財務(wù)共享服務(wù)中心單據(jù)處理自動化水平調(diào)研分析

傅 琳

（中交第二公路工程局有限公司財務(wù)共享服務(wù)中心，陜西 西安 710065）

中交第二公路工程局財務(wù)共享服務(wù)中心成立于2016 年2 月，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)會計集中核算和業(yè)務(wù)管控，為所屬分支機(jī)構(gòu)提供標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的核算、報告與資金結(jié)算服務(wù)，為各級經(jīng)營單位提供高質(zhì)量的會計核算和經(jīng)營決策支持，強(qiáng)化會計反映和監(jiān)督職能，提高會計信息質(zhì)量，推進(jìn)會計核算標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。

中交第二公路工程局財務(wù)共享服務(wù)中心成立后，始終堅持“務(wù)實(shí)、高效、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)”的工作理念，強(qiáng)化信息支撐，深度推進(jìn)業(yè)財融合和數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了物資系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、OA 項目管理系統(tǒng)等與網(wǎng)報系統(tǒng)的對接。各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動完成推送，確保數(shù)據(jù)同源、流程互通，業(yè)務(wù)處理效率和自動化水平全面提升。截至2018 年12 月底，共享中心已陸續(xù)接收395 家單位進(jìn)行會計核算，集中管控 766 個銀行賬戶；2018 年全年處理單據(jù)量768500 筆。

但隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日漸復(fù)雜，票據(jù)、憑證能否自動識別、自動審核和自動賬務(wù)處理，從而提升業(yè)務(wù)處理效率已是當(dāng)務(wù)之急。本文試圖對單據(jù)處理過程逐步分解和細(xì)化，通過測算和衡量每一環(huán)節(jié)的自動化水平，積極查找影響自動化水平的制約因素。

一、單據(jù)樣本選取

中交第二公路工程局財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)設(shè)5 個部門：資金結(jié)算部、費(fèi)用資產(chǎn)核算部、成本物資核算部、總賬報表檔案部、運(yùn)營管理部。本次以費(fèi)用資產(chǎn)核算部和成本物資核算部為調(diào)研對象，分別選取了各部每月數(shù)量占比較多、相對較耗時的單據(jù)類型，基本能夠反映共享中心各類單據(jù)自動化處理的程度。成本物資部選取的單據(jù)類型為：對下計價單、預(yù)結(jié)算單、統(tǒng)籌計提單、正式驗收單、領(lǐng)用單、對外付款單；費(fèi)用資產(chǎn)部選取的單據(jù)類型為：差旅費(fèi)報銷單、通用報銷單、借款單、折舊與列賬單、通訊費(fèi)報銷單、攤銷表。

針對以上單據(jù)類型，費(fèi)用資產(chǎn)部和成本物資部分別測試單據(jù)數(shù)量276 筆、340 筆。見表1。

表1 各部測試單據(jù)統(tǒng)計表

二、調(diào)研分析方法

通過抽樣測試和主觀評分相結(jié)合的方式。

（一）抽樣測試

將抽取的所有單據(jù)類型統(tǒng)一劃分為4 個自動化評分環(huán)節(jié)，根據(jù)不同權(quán)重設(shè)置相應(yīng)分值，滿分為100 分。見表2。

表2 單據(jù)稽核各環(huán)節(jié)自動化分值

針對每種單據(jù)類型，根據(jù)稽核要點(diǎn)的不同，將以上4 個環(huán)節(jié)又進(jìn)一步分解成具體的審核點(diǎn)，并賦予相應(yīng)的權(quán)重。以差旅費(fèi)報銷單為例，見表3。

表3 差旅費(fèi)報銷單自動化測試評分表

由各部稽核會計處理單據(jù)時，對照表項逐一測試，登記報賬單及憑證相關(guān)信息是否可以自動帶出，是否需要進(jìn)一步修改完善等；對測試數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總，按照各項權(quán)重計算自動化率得分情況。

（二）主觀評分

與各部稽核會計就單據(jù)處理效率的滿意度情況進(jìn)行溝通,由各稽核會計對各環(huán)節(jié)的自動化程度進(jìn)行評分。

三、調(diào)研結(jié)果與分析

通過采取定性打分和定量測試相結(jié)合的方式，最終匯總得出各組單據(jù)處理的自動化平均分值，費(fèi)用資產(chǎn)部、成本物資部分別為：63 分、74 分。各部相關(guān)單據(jù)類型的自動化程度具體得分見表4。

