SWOT分析視角下實物檔案管理和利用探析

邵亞偉 張寅曦 姜璐

摘 要：蘇北人民醫院（以下簡稱“醫院”）前身是美國浸禮會于1900年創辦的揚州浸會醫院，至今有近120年的歷史，可以說是揚州近現代醫藥衛生事業發展的一面鏡子。正值中華人民共和國成立70周年、醫院建院120周年，醫院綜合檔案室成立口述史項目（以下簡稱“項目”）小組，對退休領導、職工進行專題訪談，力求搶救醫院珍貴的歷史。本文基于該項目，對項目中實物檔案的管理和利用進行SWOT分析，以期提高該項目的質量，更好地搶救醫院歷史，宣傳醫院文化。

關鍵詞：蘇北人民醫院;口述史;實物檔案;SWOT分析

一、引言

近年來，隨著人們文化消費水平的增長，口述史作為記憶的載體，其在補充歷史文獻的不足、搶救社會記憶、傳承歷史文化中的價值和作用日益凸顯，對其進行合理的開發應用顯得越發重要。然而，囿于受訪者記憶混亂等原因，口述史料的真實性、權威性亟待考證。

實物檔案因特有的屬性，能結合相關展覽、史料，發揮其固有的紀念、宣傳、憑證等作用。因而在口述史訪談項目中，若能征集到相關實物檔案并進行科學合理地管理和利用，則在能有效提高口述史料的真實性、權威性，重構“立體”的歷史細節。

蘇北人民醫院口述史訪談項目以中華人民共和國成立70周年、建院120周年為背景，對退休的領導、職工進行專題訪談，旨在從“親歷者”處獲取醫院發展過程中的點點滴滴，以便更好地傳播醫院文化，促進醫院取得更好地發展。截至2019年9月1日，項目小組從12位受訪者處收集到工作證、藥方、證書、獎杯、字畫等實物檔案60余件。基于此，筆者對口述史訪談項目中實物檔案管理和利用展開文獻研究，并基于蘇北人民醫院口述史訪談項目對其進行SWOT分析，以期促進口述史訪談項目中實物檔案得到科學地管理和利用，打破“口說無憑”的困境，讓口述史有據可循。

二、文獻回顧

隨著口述史訪談項目的興起，實物檔案的形象性、生動性、真實性已成為口述史價值和文化的傳播推手，起著不可或缺的作用[1]。筆者通過閱讀文獻發現，國內外關于口述史訪談項目中實物檔案的管理和利用的研究多是圍繞實物檔案的收集原則、憑證價值以及保護技術展開。首先，關于收集，學界確立了主要的收集方法及范圍，實現了對實物檔案的系統及完整性保存。如郇志奎提出實物檔案的基本收集方法有捐贈、收購、代管和就近保護等形式[2]。其次，關于憑證價值研究，側重將實物檔案與口述史料結合，以作相互印證，確定口述史的真實性。例如，林林認為可以通過實物資料來驗證、補充或修正口述校史檔案的內容，從而更充分地印證受訪人講述內容的真實性[3]。最后，關于保護技術研究，注重將物理技術與數字化保護技術相結合，以提高實物檔案的完整性。楊明初提出可以借助物理維修技術、數字化生成技術和編輯技術等以防止實物檔案的自然老化與人為損壞[4]。綜上所述，當前對于口述史訪談項目中實物檔案的相關研究多與社會實際工作相關聯，通過研究相關理論，以達到對社會實踐工作的指導。

