信息化背景下的高校檔案管理研究

鄭雯莉

摘 ?要：在全球信息化不斷發展的大背景下，我國信息技術也得到了前所未有的發展，當前我國很多單位的檔案管理工作都存在一定的難度，尤其是高校檔案數量較為巨大，但檔案的質量參差不齊，且其檔案管理的空間還有明顯提升空間。做好高校檔案管理工作，可促進高校事業發展，可直接記錄高校履行科學研究、培養人才、實施社會服務功能、開展各項校園活動等，本文簡單闡述了在新形勢下，如何創新高校的檔案管理工作。

關鍵詞：新形勢 ?創新 ?高校檔案管理工作

我國高等教育這些年得到了飛速的發展，但是隨著各大高校的辦學規模擴大，高校的檔案管理工作越來越被高校管理人員重視，其地位與作用日益增強。高校的檔案管理工作是支撐維持高等教育健康發展的基礎。新形勢對高校的檔案管理工作有了新的要求，要求高校檔案管理工作能夠與時俱進，能夠不斷創新，能夠將傳統封閉的檔案信息轉變為開發的、現代化的信息資源，這是當前高校發展的必然要求。

一、我國高等學校檔案管理工作現存問題

（一）檔案管理資源配置不當

不可否認的是當前我國大部分高校的檔案管理工作依然是最原始、最傳統的狀態，高校并未深層次的開發利用檔案信息資源，沒有為高校的中心工作提供主動服務，無法體現高校檔案在高校建設過程中的重要性^[1]。

（二）部分高校對檔案管理相關工作不夠重視

高校是高等人才的培養基地，但在新形勢背景下，迫于自身的發展壓力，很多高校的工作重心是如何開展有效教學，如何做好科研工作，對高校檔案管理工作并不重視，導致很多高校的檔案管理工作均有不斷邊緣化、不斷弱化的現象。

（三）檔案管理人員自身素質還有待提升

管理工作的重點實際上是體系的管理，我國大部分高校相關領導人并沒有認識到檔案管理工作的重要性，也沒有設置相應的檔案管理人員，部分檔案管理人員在業務上并非專業的，因此在實施檔案管理工作時，往往存在臨時配備、能者多勞（兼職）的情況，因此大部分檔案管理人員自身并不具備較高的工作責任心，自身素質不高，實際工作情況欠佳。有部分高校配置了相應的檔案管理人員，但多數人員非專業出身，未經過系統專業的培訓，工作能力有效，專業素質不高^[2]。

二、信息化大背景下我國檔案管理工作的方法

（一）以信息化為依托，不斷創新管理服務方法

檔案管理工作是一項較為系統的工作，在實際的工作中相對較為繁雜，因此需要根據自身的實際情況制定科學、合理的檔案服務體系。學校應該不斷豐富、不斷完善、不斷創新檔案管理工作的內容，不斷推動檔案服務工作，才能促使檔案服務工作逐漸向高層次、高標準發展。才能促使檔案服務工作從被動服務轉向主動服務。高校需要在檔案管理工作的信息化、現代化、數字化、創新化、服務化上花心思，積極建立反應靈敏、科學合理、運轉靈活的管理方案，廣泛開展信息互通、聯機檢索、資源共享等工作，不斷優化檔案管理工作的資源配置，才能與時俱進，隨著計算機網絡技術的發展而發展，這是檔案管理發展的必然要求。高校管理人員需認識到打破傳統檔案管理工作理念與傳統檔案管理方法的重要性，需創新檔案管理人員的管理機制。以往，高校檔案管理工作多憑借著經驗進行，但這種管理方法在一定程度上限制了人才的流動，導致檔案管理人員產生不思進取的想法，更不會主動創新檔案的管理方法。因此，高校必須創新人才的管理機制，引入激勵制度，從源頭上解決創新的問題。高校需積極推廣競爭上崗體制，實現優勝劣汰，最大程度上的挖掘人才的潛力，充分調動人才的積極性，讓檔案管理工作充滿競爭活力，不斷開拓新的高校檔案管理局面。

（二）以計算機為背景不斷創新管理理念思想

想要創新檔案工作，就必須徹底解決高校管理人員的思想認識問題，讓高校管理人員認識到檔案管理工作對促進高校建設的積極影響。同時，在高校檔案管理工作中嚴格實施部門立卷的歸檔制度。在校內反復強調全校教職工共同參與檔案工作，讓全校職工認識到檔案工作的重要性，充分調動教職工（尤其是各級檔案管理人員）的主觀能動性與工作積極性，從而提高部門立卷的工作效率與工作質量。

（三）從信息化的角度出發創新管理方法

作為高校學校應該盡可能地做到與時俱進，需明確認識到現代化檔案管理的必要性。積極引入科學技術，利用科學進行檔案管理工作，推動全校信息化建設。通過信息化建設滿足高校檔案管理工作的客觀需求，推動檔案事業發展，為檔案事業發展提供強有力的支持。高校需在檔案管理工作中運用計算機技術，通過計算機技術不斷簡化檔案管理工作的難度，明確每一份檔案的位置，減輕檔案管理工作的難度。同時，高校需在信息化背景下，積極實現高校檔案管理網絡化、信息化、檢索自動化。高校還需與時俱進，增加對檔案管理的資金投入，配備齊全的管理設備與管理軟件，實現檔案管理技術化。徹底解決檔案管理工作手工操作慢、手工操作效率低、實際管理煩瑣等問題。高校需充分發揮網絡技術的優勢，強化檔案信息儲存、加工整理工作，促使檔案工作信息化。

（四）提升專業人才的素養

明確檔案管理工作對人才的需求，積極引入專業水平高的人才。確保人才不僅擁有專業的理論知識、現代化管理技能，還要有持續創新的精神，善于向傳統觀念挑戰，可結合實際情況提出新的方案，解決以往工作中的問題。在引入人才后，積極開展人才的素質教育，促使檔案管理工作人員愛崗敬業、品德優良。還具有相應的專業素養、強大的職業奉獻精神與創新精神。保證人才能夠在高校檔案管理工作中不斷發揮自己的價值，不斷提高高校檔案管理工作的價值。

結語

總而言之，高校檔案管理應該順應時代的發展潮流，從信息技術以及計算機技術的角度出發，不斷創新高校檔案管理工作過，才能不斷讓高校檔案管理事業適應現代化理念，才能跟上社會發展的步伐，才能不斷優化高校檔案管理工作。

參考文獻

[1]邱橋.信息化時代圖書檔案的管理策略分析[J].科技經濟市場，2019，21（7）：113-114，119.

[2]邵英儉.淺談高校檔案固定資產的信息化管理[J].進出口經理人，2016，22（5）：23.