要盲目建立管理體系，應(yīng)該先做好事業(yè)單位調(diào)查研究，再進(jìn)行相關(guān)改革舉措，在實(shí)踐中不斷提升自己的素養(yǎng)。在未來現(xiàn)代化的教育發(fā)展中，傳統(tǒng)文書檔案管理模式已經(jīng)不合時(shí)宜。信息技術(shù)的興起極大地改善了傳統(tǒng)文書檔案管理，但也深刻沖擊著文書檔案管理的固有領(lǐng)地。管理文檔的方法變得多種多樣。[3]

2.3嘗試?yán)矛F(xiàn)代信息化手段

只有利用現(xiàn)代化管理手段，在未來改革浪潮中才不會(huì)被淘汰。首先，事業(yè)單位要摒棄不合理的傳統(tǒng)管理觀念，積極嘗利用信息化管理，積極探索多樣化的文書檔案管理方式，交流先進(jìn)的技術(shù)，高效地進(jìn)行信息的收集。在業(yè)余時(shí)間，事業(yè)單位工作人員進(jìn)行基本知識學(xué)習(xí)。除了學(xué)習(xí)信息技術(shù)理論知識，管理者要在實(shí)踐中熟練運(yùn)用信息化設(shè)備，拓寬獲取信息的渠道，強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)信息檢索及整合，利用電子圖書館、知名大學(xué)網(wǎng)站等各種現(xiàn)代信息資源，進(jìn)行有關(guān)學(xué)科各類信息的匯總。

可以說，現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，深刻影響了傳統(tǒng)文書檔案管理模式，改變了事業(yè)單位文書檔案管理工作。在這種背景下，文書檔案管理人員不應(yīng)該自怨自艾，而要端正態(tài)度，坦然面對新興技術(shù)崛起，并且不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書檔案管理方法，培養(yǎng)自己自主學(xué)習(xí)的能力，科學(xué)高效地用新媒介獲取新知識。事業(yè)單位文書檔案管理工作人員還要注意不斷提高自身計(jì)算機(jī)水平，建立科學(xué)的事業(yè)單位文書檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)

[1]黃淑蘭.有機(jī)整合資料? 追溯歷史價(jià)值——機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書文書檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：101-102.

[2]陳弘毅.建設(shè)具有質(zhì)量計(jì)量檢測機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字化文書檔案管理系統(tǒng)探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（17）：61-63.

[3]任艷，李慧玲.信息化時(shí)代優(yōu)化事業(yè)單位文書文書檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：102-103.