三、醫院項目中實物檔案管理和利用的SWOT分析

（一）優勢分析（S）

1.資源優勢

據《蘇北人民醫院大事記》記載，醫院歷史最早可追溯至1900年。清光緒年間，美國在華基督教浸信會西差會派醫師菲利普·塞弗特·伊文思到揚州創辦揚州浸會醫院。至20世紀40年代末，揚州浸會醫院已經成為華東地區一所具有一定規模和重要影響力的西醫綜合醫院。1946年，江蘇省政府在揚州市打銅巷3號創立江蘇省立揚州醫院。1948年底（民國37年），奉省政府調令撤至宜興和橋鎮。1949年（民國38年）4月，宜興解放，醫院移交至泰州，成立蘇北人民醫院。1950年，蘇北人民醫院隨蘇北行政公署移駐揚州原江蘇省立揚州醫院舊址。1951年7月，蘇北人民行政公署接管揚州浸會醫院后，在揚州浸會醫院舊址上接受蘇北人民醫院遷入合并，院名仍為蘇北人民醫院。由此可見，醫院已有近120周年歷史。在這120年的發展歷程中，醫院留存了大量的實物檔案。它們見證了醫院的發展與變遷，具有重要價值，亟需進行妥善地收集與保管。

2.征收優勢

實物檔案一般通過檔案所有者捐贈、相關檔案部門收購和代管等方式來收集。以醫院綜合檔案室在2018年舉辦的“檔案見證改革開放40年——蘇北最美檔案”征集活動為例，檔案室共收集到了113件珍貴的“老物件”。這些實物檔案再現了改革開放40年來醫院發展的許多珍貴記憶，也豐富了醫院的檔案資料。在活動中，廣大職工們逐漸了解到捐贈實物檔案的意義，也愿意捐贈出自己珍藏多年的老物件交給檔案室，或者通過與檔案室簽訂代管協議的方式，在所有權仍屬于自己的前提下將實物檔案交由檔案室保管。

3.硬件環境優勢

根據實物檔案保管的有關標準，醫院院史館配備有各種先進設備，確保溫濕度、光照等適合實物檔案的保管。例如對于一些可以公開的實物檔案，醫院院史館采用玻璃柜進行展示的同時，還配備了空調、除濕機等溫濕度調節設備，來保證實物檔案的長期保存。院史館還設立開放日，在校學生和社會各界人士可以在規定時間內來參觀。此外，醫院綜合檔案室還專門設有特藏室，用以存放較為珍貴的實物檔案。

（二）弱勢分析（W）

1.受訪者保管意識淡薄

由于實物檔案的現行價值并不大，受訪者往往將其隨意處置，導致大部分實物檔案在現實中未能得到妥善保管，甚至會產生損壞、丟失等問題。而這些珍貴的老物件，往往都承載著一段記憶，凝聚著一份情感，應當得到科學的管理和利用。例如在采訪某位中醫專家時，老人將自己的證書用塑料繩捆起來放在柜子上，長年積灰，導致紙質脆化，亟待修復。

2.缺乏合理的管理制度

在實物檔案管理的各個環節，綜合檔案室尚未制定出具體的管理制度。一是缺乏合理的分類制度。一方面在項目中收集到的實物檔案是按照來源（所屬者）來劃分的，但結合檔案室整體接收情況來看，這樣分類是很不合理的。另一方面，在該項目結束后，對于所有的實物檔案是按照它們的載體形式（獎杯、證書、印章等）來劃分，還是按照它們的年代（實物檔案所屬的具體時間）來劃分，沒有制定出統一的標準，管理相對混亂。二是缺乏合理的編目制度。在口述史項目中，實物檔案的編目工作也應參照相關標準做出合理的規定。例如廣東省中山市大涌醫院就曾要求實物檔案目錄應包括歸檔編號、頒發機構、日期、數量、管理年限等[5]。三是缺乏合理的利用制度。對可供借用的實物檔案及相關記載材料，都應制定嚴格的登記制度。檔案管理者需告知用戶辦理借閱（用）手續，履行相關規定，以防發生信息泄露及實物檔案損壞的情況。

3.開發利用手段單一

當前實物檔案的利用多為在院史館進行陳列、展覽，手段單一，范圍局限，效果欠佳。在此基礎上，可以通過實物拍攝，視頻講解等形成電子檔，建立網絡數字化展室。所謂數字化展室，就是指利用現有的網絡技術，開辟出一個新媒體平臺或窗口（微信公眾號、網頁等），由相關部門進行協作，建立一個虛擬世界中的“實物展覽室”[6]。實物檔案的數字化無疑會使實物檔案的利用更加便捷，利用者可以足不出戶地查看所需實物檔案信息。另外，對于實物檔案的數字化管理制度，也仍需進一步明確與規范，確保管理活動的規劃化、科學化。

