檔案資源開發利用的新途徑以及方法探討

梁儀娣

[摘 要] 隨著經濟以及科技的不斷發展，我國已經進入了信息化時代，信息技術的普及與應用徹底改變了人們的生產與生活方式。作為先進技術代表，信息技術在各行各業中得到廣泛的應用，并且取得較大的成果，促進產業的轉型與升級。人們利用信息技術進行溝通和交流，能夠最大限度地實現資源共享，促進我國文化的傳播和交流。檔案資源是現代社會資源的重要組成部分，提升檔案資源管理能力，能夠促進社會服務效率的提升。為實現檔案有限資源的有效利用，人們更應該重視信息技術的應用，不斷開發檔案資源利用的新途徑與方法。文章將從檔案資源開發利用的意義、檔案資源開發存在的問題以及檔案資源開發利用的新途徑與方法三個方面進行相關論述，以供相關研究者參考。

[關鍵詞] 檔案資源 開發利用 新途徑 方法 探討

中圖分類號：F276.1 文獻標志碼：A

信息時代的到來不僅改變了人們的生活與工作方式，同時還改變了信息記錄以及資源共享的方式。在新時代發展中，信息數據的增長越來越快，各個行業中隨時都會產生大量的數據信息。這些數據信息有的是有用的，有的是沒用的，如何才能夠對檔案資源實現最佳的管理呢？筆者就利用信息技術的發展特點，對檔案資源開發管理的新途徑以及方法進行探究。

一、檔案資源開發利用的意義

（一）促進社會經濟發展

檔案本身是一種信息資料，而檔案的管理部門則負責對檔案信息進行存儲與傳播，提高對檔案信息的利用率，將有用的檔案信息進行開發和利用，更好地服務于社會大眾，促進社會經濟的發展。隨著時代的發展，如果當下企業想要提升自己的市場競爭力，不僅需要考慮擴大自己的生產和經營規模，提高企業治理的水平，同時還應該重視檔案信息資源的利用和開發。通過企業檔案信息的整合與分析能夠得出企業發展的規律，從而對企業發展戰略形成指導作用。因此，現代企業應該主動進行檔案資源開發利用，不斷探究檔案資源開發的新途徑，通過企業檔案信息的分析了解企業發展的企整體情況與市場的發展狀況，才能夠不斷提升企業的市場競爭力，為企業的未來發展提供數據支持。

（二）提升精神文明建設

社會檔案資源的開發能夠為大眾提供更多資料，這些資料都是人民寶貴的財富，也是我國社會主義精神文明建設的重要途徑，很多檔案資源具有圖文并茂的特點，彰顯時代特征，生動形象的檔案資源更能促進思想文化建設發展。

（三）實現歷史的記錄與還原

檔案資源中的信息是對社會歷史的記錄，對檔案資源的開發和利用能夠有效實現對歷史發展的還原。社會檔案資料中有很多具有較高研究價值的資源和信息，如果沒有得到有效的開發和利用就會造成資源的浪費，相關檔案的儲存和管理也就失去了意義，在建立電子檔案之后，無法提高檔案信息的利用率。因此，只有加強對檔案資源的開發和管理才能夠實現檔案的價值。

二、檔案資源開發存在的問題

（一）缺乏對檔案資源價值的正確認知

就目前的情況來看，大多數人們對于檔案資源的價值還沒有形成正確的認知，對于檔案資源開發利用的重視程度并不夠。盡管相關政府部門已經逐漸加大對檔案資源信息化的建設管理力度，但實際上檔案資源管理與開發工作并沒有達到要求，國家投入的大量資源在這個過程中就造成了浪費。

（二）缺乏對檔案資源創新共享的理念

大多數人對于檔案開發管理的概念還停留在紙質檔案的記錄和查詢工作中，傳統的檔案資源管理工作是由不同的職能部門負責，雖然在一定程度上保證分類的細致性，但是檔案資源的開發及利用率非常低。當需要對一個具體的信息進行查詢時，面對大量的紙質資源，通常企業都需要多個部門進行協調處理才能夠實現資源的利用。隨著信息技術的發展，人們通過網絡能夠快速實現檔案資源的共享，這樣資源共享方式操作簡單，成本較低，唯一的問題就是難以保障檔案資源的安全性[1]。

（三）缺乏檔案資源存儲空間

使用紙質檔案進行記錄時，大量的資源信息就需要超大的空間進行保存，然而每個機構的檔案存放空間是有限的，大量的紙質資源在管理的過程中也存在一定的難度，這樣就會導致存儲空間的缺乏，影響檔案資源的利用和開發。

