新時期檔案信息化管理研究

侯桂明

摘 要：當前已經步入新時代，高科技手段更是日新月異，尤其是互聯網信息技術近年來呈現出良好的發展勢頭，并滲透到社會各個領域當中，同時在檔案管理工作當中也得到了進一步深化，傳統檔案管理工作于現代互聯網技術彼此之間融合度日漸加深，對于檔案管理信息化發展起到了非常積極的效果。下文當中主要結合實踐，對檔案信息化的內涵與特點進行分析與闡述，研究檔案信息化管理的必要性，并提出一些有效的建議，旨在進一步提高檔案管理信息化水平，適應現代社會高速發展需求。

關鍵詞：檔案;管理;信息化

現如今計算機與網絡技術得到了普及應用，對社會各行各業信息化發展也起到了很好的促進作用，推動社會快速進入信息化時代，各行各業與信息技術之間的聯系更加緊密，并成為社會與各行業發展的重要手段。與此同時，我國正在推行“互聯網+”策略。所以檔案信息化發展也成為重要的發展趨勢，加強信息技術手段應用，不斷提升檔案管理信息化水平，才能更好的適應現代社會發展需要。

1 檔案信息化管理內涵

1）信息化的內涵。信息化有著非常豐富的內涵，不同學者從各個層面進行分析與研究，在信息化內涵上有著不同的理解。有人將信息化認為是通過計算機與網絡化來處理信息內容，具有非常高的信息化服務能力。當前信息化時代已經全面到來，信息化的高速發展與現代信息化技術以及信息網絡技術是密不可分的。

2）檔案信息化管理。在現代高速發展背景下，對于檔案管理工作提出的要求也越來越高，有關部門在管理檔案過程當中，推進信息化檔案管理成為重要發展趨勢，需要在檔案管理工作當中融入信息技術手段，并通過信息化技術提供相應的服務，特別是當前信息化的高速發展，加強先進科學技術與檔案管理工作深度融合，普及應用信息化技術，檔案管理工作模式以及方式改革起到了極大的促進效果，改變了過去以紙質媒介進行檔案管理的傳統方式，檔案通過信息化技術手段進行管理其作用優勢非常的突出，同時在檔案管理工作內容方面也產生了深刻變革，在保證檔案質量的同時，推動其向更高層面高效發展。

2 檔案管理工作存在的嗯。問題

1）在檔案管理信息化建設方面，還缺乏足夠的重視，需要進一步擴大投入力度。檔案管理紛繁復雜，涉及很多方面，工作流程相對繁瑣，同時檔案管理工作，也無法創造直觀的經濟效益。正因如此很多單位都對此項工作視而不見，認為此項工作可有可，無重視程度存在很大不足，同時也沒有針對檔案管理工作制定相應的規范流程，嚴重影響此項工作的順利開展，導致管理工作當中問題重重，質量效率很難保障，更阻礙到檔案管理信息化發展。而且由于對此項工作沒有引起足夠的重視，資金投入非常有限，人員投入也存在很大不足，嚴重阻礙到此項工作的順利發展與推進。

2）還應當亟待提升工作人員業務素質和專業素養。在檔案管理工作實際，很多工作人員專業素質還存在很大不足，知識面有限，不能熟練的應用計算機技術，綜合素質還亟待提升，與現代高效率、高質量的檔案管理工作需求很不適應，檔案管理工作存在很大的變化性，是一個長期處于動態變化的過程，要求工作人員應當努力接受新的知識，提高自身專業素養，這樣才能更好地適應當前社會發展對檔案管理工作提出的新要求。

3）缺乏完善的檔案管理制度。檔案信息化工管理工作的高效開展，需要確保此項工作管理流程更加的科學與規范，這是高效完成此項工作的重要基礎，然而就目前而言，在檔案信息化建設方面，還處于初步階段，有關制度還很不完善，不能科學統一規劃電子檔有關標準，對檔案信息化管理持續高效推進形成很大阻礙，難以適應現代社會發展需求。

3 新時期檔案信息化建設應采取的措施

1）充分認識檔案信息化管理工作重要性。首先對檔案信息化建設給予充分重視，才能推動此項工作持續健康發展，特別是有關領導必須要適應新時期發展需求，應當充分認識到檔案信息化管理工作未來發展方向，將此項工作作為一項重要工作來抓，同時投入充足的人力物力以及財力，更好地支持此項工作快速發展。作為檔案管理工作人員，應當認識到自身所承載的歷史使命，認識到檔案館是持續健康發展離不開檔案信息化建設，而且在工作實際將傳統的工作觀念有效打破，運用現代信息技術手段開展檔案信息化管理工作，提高新時期檔案信息化管理整體水平，創造更大的效益。

2）構建高素質的檔案管理人員隊伍。為了有效提高檔案管理效率與質量，必須要有高素質的工作人員來完成，這也是提升此項工作信息化發展的重要前提與基礎，只有具備較高的計算機網絡技術能力，才能更好地開展檔案信息化管理工作，滿足此項工作業務需求。所以檔案管理部門應當結合自身實際，對工作人員展開相應的培訓工作，提高其業務素質與專業技術能力，特別是了解掌握計算機網絡使用，了解和掌握計算機及有關軟硬件的維護與使用，開發利用新的軟件，并融通網絡設計，采集加工電子檔案信息，努力構建一支專業化的檔案信息管理隊伍，提高幼人員的綜合素質與能力，適應現代社會發展需求。

3）對檔案信息化管理制度完善與提升。檔案管理工作涉及的方面眾多，紛繁復雜是其主要特點，檔案管理工作人員在工作實際不僅要對檔案信息進行全面收集，還需要適當的加工和處理，面臨的工作任務非常的繁雜，所以應當進一步加強管理，能夠規范檔案管理工作的流程，確保標準流程的統一性，為保障檔案管理信息化獲得持續穩步發展。但是在檔案信息化建設過程當中，電子文件載體穩定性比較差，很容易發生損壞，而且上傳至網上的電子檔案信息，很容易發生一些安全隱患，所以為了確保檔案信息化工作的高校開展，要針對性地構建完善的管理制度，避免出現檔案丟失或者遺漏。工作人員必須要保持較強的責任心，檔案管理工作高效開展。

4）運用先進的技術推進檔案信息化管理工作高效推進。首先必須要確保電子檔案信息數據安全性和真實性還有保密性，這些都需要將先進的信息技術優勢充分發揮出來，確保彼此之間密切的聯系，現代科技手段是開展檔案信息化管理工作的重要支撐。在高度開放的環境條件下進一步強化檔案管理工作水平，推動其信息化發展才能更好地共享各類信息數據，使其服務能力進一步增強，只有將有關技術水平大幅提升，才能將各種危險有效消除，避免檔案信息的丟失和遺漏，實現智能化檢索信息，確保檔案信息的安全性與保密性。

5）完善檔案管理網絡系統。為了進一步檔案信息管理高效化發展，應當構建數字化綜合應用平臺，加強內外部公共服務網建設，使網站應用效果得到大幅提升，發揮網站對檔案信息服務能力宣傳的重要作用，對文件信息化標準建設逐步完善，在相應的條件下應用有效的硬件設備，通過先進的技術設備，才能更好地進行檔案管理，通過技術層面不斷促進檔案信息化管理工作的順利進行，實現信息交換，管理以及信息共享方面的信息可靠性，做好安全保護工作，確保檔案信息數據全面性與安全性，推動檔案信息化管理的高效開展。

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