（三）機遇分析（O）

1.時代發展的機遇

2019年是中華人民共和國成立70周年。為紀念祖國母親的七十華誕，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于隆重慶祝中華人民共和國成立70周年廣泛組織開展“我和我的祖國”群眾性主題宣傳教育活動的通知》。該通知強調要以愛國主義為核心，在全國城鄉廣泛開展形式多樣、內容豐富的群眾性主題宣傳教育活動，充分宣傳展示新中國成立70年來特別是改革開放以來的光輝歷程、偉大成就和寶貴經驗。醫院有近120年的歷史，許多年歲已高的老醫生、老領導對中華人民共和國成立以來國家的發展頗有感觸，他們一方面通過口述的方式講述了醫院和祖國的故事，另一方面也通過捐贈實物檔案呈現了生動的歷史面貌，符合時代要求。

2.團隊合作的保障

蘇北人民醫院口述史訪談項目是醫院綜合檔案室與揚州大學社會發展學院合作研究、開發的項目。在揚州大學社會發展學院檔案學專業張江珊副教授和徐品堅副教授的指導下，由檔案室工作人員與檔案學專業本科生共同推進項目，使得訪談項目中實物檔案管理和利用更加科學和規范。

3.技術進步的支持

可以結合高新技術來創新實物檔案管理和利用的方式。例如3D打印技術，它是一種快速成型技術，可以通過各種粘合材料，逐層打印來構造物體。隨著3D打印等先進技術的成熟，復原一些損壞嚴重的實物檔案已經不再是遙不可及的夢想。例如“3D打印技術在實物檔案搶救和檔案展覽工作中的應用研究”項目就曾制定了《實物檔案的三維信息在檔案搶救、展覽工作中的應用方法與要求》等規定，在實物檔案的管理、修復、展覽等方面具有重要的實踐和指導價值[7]。

4.社會媒體的關注

自項目實施以來，《健康報》《中國檔案報》《揚州晚報》《揚州日報》等傳統媒體先后進行了報道。不僅如此，國家檔案局網站，國際檔案理事會ICA公眾號，蘇北人民醫院公眾號，揚州云診堂等新媒體平臺也進行了相關的報道。目前，該項目的社會反響較好，使得越來越多的人了解實物檔案，并愿意捐贈自己的老物件，拓展了實物檔案的征集渠道，有利于口述史訪談項目的長期可持續發展和社會影響力的提升。

（四）挑戰分析（T）

目前，該項目的社會影響力仍局限在揚州地區，甚至是醫院內部。而口述史作為記憶的載體，應該是面向社會大眾的。因此，如何提高社會各界捐贈實物檔案的意愿仍是亟待考慮的問題。不僅如此，在新媒體技術、AR、人工智能等高科技迅猛發展的時代背景下，傳統的口述史開發應用手段顯然已不能跟上時代的步伐。因此，只有對口述史訪談項目中征集到的實物檔案進行合理的管理和利用并導入創新性思維，才能讓口述史在新時代背景下熠熠閃光，實現其自身價值。

四、組合戰略分析

（一）S-O策略

第一，要把握好醫院得天獨厚的歷史優勢和院史館豐富館藏的有利條件，拓寬收集渠道，如可以開展有獎征集實物檔案等活動，進一步開展實物檔案的全面收集工作。與此同時，要積極利用已有館藏資源開展宣傳教育活動，讓人們意識到實物檔案的重要性并積極主動地參與口述史訪談項目和實物檔案的捐贈，做好預約登記和捐贈登記。第二，擴充項目小組成員，引進其他專業，如漢語言文學、社會學、新聞學等專業人才，對項目的各項具體環節進行專業指導，加強視頻拍攝、文稿轉錄等工作的專業性，并進一步規范實物檔案的管理和利用工作。第三，積極探索相關領域的最新科學技術，如利用3D打印等技術讓受到損害的實物檔案“復活”。第四，利用新媒體等渠道進行宣傳報道，擴大活動影響力。例如根據當代人們精神文化需求的特性，可以在抖音、微博、公眾號等社交媒體平臺上推出“改革開放初期的蘇北人民醫院”“蘇北人民醫院歷任院長風采”等系列文章、紀錄片，從“點”入手，一步步地向用戶展現醫院的文化精髓。

