高校檔案管理規范化探析

丁小珈

摘 要：高校檔案資料是高校教育教學過程的真實記錄與再現，是各類教育教學評估的依據性材料。檔案資料的規范化管理強調的是依據檔案資料管理的相關標準、規范、制度等對檔案資料進行的收集、整理、鑒定、保管和利用的一種管理機制。高校檔案作為一種極為重要的教育教學資料，但一直以來，存在著檔案資料管理不規范、檔案人員隊伍建設不完善、信息化建設不足、硬件水平落后、技術水平不強等問題，致使高校檔案管理難以跟上時代發展步伐，也難以滿足高校文化建設的需要。因此，本文對當前高校檔案管理問題進行梳理，提出高校檔案規范化管理的建議，對高校檔案管理的發展具有較強的現實意義。

關鍵詞：高效;檔案;規范化;管理

一、高校檔案規范化管理的價值和意義

高校檔案規范化管理是“加強檔案工作‘三個體系建設的基本前提，是推進依法治檔、提升檔案工作治理能力的重要手段，也是衡量高校綜合管理水平的一個重要指標”。具體而言，高校檔案工作規范化管理的價值意義主要體現在以下兩方面：

（一）有利于完善高校檔案管理機制

有利于高校檔案管理機制的建立健全，有效提升檔案管理的層次和水平。高校檔案規范化管理有賴于建立健全檔案管理機制，制定檔案管理工作標準，明確責任制度，厘清考評體系，在組織管理、設施設備、業務建設、信息化建設、開發利用等環節充分實施科學管理，完善管理網絡，提升管理水平。

（二）有利于促進高校檔案發揮服務功能

促進高校檔案更好的為高校師生、高等教育事業和經濟社會發展服務。高校檔案既是對高校辦學歷史、辦學成果的保存和記錄，也是直接服務于高校師生及高校文化建設的重要平臺。傳統的檔案管理方法，不僅因為年代久遠，致使大量珍貴的檔案資料易于毀壞，而且檔案資料繁雜，也造成了查閱的困難。而通過檔案資料的規范化、信息化、標準化的管理，既有利于檔案資料的永久保存，也便利了廣大師生查閱檔案的需要，節約了成本，推動了社會發展和高等教育的進步。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）電子信息化程度低

傳統的檔案管理信息在許多高校的部分檔案歸檔中仍然沿用，導致沒有電子化處理的檔案信息無法在全校網絡信息平臺使用。先進的數字化管理的優勢根本發揮不出來，加大了檔案管理者的工作量，檔案信息的利用效率低下，對外利用的價值體現不出來，勢必影響高校的快速發展。高校檔案在各個環節的信息功能開發的不好，多方位的服務也體現不出來，時間久了，肯定會造成檔案自身價值的下降。

（二）檔案管理制度更新較慢

當前許多高校沒有根據新時代人的檔案管理要求，制定相應的規范化的現代管理制度，出現的問題就是專業化的檔案管理人員不到位，信息網絡化的知識結構落后，從不進行專業化的檔案知識培訓，相關檔案管理人員的綜合素質達不到標準，自然也就談不上創新意識，檔案管理工作一直是事倍功半的效果。檔案管理法公布后，有些學校沒有按規定制定規范化的高校檔案管理制度，目前仍有一部分檔案管理人員培訓不到位，知識結構落后，專業化的系統學習不夠，創新意識也無從談起，無法充分進行檔案信息電子化升級與檔案信息數字網絡化應用，高校檔案管理的質量也就無從談起了。

（三）檔案管理人員認識與素質上的能力欠缺

檔案資料記錄的是機構的發展歷程，企業或者機構經常性的查閱資料可以從中總結經驗與不足，從而能夠更好地促進機構的發展。但是往往機構的不重視，使得檔案管理人員也僅僅是做好自己的本職整理工作與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用情況。正是機構對資料的不重視，使得檔案管理人員整體素質都不是很高，而且機構甚至會在檔案管理人員上進行人員精簡，更別提重視檔案管理人員的素質提升了。隨著信息化的發展，檔案管理人員逐步與信息技術發展脫節，在管理上更加力不從心。加上傳統思想的禁錮，以及思想意識的狹隘，跟不上時代的發展進步，檔案管理人員會與技術人員脫鉤。信息技術的發展，檔案的現代化管理需要的不僅是檔案管理人員，更需要有扎實專業知識的計算機技術人員。

三、檔案管理規范化建設的對策

（一）科學定位，完善檔案管理制度

高校檔案工作在推動學科建設和學術研究、輔助教學和人才培養、構建和傳播獨特的校園文化、促進國內和國際交往等方面都具有非常重要的作用。一方面，要把檔案工作制度貫穿于高校檔案工作全過程。要不斷強化檔案工作者的法制意識與服務理念。要從“為黨管檔、為國守史、為民服務”的高度充分認識檔案工作法制化建設的重要性。另一方面，在制度規范的框架下推動檔案管理工作的創新與協調發展。要從中心意識、服務意識、大局意識、機遇意識、競爭意識和創新意識等六個方面，強化檔案工作的觀念創新，即要突出檔案工作的整體性，也要關注系統的力量;即要觀念創新，又要在工作模式、技術引領、多學科方法等方面同步推進，協調發展，作到規律、自律、音律相統一，共同彈好檔案工作這架鋼琴。

（二）順應時代，加快高校檔案信息化建設步伐

現代檔案工作已經步入了數字化時代，數字檔案館建設成為一流檔案管理的主要標志之一。高校必須緊跟信息化時代發展的趨勢，科學合理地進行檔案信息化體制和機制的設計，加快推進高校檔案信息化建設。在具體實施中，要把握好兩個原則。一是“雙軌制”原則。建立以傳統紙質版本檔案為正本，數字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式。二是“全周期”管理原則。全周期管理指檔案管理不再是以往的檔案的存儲和使用管理，而是從檔案的產生、存儲、使用一直到銷毀的全過程管理。當前，信息化檔案管理專業人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設工作順利進行的重要因素。應從兩個方面著手解決，首先加強對學校現有檔案管理人員的信息技術培訓力度，提升檔案管理人員的基本技能和綜合素質;其次，加大外部專業人才引進力度，重點引進檔案管理信息化專業人才，為高校檔案管理信息化建設工作的順利開展提供強有力的技術支持。

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