表4 各部相關(guān)單據(jù)類型自動化得分統(tǒng)計表

（一）結(jié)果顯示，成本物資部各類單據(jù)相對費(fèi)用資產(chǎn)部自動化程度較高，分值均在70 分以上。

自動化程度最高的單據(jù)是物資領(lǐng)用單，主要原因是報賬界面不需要稽核會計二次人工錄入，通過測試，憑證信息也基本能夠自動帶出；自動化程度較低的是攤銷表，主要原因是報賬單界面相關(guān)信息均需要稽核會計根據(jù)前端提供的附件手工錄入，如攤銷類別名稱、項目名稱、部門名稱等，且部分憑證信息不能自動帶出，如工程項目、臨時設(shè)施專項等。

本次自動化測試分值代表系統(tǒng)在沒有人或較少人的參與下，能按相關(guān)要求，自動審核、數(shù)據(jù)處理、生成憑證的自動化程度。根據(jù)共享中心目前實(shí)際的信息化水平，若考慮必要的人工修改完善，分?jǐn)?shù)應(yīng)至少達(dá)到70分，即憑證各項信息均應(yīng)自動帶出。但本次測試結(jié)果顯示，兩個核算部門在第三、四環(huán)節(jié)（憑證信息帶出）平均得分51 分，說明憑證分錄生成環(huán)節(jié)的自動化程度仍有較大提升空間。

（二）經(jīng)與各部門稽核會計就單據(jù)處理效率的滿意度情況進(jìn)行溝通，收集了相關(guān)建議和意見,歸納整理如下:

1.不斷提升和優(yōu)化報賬單審核環(huán)節(jié)，提高自動化稽核效率。

進(jìn)一步完善和優(yōu)化報賬單，如差旅費(fèi)報賬單中“職務(wù)/職稱”與“乘坐艙位”應(yīng)形成勾稽關(guān)系，若超標(biāo)，則無法保存或顯示異常，提高稽核效率；折舊與列賬單中資產(chǎn)模塊原值與總賬系統(tǒng)應(yīng)自動核對，減少人工查賬；攤銷表相關(guān)內(nèi)容是根據(jù)附件手工錄入，建議將附件直接導(dǎo)入，減少手工重復(fù)錄入；部分報賬單應(yīng)增加字段選擇：一般計稅還是簡易征收項目，便于單據(jù)稽核。

2.加大系統(tǒng)的信息整合力度，提高生成憑證分錄的準(zhǔn)確性。

大部分憑證摘要仍需要稽核會計根據(jù)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化管理要求進(jìn)行二次修改完善，隨著業(yè)務(wù)單據(jù)的增加，工作效率較低。建議通過報賬單相關(guān)字段自動獲取摘要信息，減少人工修改；加強(qiáng)模板設(shè)置、科目映射的準(zhǔn)確性，工程項目、部門、現(xiàn)金流等輔助信息應(yīng)自動帶出，提高單據(jù)處理效率。

3.持續(xù)搭建和完善共享平臺，助力業(yè)財稅一體化深度融合。

借助信息技術(shù)手段，不斷深化業(yè)務(wù)融合，加強(qiáng)管理溝通與協(xié)調(diào)。調(diào)研、編制稅務(wù)需求方案，實(shí)施、推廣稅務(wù)管理系統(tǒng)；集成與網(wǎng)報系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、PM 管理系統(tǒng)、金稅管理系統(tǒng)及開票系統(tǒng)，規(guī)范發(fā)票管理、納稅申報的同時，加強(qiáng)對稅務(wù)風(fēng)險的管控、對稅負(fù)的籌劃與分析，深化業(yè)財稅應(yīng)用需求。

4.積極推行財務(wù)人工智能，引領(lǐng)智能共享新發(fā)展。

全面梳理共享業(yè)務(wù)，識別、編制自動化流程，引入財務(wù)智能機(jī)器人，高效執(zhí)行重復(fù)、規(guī)則化、低附加值的流程操作，包括銀企對賬、報賬單填報、稽/復(fù)核、結(jié)算支付、賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)、系統(tǒng)建賬、崗位授權(quán)等業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提高財務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性，提升自動化水平。

四、單據(jù)處理自動化工作對財務(wù)共享業(yè)務(wù)發(fā)展的啟示

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等已成為未來發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)、基礎(chǔ)的財務(wù)會計工作，如會計憑證、財務(wù)報表，將首先被自動化、智能化所替代。自動化率應(yīng)達(dá)到多少沒有既定的目標(biāo)值，它與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、信息化程度、管理者的理念等息息相關(guān)。財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，考慮推進(jìn)的節(jié)奏和路徑。

相關(guān)資料顯示，即使自動化程度達(dá)到100%，服務(wù)器管理等方面同樣存在人力成本，系統(tǒng)實(shí)施和維護(hù)的成本甚至?xí)h(yuǎn)超自動化帶來的收益。財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，持續(xù)完善自動化規(guī)則的同時，不斷探索“人機(jī)協(xié)作”模式下服務(wù)與管控、成本與效益的平衡，以尋求適合自身的最佳自動化率，不斷推動共享中心向智能化發(fā)展。