大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用

郝偉

摘要：檔案管理工作是單位日常管理工作的重中之重，同時也是單位人事部門管理水平的重要體現(xiàn)。在當今信息化時代背景下，各種現(xiàn)代化的科學技術也給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機會，但與此同時，也給傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是工作形式還是工作內容上都帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)和巨大的壓力。所以，如何在信息化時代把大數(shù)據(jù)技術完美應用于檔案管理工作中，是當前單位部門急需考慮的問題。本文將分為三部分，首先針對當前檔案管理工作的實際情況，分析大數(shù)據(jù)技術對開展檔案管理工作的重要意義;然后指出目前檔案管理工作產生的問題;最后對如何把大數(shù)據(jù)技術更好地應用在檔案管理工作中，提出自身的幾點想法和建議。

關鍵詞：檔案管理工作;大數(shù)據(jù)技術;應用分析

1大數(shù)據(jù)技術對開展檔案管理工作的重要影響

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及和廣泛應用，大數(shù)據(jù)技術的應用范圍也越來越廣，在檔案管理工作中起著不可或缺的重要作用。

1.1適應檔案管理工作自身發(fā)展的需要

檔案管理工作本身就是一項具有連續(xù)性且十分復雜的工作，對工作場所、基礎設施和人員素質上都有著較高的要求。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常是采用紙質檔案存檔的方式，這種方式非常不利于保存，而且很容易造成檔案遺失和損耗，并且由于檔案信息復雜且數(shù)量多，管理人員需要耗費較多的時間在查找信息工作上，這大大增加了管理人員后期整理審核等工作的難度。運用大數(shù)據(jù)技術，可以把檔案信息進行電子化的儲存保管，不但節(jié)省了時間和空間，提升管理部門的工作質量以及工作效率，同時這在很大程度上減輕了管理人員的工作壓力，保障檔案管理工作的有序良好運行。

1.2增強對檔案信息的全面保護

檔案信息屬于單位職工的隱私信息，它涉及到職工多方面的重要信息。因此檔案信息的保護工作應作為檔案管理工作的重要組成部分，單位部門應對其充分的重視，避免出現(xiàn)檔案信息泄露或者丟失等問題。大數(shù)據(jù)技術完全打破了傳統(tǒng)檔案信息保護工作的局限性，它有嚴格化、規(guī)范化的信息保護程序，除本人和專業(yè)的管理人員外，其他人沒有權限查看檔案信息，這就相當于給檔案信息加上了一層完整規(guī)范的保護程序。并且，大數(shù)據(jù)技術也解決了傳統(tǒng)檔案管理在儲存上的難題，大數(shù)據(jù)技術可以對所有的檔案信息進行科學的分類歸納，以便于后續(xù)準確有效的查找信息。這不僅節(jié)省了許多成本，也大大提升了檔案信息資源的利用率。

2目前檔案管理工作產生的問題

當前檔案管理在工作過程中還存在著許多急需解決的問題，主要體現(xiàn)在下面幾個方面：

2.1相關單位和部門對檔案工作不夠重視

檔案工作是單位日常管理的重中之重，單位必須要足夠的重視，投入相應的資金和精力，保障檔案管理工作的有序良好開展。目前很多單位對檔案工作并沒有正確充分地認識，認為檔案工作對單位的整體發(fā)展起不到關鍵的作用，片面地認為檔案管理工作只是單純的保管檔案資料，從根本上忽略了其重要作用。甚至當前有些單位并沒有設立專門的檔案管理室，認為其管理工作和文書工作沒有什么不同。所以直接導致了檔案工作無論是在工作場地、工作環(huán)境還是基礎管理設施上都有很大的局限性，嚴重限制了檔案工作的有序規(guī)范開展。

2.2沒有規(guī)范化的管理制度體系

當前許多單位在檔案工作上沒有設立完備的科學制度體系，所以導致在開展檔案管理工作時沒有具體實際的制度做保障，管理制度體系也沒有充分落實到實際的檔案管理工作中，導致檔案工作呈現(xiàn)出一種比較混亂的狀態(tài)。對一些單位已有的管理制度體系來說，并沒有從單位實際的發(fā)展情況出發(fā)，甚至管理制度直接生搬硬套其他單位的檔案管理制度，導致檔案制度和本單位的檔案管理工作并不適合，對相關的管理工作者起不到真正的規(guī)范約束作用，這大大增加了后續(xù)信息管理工作的難度。

2.3沒有配備專業(yè)的管理人員

檔案管理工作作為一項比較繁雜的工作，它對管理人員自身各方面的要求都比較高。目前很多單位由于對檔案工作的重視程度不夠，所以在人員配備上存在著很大的問題。導致在檔案管理工作上出現(xiàn)問題時，不能及時合理化的解決，因此大大降低了檔案工作的效率和質量。甚至有的單位沒有設置專門的檔案管理員，讓其他部門的人員兼職檔案管理、審核、歸納等一系列的工作，所以造成檔案工作失去了專業(yè)性和嚴謹性。并且由于管理人員的專業(yè)能力不夠，所以在工作中出現(xiàn)了一些簡單的錯誤，例如：檔案的裝訂不夠統(tǒng)一、檔案材料的書寫不夠規(guī)范、材料信息歸納不及時等問題，這些問題給檔案管理工作帶來了許多難題。

3如何把大數(shù)據(jù)技術更好地應用在檔案管理工作中

把大數(shù)據(jù)技術和檔案工作緊密結合起來，是未來檔案工作的一大趨勢和特征，如何把大數(shù)據(jù)技術更好地應用在檔案管理工作中，具體可以結合下面幾點：

3.1創(chuàng)建云端儲存空間

把大數(shù)據(jù)技術應用于檔案工作中最重要的體現(xiàn)就是其內部存儲信息資源的空間足夠大。對于檔案工作來說，傳統(tǒng)的紙質版保存方式一方面不適應信息化時代的要求，同時也不利于管理人員高效率地完成工作。而創(chuàng)建云端信息儲存空間，不但能夠有效地節(jié)約時間和成本，減輕工作人員的任務量;而且也能對檔案信息起到雙重的保護，確保信息的真實和安全。

3.2提升數(shù)據(jù)分析的服務意識

大數(shù)據(jù)技術不僅能夠快速地把大量的信息資源完整地保存下來，而且也能對信息資源內部的價值進行全面地分析，并充分挖掘出其深層次的價值。因此，在開展檔案工作時，可以充分利用好這一點，利用大數(shù)據(jù)技術，對檔案信息資源進行合理的歸納和整理，滿足單位發(fā)展的需要，提升檔案的利用率。

3.3提高數(shù)據(jù)技術的檢索能力

大數(shù)據(jù)技術為單位提供了多元化、現(xiàn)代化的信息管理手段，傳統(tǒng)檔案在管理形式上的一大弊端就是耗時長，如果想要查找某一信息，需要耗費較長的時間。大數(shù)據(jù)技術最方便的就是其強大的檢索能力，可以實現(xiàn)自動把所有復雜、繁多的信息全部進行分類的整理，并且檢索信息特別的迅速。所以，在大數(shù)據(jù)技術實施應用的過程中，應不斷提高數(shù)據(jù)技術的檢索能力，為單位和管理人員提供更多地便利。

結語

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，單位檔案工作應抓住這次良好的機遇，把大數(shù)據(jù)技術和檔案工作完美結合起來，使檔案工作展現(xiàn)出全新的活力。

參考文獻：

[1]魏東奎.大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用[J].科技風，2020（16）：98+100.

[2]魏亞盟.大數(shù)據(jù)技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].辦公室業(yè)務，2020（08）：81+105.