電子檔案與紙質檔案并存階段的檔案管理

莊冰冰

摘 要：在檔案管理的過程中，我們可以理解傳統的紙質檔案管理和現代的電子檔案管理有各自的作用和意義。因此，在檔案管理的發展階段，應制定科學合理的方案，以促進城建紙質檔案與電子檔案的并行管理與發展，進而大大提高檔案管理的效率。

關鍵詞：并行管理;保密安全;管理模式

一、紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性

在21世紀，電子檔案館和紙質檔案館各有優勢，兩者都非常重要。造紙技術發明后，紙質檔案一直是人們廣泛使用的重要信息載體。與電子檔案相比，紙質檔案具有載體的依賴性。檔案的出現屬于社會現象。它通過固定的物質形態存在，形成檔案信息和載體，成為一種非常重要的信息資源。紙質檔案客觀地記錄了過去的歷史情況，并具有令人信服的憑證功能，這是電子檔案無法比擬的。長期以來，檔案領域一直使用紙質檔案，電子檔案的使用較少。究其原因，電子檔案雖然具有信息量大、檢索速度快等優點，但也存在無法克服的缺陷，對檔案的穩定性和可靠性影響較大。因此，有必要及時處理這一問題。

與電子檔案相比，紙質檔案在信息處理方面的優勢較小，但其原始特征優于電子檔案。在我們能夠控制電子記錄的證據性和可持續性之前，我們仍然需要使用紙質文件進行管理。根據紙質檔案與電子檔案的特點，結合城建檔案管理的現狀，實行紙質檔案與電子檔案并行管理是社會發展的必然趨勢。

二、檔案并存管理應當注意的事項

（一）檔案整理及數字化外包注意事項

檔案整理與數字化是一項長期而持久的工作。單位要對這項工作的人員、財務、物資等做出合理的統籌安排。在努力完成當年檔案整理和數字化工作的同時，要用2—3年的時間，分階段、分批對歷史檔案進行整理和數字化。會議結束后，將檔案管理重大項目的大事記在網站上公布，新聞、工作按公開程度同時發布，對檔案進行分類、公開、保管。如有必要，可邀請專業公司開展這項工作。

（二）檔案數字化必須注意保密安全

“十條禁令”。即檔案數字化處理系統必須是一個封閉的獨立網絡，不允許與其他網絡系統互聯;數字化處理所需的計算機由本單位提供，USB接口和光驅應封閉;數字化作業場所不得私自使用移動硬盤、U盤、CD等存儲介質;手機集中存放，不得帶入檔案數字化作業現場;檔案不得隨身攜帶離開數字化作業現場;非工作人員不得進入數字化作業現場。檔案館的大事記、照片、文件等，以時間軸的形式在網站上公布，科技資料以支付方式公開，審計、現場維護、會議細節等實行封閉保存。

（三）建立健全相應的制度

建立嚴格規范的文件內容“傳遞”制度。及時復制，甚至不時更改文本格式。嚴格界定管理人員的職責和權限。一方面，建立健全管理人員資格考試制度。檔案管理人員必須具有良好的思想素質、正確的工作態度、積極的職業精神和較強的工作能力。對考核不合格的管理人員進行轉崗或再培訓;對考核合格的，加強培訓，進一步提高業務素質，減少管理操作失誤。另一方面，建立健全權限管理制度。檔案管理人員要做好這一環節，做好與相鄰環節的銜接。通過一定的技術手段來監督管理人員正確行使職權，防止越權，從而維護電子文件的真實性。

三、紙質檔案與電子檔案并行管理舉措

（一）改善基礎檔案管理體制，創建紙質檔案與電子檔案通道

目前，傳統的文件管理機制被頻繁使用，導致了文件管理的失敗。為了有效地改善這種狀況，我們應該從檔案管理制度上進行合理的調整。在實際的檔案管理機制中，需要完善基礎統計標準和信息存儲標準、計算機數據庫管理等。由于現代社會的發展，電子文件的管理存在諸多不足，因此在實際使用中，需要在相應的制度中體現電子記錄的清晰性和真實性。此外，還應建立電子檔案與紙質檔案之間的通道，并以文本形式存儲在光盤上。然后借助軟件和數據庫索引，將電子文件和紙質文件進行集成，達到檔案自動管理和檢索的目的。對于紙質庫存檔案，有必要將利用率高的檔案轉化為電子檔案，以利于用戶。

（二）創建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質和電子檔案同一內容

在信息科學技術發展的大背景下，檔案管理要與時俱進，對檔案管理進行有效的創新和吸收，積極制定新的電子檔案管理制度。同時，以紙張為基本載體，檔案管理模式可以不斷積累和拓展。當相關人員優化管理模式時，大部分管理步驟都可以通過合理使用計算機來進行。例如，整理電子文件只需要使用計算機來有效地歸檔，這樣，就不需要傳送文件載體了。在實際管理內容方面，電子檔案還需要形成一個比較完善的法律，并在各個方面開展文件的合并工作，以提高電子檔案的質量。其次，由于電子檔案自身的缺陷，相應的法律效力不明確。雖然有些地方制定了電子檔案制度，但由于工作實際，同一內容的紙質檔案和電子檔案需要同時歸檔。這樣既可以實現檔案的真實性和完整性，又可以解決用戶共享網絡資源的問題，質量檔案與電子檔案相輔相成。

（三）轉變檔案管理觀念，把紙質檔案編制成電子檔案

目前，檔案管理崗安排的工作人員仍為原檔案管理人員，這部分檔案管理工作者已經完全適應了紙質檔案管理模式。為了改變這種現象，檔案管理部門需要組織檔案管理人員參加相關培訓活動，掌握檔案管理的新知識、新技能，提高檔案管理人員的業務素質，改變傳統的檔案管理觀念，樹立新的檔案管理意識，把現代電子檔案管理作為檔案管理的核心內容。同時，相關檔案管理人員在業余時間應學習電子設備相關知識和技能，提高工作能力。因此，檔案管理人員應不斷培養自身的綜合素質，以適應檔案管理的新時代。然后，將現有的紙質檔案，根據存儲和使用的需要，構成相應的電子檔案，即將紙質檔案數字化處理成電子檔案。數字化過程一般包括：（1）單位接收外部文件后，進行數字化管理。（2）對已歸檔的紙質檔案實行數字化管理，實現電子檔案與紙質檔案的并行。

四、結束語

在當今社會不斷發展的背景下，檔案管理模式發生了翻天覆地的變化，紙質檔案已經不能滿足人們對檔案管理的需要。因此，有必要對紙質檔案和電子檔案實行并行管理，發揮檔案管理的作用。

參考文獻

[1]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].中國人民大學出版社，2019.

[2]劉瑞欣.城建檔案管理工作的現狀分析及對策探討[J].城建檔案，2017（12）：49-51.

[3]姚鳴蕾.探索城建檔案“三位一體”管理——以太倉市建設檔案館為例[J].檔案與建設，2018（06）：77-78.