對信息化背景下文書檔案管理的幾點(diǎn)探討

齊莉莉 趙盼盼 蔣楠

摘要：當(dāng)前我國很多企業(yè)都普遍存在文書檔案管理過程復(fù)雜、效率低下等問題，這些問題的出現(xiàn)與文書檔案管理方式落后、管理制度不規(guī)范等有重要關(guān)系，在信息化背景下有效促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化，不斷提升文書檔案管理的效果十分迫切?；诖耍疚木吞骄繉⑿畔⒒夹g(shù)引入企業(yè)文書檔案管理中，以此優(yōu)化文書檔案管理的流程，規(guī)范化文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效果的全面提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息化;規(guī)范化;流程;效果

當(dāng)前的時代是信息技術(shù)盛行的時代，各個行業(yè)都開始離不開信息化技術(shù)，文書檔案管理行業(yè)也一樣，有效對信息化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，能夠提升管理的效率，促進(jìn)管理過程更為規(guī)范。不過當(dāng)前我國很多企業(yè)并沒有對信息化建設(shè)提升重視度，導(dǎo)致部門工作面臨著嚴(yán)重的問題，工作效率極其低下。在企業(yè)不斷深化發(fā)展的過程中，文書檔案信息資料不斷增多，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)表現(xiàn)出很大的不足和缺陷，亟待對其進(jìn)行健全和完善，因此做好信息化建設(shè)十分關(guān)鍵。此外，在信息化建設(shè)和運(yùn)用的過程中，也要做好風(fēng)險防范，提升安全管理的有效性。

一、文書檔案管理信息化的概述

（一）文書檔案管理信息化的含義

文書檔案管理信息化指的是利用信息化技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行管理，通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)系統(tǒng)等對文書檔案資料進(jìn)行收集、處理、歸檔、保存等的活動。在當(dāng)前，文書檔案管理信息化已經(jīng)成為了文書檔案管理工作的大趨勢，其有助于實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率的提升，并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況對各個管理流程進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)管理整個流程的規(guī)范化、科學(xué)化、準(zhǔn)確化。

（二）信息化技術(shù)為文書檔案管理工作帶來的有利作用

信息化技術(shù)改變了文書檔案管理的模式，不僅為該項(xiàng)工作帶來了較大的生機(jī)與活力，而且對工作流程、工作規(guī)范、工作內(nèi)容等都進(jìn)行了改變，使文書檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇，賦予了新的活力。具體來看，信息化技術(shù)為文書檔案管理工作帶來的有利作用有以下幾方面：

1.提升了文書檔案管理的效率

通過在文書檔案管理過程中引入信息化技術(shù)，構(gòu)建對應(yīng)的信息系統(tǒng)，能夠通過系統(tǒng)對企業(yè)各個層面的文書檔案資料進(jìn)行收集和傳遞，文書檔案管理者不用再跑到有關(guān)的部門等待相關(guān)人員對資料進(jìn)行尋找或者收集了，這就能夠節(jié)省收集資料的時間。同時，借助于信息化技術(shù)，系統(tǒng)還可以自動對有關(guān)的信息進(jìn)行篩選、分類等，文書檔案管理者不用再花費(fèi)更多的精力來對各種各樣的資料進(jìn)行篩選和分類，有更多的時間來思考如何對工作進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化等，這不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理效率的提升，而且對工作創(chuàng)新具有較大的意義。

2.有助于促進(jìn)文書檔案管理工作流程的優(yōu)化

在運(yùn)用信息系統(tǒng)對文書檔案進(jìn)行管理的時候，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對系統(tǒng)模塊進(jìn)行設(shè)定，比如設(shè)定文書檔案信息收集模塊、資料分類模塊、各個部門文書檔案信息存儲模塊等，這樣文書檔案管理者就能夠嚴(yán)格依據(jù)各個模塊的功能、作用等來開展工作，對各項(xiàng)有關(guān)的文書資料進(jìn)行科學(xué)匯總和保存，避免工作過程的混亂，不斷提升工作的規(guī)范性，促進(jìn)工作流程的優(yōu)化。

3.有助于促進(jìn)文書檔案管理價值的發(fā)揮

企業(yè)對文書檔案資料進(jìn)行保存的主要目的是為了對其進(jìn)行運(yùn)用，而在傳統(tǒng)模式下，以紙質(zhì)形式對其進(jìn)行保存，在需要運(yùn)用某項(xiàng)資料信息的時候，往往要花費(fèi)很多時間去尋找，且久而久之容易毀損或者丟失，難以實(shí)現(xiàn)其運(yùn)用效果的提升。通過信息化技術(shù)的運(yùn)用，則能夠?qū)⑵湟噪娮影娴男问奖４嫫饋恚⒏鶕?jù)具體內(nèi)容對其進(jìn)行命名，這樣在需要用的時候就可以直接搜索名字而調(diào)取出來，不僅快捷而且不容易毀損、丟失等，這就能夠促進(jìn)檔案運(yùn)用價值的提升，使檔案更好地發(fā)揮自身的價值。

