基于空間管理系統的醫院樓宇與空間管理探討

□ 鄭建 ZHENG Jian 李奕璋 LI Yi-zhang 洪楠 HONG Nan

為促進和規范醫院信息化建設，國家衛生健康委員會于2018年制定了《全國醫院信息化建設標準與規范(試行)》，其中將“樓宇智能管理”列為“后勤管理”中的首要二級指標，并針對不同等級的醫院提出了相應建設內容和要求[1]。然而，由于我國大部分二級和三級公立醫院的主要功能樓宇興建時間較早，又缺乏建筑空間及位置管理的思想，固定資產和后勤管理部門始終被各種歷史遺留問題所困擾[2]。北京大學人民醫院(以下簡稱R醫院)當前主院區投入使用近30年，也存在著“對不上”(實際樓宇房間數量、面積、水電、管線布局、歸屬、用途與圖紙不符)，“記不住”(運行負荷大和設施老化引起安全隱患，但報修、維護記錄未能得到有效整理)，“管不到”(基礎數據不明并且缺乏空間變更制度，多頭管理引起職責劃分不清和管理盲區)，“調不動”(原本屬于醫院的公用空間資源被科室變成自有資產，難以調動臨床科室的病區)，“干不了”(通過圖紙推算設計出的改造方案實際可執行性差，設施變更困難重重)等五大空間管理難題。為解決上述共性和個性問題，R醫院決定以醫院信息化建設為契機、以智能樓宇管理系統的建立為抓手，進行醫院空間管理的探索。

方案的設計和實施

計算機輔助設計(Computer Aided Design，CAD)是一種標準的設計方法，尤其是在設計和表示復雜區域或元素時，是一種較為常見的電子化圖紙設計方法。借助建筑信息建模(Building Information Modeling，BIM)的概念和應用，CAD在三維空間中的應用越來越廣泛[3]。但國內外應用于醫院建筑的實踐表明，BIM雖然能實現醫院建筑的三維可視化、集成化和智能化的運維管理，提升管理效率并降低故障發生率[4]，其核心目標卻是建筑項目從設計到完成的完整建設環節，對已建成項目進行可視化展示僅能發揮其諸多附帶功能之一，而且成本頗高。因此，R醫院決定以CAD圖紙為基礎，采用定位于建筑表現、提供效果圖級別圖像和動畫的3Dmax軟件搭建空間管理系統。

系統的建設工作可以交由外包軟件公司完成，但素材卻需要醫院的空間管理團隊提供，并且仍有兩個關鍵問題亟待解決：圖紙的準確性問題和空間信息的收集問題，也就是前文所述的“對不上”和“記不住”問題。為此，空間管理團隊對全院近3700余個房間進行了三輪排查：第一輪是工作量最大的普查，對于所有能進入的房間都要確認房間歸屬、用途和房間結構，對上鎖的或無人管理的房間則張貼管理通知；第二輪是簡單結構變動的測量，同時對首輪管理通知無響應的上鎖無人房間進行開鎖和回收；第三輪則是復雜結構變動以及圖紙遺失部分的測量，需要由外包勘測公司進行測量和繪圖。三輪房屋排查工作結束之后，空間管理團隊將終版圖紙進行房間編碼，然后與空間管理臺賬一并轉交給外包軟件公司進行系統建設。

方案的成果

1.空間管理臺賬整理成果。R醫院空間管理臺賬的基礎信息是2015年前后向各科室收集后進行簡單核對得到的，經過三輪核查后房間歸屬情況如表1所示：原臺賬中近400個房間存在拆改或重建等情況，本次整理時進行了增補或刪除；181個歸屬不明房間在本次整理過程中探明了實際歸屬，進行了重新劃分。此外，從管理角度出發，將位于臨床科室內部、但實際由行政科室維護的衛生間、管井、配電室等房間劃回行政分類。如表2所示，經整理后能明顯發現R醫院各類用房在總建筑面積中所占比例與指導文件存在較大差距，臨床用房的建筑面積占比有較大提升空間。