（二）W-O戰略

第一，在每次訪談開始前，應當就訪談內容和訪談目的與受訪者進行溝通交流，并懇求受訪者盡量能提供相關的實物檔案來佐證所述內容，讓受訪者從心理上主動接受，增強其文化歸屬感和認同感。第二，參觀實物檔案管理經驗豐富的單位，學習有關實物檔案管理和利用的方法及先進技術，爭取形成《醫院實物檔案管理辦法》《醫院實物檔案數字化管理標準》等規范性文件，建立適用于口述史項目中實物檔案的收集、分類、編目、利用等工作的制度體系。第三，積極利用微信公眾號、網頁等新媒體平臺或窗口，建立網絡數字化展室，把院史館搬到屏幕上來，讓用戶足不出戶就能參觀。

（三）S-T戰略

第一，抓住中華人民共和國成立70周年和建院120周年等時代契機，開發符合社會主義核心價值觀等時代主題的相關成果，突出醫院的進步，歷史的變遷，時代的發展。例如可以延請檔案編研專家編纂《蘇北人民醫院名醫訪談錄》《硝煙中的蘇北人民醫院》等成果，獻禮祖國母親。第二，堅持并完善院史館開放活動，設立院史館開放日，定期向社會公眾開放，打造有醫院特色的實物檔案展覽。如可以在醫師節、護士節、國慶節等節日組織醫院職工參觀院史館，加強職工的文化歸屬感，從前輩身上汲取精神食糧，更好地傳承醫院文化。

（四）W-T戰略

在項目結束后，繼續與受訪者保持密切的溝通，積極開展回訪工作，以人文關懷打動受訪者。例如，可以將視頻刻錄成光盤贈送給受訪者，邀請受訪者為醫院職工開展主題講座，做好醫院文化的傳承工作。此外，要時刻關注與口述史、實物檔案相關的最新動態，以口述史傳承社會記憶，用實物檔案展現歷史細節。

五、結語

精誠所至，金石為開。實物檔案具有較強的直觀性，這也使得它的憑證作用不容置疑。因此，在口述史訪談項目中若能對實物檔案進行合理地管理和利用，例如可以建立實物檔案數據庫，利用實物檔案進行宣傳教育，為撰寫大事記、年鑒、院史等編研材料提供依據和憑證等[8]，便能最大程度發揮其特性，和口述實錄、聲像檔案等形成內在的邏輯聯系，從而提高口述史料的權威性、真實性，讓項目成效更上一層樓。（本文通訊作者：蘇北人民醫院綜合檔案室主任 王前）

參考文獻：

[1]范桂紅.“互聯網+”時代實物檔案研究的審視與反思[J].山西檔案，2018（2）：85-87.

[2]郇志奎.淺談實物檔案的收集與管理[A].甘肅省檔案學會.2017-2018年甘肅省檔案學會年會暨學術研討會論文集[C].甘肅省檔案學會：甘肅省檔案學會，2018：4.

[3]林林.高校口述校史檔案的價值及其征集策略研究[J].檔案學研究，2015（1）：76-79.

[4]楊明初.實物檔案技術保護的實踐與探索[A].2007年浙江省高等學校檔案優秀論文集[C]：浙江省高等學校檔案學會，2007：4.

[5]梁華甜.淺談醫院實物檔案的收集及整理措施[J].黑龍江史志，2015（2）：58.

[6]高繼蓮.淺析實物檔案的管理[J].山西檔案，2013（S1）：39-40.

[7]黃靜濤.3D打印技術在實物檔案搶救和檔案展覽工作中的應用研究[J].中國檔案，2018（1）：64-65.

[8]章潔，史維新.淺論醫院實物檔案的管理[J].江蘇衛生事業管理，2010（6）：108.