二、信息化背景下文書檔案管理的措施

信息化背景下，文書檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)要綜合分析信息化的作用，結(jié)合自身的文書檔案管理部門現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行信息化技術(shù)的引進(jìn)，使其更好地引領(lǐng)文書檔案管理效果的提升。

（一）構(gòu)建科學(xué)的硬件和軟件設(shè)備

硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，企業(yè)只有結(jié)合自身的情況及時進(jìn)行這些基礎(chǔ)設(shè)施的引進(jìn)，才可以為文書檔案管理工作更好地開展信息化機(jī)建設(shè)做好保障。當(dāng)前我國很多企業(yè)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作不注重或者考慮資金成本等問題，而不注重硬軟件設(shè)備的引入，影響了文書檔案管理信息化的進(jìn)程。在新時代背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對自身的傳統(tǒng)思想觀念進(jìn)行改革，不能一味地考慮信息化建設(shè)的成本問題，而要對其積極作用進(jìn)行深入認(rèn)識，明確信息化建設(shè)的優(yōu)勢，促進(jìn)思想觀念的優(yōu)化，以更好地進(jìn)行設(shè)備的引入。一方面要根據(jù)文書檔案管理崗位、人員等引進(jìn)對應(yīng)數(shù)量的計算機(jī)設(shè)備，另一方面還要結(jié)合部門具體工作進(jìn)行軟件系統(tǒng)的開發(fā)或者引進(jìn)。需要注意的是，在對軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)或者引進(jìn)的時候，一定要考慮到其實(shí)用性、操作性等問題，確保系統(tǒng)與企業(yè)工作相適應(yīng)，有較高的兼容性。

（二）建立規(guī)范的文書檔案管理制度

近年來，傳統(tǒng)的文書檔案管理制度已經(jīng)不再適用于信息化背景，企業(yè)必須要結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，構(gòu)建新的制度體系。第一，要結(jié)合文書檔案管理的整體工作情況進(jìn)行部門規(guī)章制度的設(shè)立，為部門明確工作目標(biāo)、工作任務(wù)、工作方向等，使部門員工都能夠在明確的制度規(guī)定下開展工作。同時，還要結(jié)合各個崗位的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行崗位規(guī)章制度的建設(shè)，使各個崗位員工都能夠有明確的工作內(nèi)容，職業(yè)操守等，嚴(yán)格依據(jù)制度來開展工作。第二，要結(jié)合文書檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行崗位劃分，確保所劃分的崗位具有較強(qiáng)的科學(xué)性，能夠更好地對工作進(jìn)行分解，提升員工工作的積極性。還要結(jié)合具體崗位的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行權(quán)限的設(shè)定，使各位人員都可以在權(quán)限內(nèi)開展工作，不斷提升工作的有效性。第三，要構(gòu)建科學(xué)的績效考核制度。要根據(jù)部門工作構(gòu)建對應(yīng)的考核制度，定期對員工進(jìn)行考核，使員工有一定的工作壓力，積極主動地開展工作，不斷學(xué)習(xí)新知識，提升工作的適應(yīng)力，促進(jìn)工作效率和質(zhì)量的提升。在考核之后，還要對員工進(jìn)行獎懲，對考核結(jié)果好的員工進(jìn)行獎勵，而對考核結(jié)果不好的員工進(jìn)行懲罰，使員工提升工作的動力，形成良好的競爭局面。

（三）做好系統(tǒng)安全防護(hù)工作

在信息化背景下開展文書檔案管理工作，還需要做好系統(tǒng)安全防護(hù)。當(dāng)前雖然我國信息化技術(shù)水平不斷提升，各個行業(yè)對信息化的運(yùn)用更為普遍，但是計算機(jī)被病毒入侵、信息資料被盜取的現(xiàn)象也層出不窮，這些問題的產(chǎn)生都警示我們要加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)。對于企業(yè)來說，文書檔案資料信息是重要信息，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展前途、發(fā)展方向以及決策信息等，所以必須要對其做好安全管理，提升信息資料的安全性。這就要求企業(yè)要結(jié)合信息系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行防護(hù)系統(tǒng)的構(gòu)建，可以在企業(yè)中設(shè)置專門的信息安全防護(hù)崗位，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，找出系統(tǒng)中的漏洞和隱患，并及時對其進(jìn)行解決，確保系統(tǒng)順利運(yùn)行。同時還要讓員工在自身的計算機(jī)中安裝有關(guān)的防護(hù)軟件，對計算機(jī)進(jìn)行實(shí)時保護(hù)，做好防護(hù)。還要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)員工樹立較高的安全意識，時刻認(rèn)識到安全管理的重要性。