三、檔案資源開發利用的新途徑與方法

（一）做好檔案基礎工作

檔案資源管理的基礎工作就是豐富及優化館藏資源，是檔案資源開發管理的根本。檔案館應該在資源開發建設的同時，堅持加強檔案的征集工作。檔案管理人員應該對檔案信息資源以及利用者的需求進行全面調查，增加對經濟內容的接收，進而加強檔案資源信息儲備，提高社會經濟建設能力。除此之外，檔案部門還應該接收一些具有代表性和典型性的基層企業單位檔案以及人物檔案。最后，應通過不同的技術手段征集有價值的檔案資料，優化館藏結構，豐富檔案資源。

（二）革新檔案利用技術

當前經濟的高速發展對于檔案資源的使用頻率越來越高，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代用戶的需求，因此，檔案部門應該積極革新檔案開發以及利用技術，通過創新機制，引入現代科學技術等方法提高檔案管理與利用的水平。就目前的情況來看，我國檔案管理中存在的最大問題就體現在信息檢索技術落后、資源查找速度慢以及服務使用功能單一等方面。因此，先進檢索技術的開發與應用成為檔案資源管理開發的工作重點，同時，檔案部門還開發檢索工具時還應該注意檢索技術對于館藏性、查找性之間的關系處理方式，完善檢索工具的開發和利用。最終能夠實現檔案資源信息檢索的目的，同時加快檔案目錄管理中心的建設，促進地區檔案資源的開發與共享[2]。

（三）完善資源服務工作

檔案部門面對新的發展形勢應該轉變自己的發展理念，將被動轉變為主動，積極擴大服務范圍，為社會提供更多檔案信息，促進檔案資源的開發，提高檔案資源的利用率。針對檔案資源服務工作，之前就進行過改革和完善，比如增加閱覽時間、編印檔案史料、開辦文化展覽、提供咨詢解答等，然而受到檔案編目檢索工作的限制，管理人員對于檔案資源的內容不清晰，熟悉程度較低，現代化管理水平低下，很難實現檔案資源的有效利用和開發。對此，檔案部門應該在完善傳統管理的基礎上從以下幾點入手，提升檔案資源的利用率：第一，改革傳統檢索技術，通過大數據技術的應用加速檔案資源信息的檢索速度，提供自動查索功能;第二，擴大宣傳，增強公眾的檔案資源保護與開發意識，擴大檔案服務的范圍;第三，提高館藏的開發研究能力，檔案部門應該為不同的民眾提供不同功能和層次的檔案資源，提高檔案資源信息的利用率，采取二次以及三次文獻代替文件匯編的形式;第四，豐富檔案服務活動，檔案部門應該增加文化咨詢服務、專題服務以及跟蹤服務等業務;第五，完善檔案資源開發與管理的信息系統，開發資源共享功能，發揮出檔案資源的最大作用[3]。

（四）培養檔案管理人才

由于檔案資源管理與開發過程中需要融入先進的科學技術，比如信息技術、大數據處理技術、信息縮微電子技術等，才能夠實現檔案電子化的管理，增強檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強創新理論的開發，提高信息技術的利用率，加強檔案信息研發以及數據結構發展之外，還需要加強對檔案現代管理人才的培訓。現有的管理人員如果不進行知識學習以及專業培訓，很難對龐大的館藏信息進行管理，對于信息技術在檔案資源管理中的應用與操作過程也不甚了解，無法實現對檔案資源的有效管理。因此，檔案部門應該重視原有開發人員的專業能力培訓工作，通過開設短期專業技能培訓，組織理論知識講座等形式提高開發人員的專業知識、職業道德及專業技能，加強檔案資源的管理與開發。最后，檔案部門還應該提高對人員招聘的要求，能夠與各高校達成合作關系，引入更多高端科技人才，不斷促進檔案資源的開發與利用，提升企業的市場競爭力，創造更高的社會價值[4]。

四、結語

綜上所述，隨著信息時代的到來，人們進入了信息技術管理的時代，我國檔案資源內容豐富，但是其管理開發以及利用的方式已經不再適用于當今世界。因此，檔案部門需要進行積極創新，增加對信息技術的應用，通過完善檔案基礎工作、革新檔案利用技術、完善資源服務工作以及培養檔案管理人才等方式，提高檔案資源的利用率，創造更高的社會價值。

參考文獻：

[1]劉海麗.檔案資源開發利用工作中的安全保障問題[J].蘭臺內外，2019（24）：42.

[2]楊金星.信息時代的檔案資源開發和利用[J].辦公室業務，2019（12）：111.

[3]吉才妮.檔案資源開發利用的新途徑和新方法[J].城建檔案，2019（02）：46-47.

[4]賀歡.談新形勢下檔案資源開發利用的新途徑和新方法[J].才智，2015（20）：359.