表1 R醫院空間管理臺賬整理前后情況對比

2.系統建設成果。R醫院空間管理系統主要由展示界面、報表查詢統計和系統管理三大功能模塊構成。展示界面按照宏觀到微觀分為院區界面、樓宇界面和房間界面。其中院區界面可多角度展示院區整體情況，并可展示地下管線信息，可顯示樓宇主要信息并進入樓宇界面；樓宇界面可實現分類查詢房間信息功能，點擊具體樓層后可進入具體房間查看信息；在房間界面可詳細查看每個房間的歸屬、用途、面積等信息，今后還將添加管線、墻體和固定資產等信息。在報表查詢功能中，可按照歸屬用途和面積進行篩選，亦可用關鍵字進行模糊搜索；通過報表統計功能可以統計并展示全院或者各樓宇的各種歸屬、用途的房間數量和面積情況。系統管理模塊提供了系統維護和用戶管理功能，可通過系統日志記錄登錄和修改痕跡，并增加修改時的附件上傳功能，讓所有修改可追溯?？赏ㄟ^用戶管理功能設置多層級權限，對不同層級的空間管理員賦予相應權限。

表2 R醫院各類用房在總建筑面積中所占比例與指導文件對比(%)*

討論

1.系統的建立過程就是問題的解決過程。前文提到的五大空間管理難題，其實是一個環環相扣的系統性問題，只要理順管理流程、找對突破口，就能將它們逐個擊破。R醫院在建立空間管理系統的過程中，就將這些問題進行了逐一解決：首先建立空間管理辦法和辦公用房管理辦法，明晰空間管理過程中的主體責任，并設置空間分配和變更的線下和線上審批流程，解決了“管不到”的問題；通過排查全院房間數量、面積、水電氣暖管線、歸屬、用途等基礎數據，導入系統形成數據庫，解決了“對不上”的問題；通過建立空間管理臺賬、留存系統變更日志、空間歸屬和用途變更時轉簽文件存檔等方式解決了“記不住”的問題；以空間管理文件為依據回收科室空間權限，并逐步將空間成本分攤到科室，讓科室迫于管理壓力和成本負擔配合空間統一管理工作，解決了“調不動”的問題；前四個問題的順利解決，打通了空間管理過程中主體責任、工具和手段、工作流程、對象和目標的完整通路，讓管理者和使用者能明確感知醫院空間管理現狀與文件標準的差距，使得“干不了”的問題自然而然地迎刃而解。

2.系統功能的擴展和智能化探索?？臻g管理系統雖然提供了管理工具并解決了部分空間管理問題，但其當前狀態僅是一個提供了基礎功能的靜態系統，距離智能樓宇管理系統的建設目標仍然有兩項工作需要完善。首先是對空間管理系統進行功能深化：擴展基礎數據庫，添加樓宇內水電氣暖管線信息以及輕體墻、承重墻的墻體信息；與其他系統進行對接，可通過其他系統的地址號與當前空間管理系統中的地址碼進行匹配，將空間管理系統發展成數據平臺，集中展示相應空間的固定資產、設備、耗材等配置情況，便于后期盤點和管理。其次是增加系統的動態管理功能：通過匯集房間信息的二維碼增加系統與現實空間的交互性，使用移動端掃碼可登錄空間管理系統查看房間信息和固定資產信息，后期實現即時資產管理和空間管理；增設管線和電路的實時監測和控制設備，對基礎運維情況和安全隱患施行動態監控，促進運營和后勤管理的智能化。

展望

在人口疏解、人口流動的大背景下，勢必有越來越多的醫院按照政策隨著人口流向進行擴建、搬遷和新建，將空間管理系統作為一套數據庫和管理工具，能有效避免新院區重復老院區的空間管理問題。此外，及早引入空間管理系統，還能夠在院區建設的過程中優化規劃流程，將原本必須依次進行的施工和管理環節實現同步進行，起到節約資源、提升工程效率、壓縮施工時間的作用。因此，今后還需研究如何在醫院新院區規劃和建設過程中發揮智能空間管理系統管理作用。