（四）加強(qiáng)員工計算機(jī)技能培訓(xùn)與教育

信息化背景下有效開展文書檔案管理工作，離不開文書檔案管理者綜合素質(zhì)與技能的提升。因?yàn)樾畔⒒ぷ髋c傳統(tǒng)的手工工作有較大的不同，所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要注重對文書檔案管理者的培訓(xùn)與教育，定期為其灌輸計算機(jī)新知識、新技能等，使他們更深入地對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握豐富的計算機(jī)技能，更好地借助于信息系統(tǒng)來優(yōu)化工作。企業(yè)還可以派計算機(jī)系統(tǒng)專家到企業(yè)中為員工開展培訓(xùn)，為員工講解系統(tǒng)的運(yùn)用技巧，促進(jìn)員工工作水平的提升。還要構(gòu)建激勵機(jī)制，鼓勵員工自主學(xué)習(xí)計算機(jī)技能和知識，形成良好的競爭效應(yīng)。

三、信息化背景下文書檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）加強(qiáng)宣傳，營造良好的信息化氛圍與環(huán)境

信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，不僅僅涉及文書檔案管理部門，同時與其他部門也存在較大的聯(lián)系，這就要求企業(yè)在開始信息化建設(shè)之前要對員工進(jìn)行宣傳，使員工認(rèn)識到信息化建設(shè)的意義，在企業(yè)中營造良好的信息化氛圍與環(huán)境，這樣才能夠?yàn)樾畔⒒捻樌麑?shí)施奠定良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)員工順利從原始工作過渡到信息化工作。比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在引入信息化設(shè)備和系統(tǒng)之前的一個月中要做好這方面的宣傳，適當(dāng)為員工傳遞一些信息化的信息，讓員工有個思想準(zhǔn)備，避免突如其來開展信息化建設(shè)，使員工猝不及防，難以短時間內(nèi)適應(yīng)工作。

（二）安全防護(hù)是關(guān)鍵

信息化建設(shè)既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，機(jī)遇是為企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展帶來了較大的便利，有助于提升工作的質(zhì)量和效率，而挑戰(zhàn)則是導(dǎo)致企業(yè)信息處于互聯(lián)網(wǎng)開放性的大環(huán)境中，很容易遭受攻擊，從而會導(dǎo)致信息面臨損失，所以加強(qiáng)安全防護(hù)尤為重要。當(dāng)前我國很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對安全防護(hù)工作的認(rèn)識較為缺失，不注重這方面的教育，一旦系統(tǒng)遭受危害，勢必會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的損失。企業(yè)一方面要在局域網(wǎng)中構(gòu)建防護(hù)措施，做好防護(hù)系統(tǒng)的設(shè)置，另一方面還要引導(dǎo)各位員工提升安全防護(hù)意識，只有企業(yè)全體人員都有較高的安全意識，才能夠更好地開展安全管理工作，才能夠抵抗互聯(lián)網(wǎng)的安全沖擊。

（三）明確文書檔案管理風(fēng)險點(diǎn)

文書檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及到的環(huán)節(jié)較多，內(nèi)容較為零散，在實(shí)際工作中往往容易面臨風(fēng)險，尤其是在信息化建設(shè)的背景下，更容易遭受攻擊，所以應(yīng)當(dāng)對該項(xiàng)工作的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行明確，使員工在嚴(yán)格的管控下開展工作，提升風(fēng)險隱患的處理效果。比如，收集文書檔案信息資料過程中的風(fēng)險點(diǎn)，這一方面工作的風(fēng)險在于信息資料的真實(shí)性、虛假性等，要加強(qiáng)信息資料的辨識，確保所收集到的資料較為真實(shí)、準(zhǔn)確。再比如，儲存過程中的風(fēng)險點(diǎn)，該工作風(fēng)險點(diǎn)在于被盜、存儲丟失等，要加強(qiáng)安全管理，并對信息進(jìn)行科學(xué)備份。要根據(jù)各個不同的工作環(huán)節(jié)科學(xué)進(jìn)行風(fēng)險點(diǎn)的設(shè)置，這樣才能夠更好地對風(fēng)險進(jìn)行降低。

四、結(jié)語

對企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)是提升該項(xiàng)工作效率和質(zhì)量的重要途徑，也是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的重要渠道，不過當(dāng)前我國很多企業(yè)對信息化建設(shè)的重視度還不夠，在信息化建設(shè)中還面臨很多問題，相信隨著時代的發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)會取得更好的效果。

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