辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

任建云 李瑞芳

在辦公室文秘工作開展過程中，其許多工作都是作為領(lǐng)導(dǎo)工作的協(xié)助，這也使文秘工作的質(zhì)量會對領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程和效率帶來直接的影響。因此在實(shí)際工作中需要準(zhǔn)確把握好領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)和工作進(jìn)程，并對各個環(huán)節(jié)的時間要求進(jìn)行明確，提前做好準(zhǔn)備工作。另外，在文秘工作中，對于領(lǐng)導(dǎo)做出的決策，還需要利用文字準(zhǔn)確表達(dá)并制成文件，及時針對文件發(fā)布后的反饋進(jìn)行收集，并針對具體的執(zhí)行情況和結(jié)果進(jìn)行了解，及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)。因此在當(dāng)前電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視，并積極探索有效的措施來文秘工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此來促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、辦公室文秘工作的重要性

在電力企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室工作發(fā)揮著極為重要的作用。特別是隨著電力企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展壯大，辦公室承擔(dān)的工作量也呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢。在當(dāng)前電力企業(yè)辦公室工作開展過程中，其主要以行政管理和日常管理作為具體的工作內(nèi)容，而且承擔(dān)著企業(yè)指認(rèn)傳導(dǎo)的重要責(zé)任，需要在日常工作中重視工作中的細(xì)節(jié)管理，這樣才能夠準(zhǔn)確明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖，將向員工進(jìn)行有效傳達(dá)。企業(yè)與外部溝通的工作也是辦公室文秘工作中的重要內(nèi)容，文秘工作需要做好企業(yè)內(nèi)部人員溝通的基礎(chǔ)上，還需要做好與上下級及其他業(yè)務(wù)部門之間的溝通，因此對于文秘人員綜合素質(zhì)具有較高的要求。在實(shí)際工作中，文秘人員在工作開展過程中還需要保持相應(yīng)的原則。文秘人員每天工作量都較大，這就需要保持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，并準(zhǔn)確掌握企業(yè)的規(guī)章制度，在日常工作中要不斷的規(guī)范和約束自身的行為，重視自身綜合素質(zhì)的提升。在日常工作之余，文秘人員還需要根據(jù)自身能力做好崗位工作的統(tǒng)籌，充分的運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步提高文秘工作的整體質(zhì)量和水平。特別是要能夠準(zhǔn)確完成指令的傳達(dá)，強(qiáng)化自身的溝通和協(xié)調(diào)能力，這樣才能為文秘工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、辦公室文秘工作的優(yōu)化策略

強(qiáng)化辦公室文秘人員的服務(wù)意識。在當(dāng)前電力企業(yè)實(shí)際發(fā)展過程中，辦公室文秘人員處于企業(yè)管理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的中心位置，這就要求辦公室文秘人員要樹立良好的服務(wù)理念，增強(qiáng)自身工作的實(shí)效性，充分的發(fā)揮出文秘工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。在具體工作實(shí)施過程中，需要以服務(wù)企業(yè)長期發(fā)展和促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良性溝通作為工作的出發(fā)點(diǎn)和立腳點(diǎn)，基于企業(yè)發(fā)展過程中各項(xiàng)工作做好協(xié)調(diào)工作，全面提高服務(wù)的效率。特別是在對外聯(lián)系和溝通過程中，文秘人員直接代表著企業(yè)的形象，這就更需要在實(shí)際工作中強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，為電力企業(yè)在社會上樹立良好的形象，增強(qiáng)電力企業(yè)在市場上的影響力。

健全并落實(shí)辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度。為了能夠提高辦公室文秘工作的效率，電力企業(yè)還需要在日常工作中積極促進(jìn)各項(xiàng)制度和措施的落實(shí)，以此來推動各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化。因此在實(shí)際工作中需要與當(dāng)前文秘工作崗位要求相結(jié)合，積極制定和完善與文秘人員相關(guān)的各項(xiàng)管理制度，進(jìn)一步規(guī)范文秘工作的職責(zé)和流程，并確保各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)文秘工作的制度化和規(guī)范化。同時作為文秘人員，在實(shí)際工作也需要嚴(yán)格遵循各項(xiàng)制度，服務(wù)上級監(jiān)督和管理，強(qiáng)化與部門和同事之間的協(xié)調(diào)和溝通，通過營造良好的工作氛圍，從而促進(jìn)自身工作效率和質(zhì)量的提升。

加強(qiáng)對文秘人員的管理和培訓(xùn)。由于文秘人員綜合素質(zhì)與辦公室工作效率和工作質(zhì)量具有直接的關(guān)系。這就需要電力企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中需要重視引進(jìn)優(yōu)秀的文秘人員，并制定嚴(yán)格的選拔制度和人才招聘制度，打造一支高素質(zhì)和專業(yè)水平過硬的文秘隊(duì)伍。針對于文秘人員，企業(yè)還要構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)制度，強(qiáng)化對文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想政治教育，使其能夠了解相關(guān)的政策法規(guī)和相關(guān)理念，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)，并要對其他學(xué)科的相關(guān)知識有一定的了解和掌握。另外，還要強(qiáng)化對文秘人員服務(wù)態(tài)度和工作技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)和勤勞奉獻(xiàn)的精神，并在實(shí)際工作中能夠運(yùn)用創(chuàng)新思維來提高對問題的解決能力。

重視文秘工作方式的創(chuàng)新。作為辦公室文秘人員，在重視與普通員工聯(lián)系的同時，還要密切與領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系。在日常工作中面對一些新情況和新問題，文秘人員要重視自身創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，在實(shí)際工作中積極推進(jìn)工作方式方法的創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，認(rèn)清形勢，積極面對挑戰(zhàn)，強(qiáng)化自身的創(chuàng)新能力，這樣才能將創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識有效的融入到日常工作中來，進(jìn)一步提高文秘工作的實(shí)效性。

三、結(jié)論

當(dāng)前面對市場的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這種新形勢下，電力企業(yè)要對辦公室文秘工作給予充分的重視，全面提高文秘人員的工作能力和綜合素質(zhì)。文秘人員也需要端正工作態(tài)度，重視自身服務(wù)意識的提升，做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，為電力企業(yè)的健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

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