高校檔案信息化管理的幾點思考

摘 要：高校檔案管理是一項完善的科學的教育工程，是學校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實現，越有利于學校的整體發展。本文探討了強化高校信息化管理的重要意義，淺談了高校檔案信息化的優勢，并對高校檔案信息化管理中存在的一些問題進行分析，給出建議，以便促進檔案管理工作得到更好的發展。

關鍵詞：高校;檔案管理;思考

高校檔案管理是一項完善的科學的教育工程，高校檔案管理工作是為高校的整體運行服務的，是衡量高校管理水平的重要指標，是學校一切工作的綜合反映，是高校運行發展的不可忽視的重要組成。想要了解學校的多方面信息，就必須通過查閱檔案，因此，高校檔案管理工作必須予以重視，必須充分認識檔案管理工作的重要性。隨著現代化信息社會的迅猛發展，檔案管理工作也從實體化向數字化轉變，高校檔案管理中融入信息化也成為不可避免的發展趨勢。

1 強化高校信息化管理的重要意義

高校檔案管理主要服務于學生和教師，而由于高校的特殊性，每年都有大量的師生相關數據的變動，如學生畢業、就業、進修、遷入、遷出等等，檔案變動大，頻繁、區域跨度大，而傳統的檔案管理工作在查閱、完善、修改等過程中均會耗費大量的人力和物力，工作效率低，時間成本大，且檔案相關的信息分析與整理的差錯性增加，檔案管理質量較差。

2 傳統檔案管理的缺點

檔案收集缺乏系統的、完整的執行標準，檔案信息不準確，內容不完全，過期信息、虛假信息、錯誤信息不斷出現。此外，傳統的檔案管理工作在進行檔案的搜集、統計、分析、查閱等內容時非常不方便，陳舊檔案錄入的完整性和準確性差，相關數據保密性差。

3 高校檔案信息化的優勢

留存檔案的主要作用在于保存學校發展的歷史記錄，同時能夠產生社會和經濟雙重效益，為高校未來的發展提供參考。因此，檔案管理中需要進一步挖掘檔案數據的潛在價值。而深入挖掘檔案信息以及檔案種類的劃分必須具有針對性，要完全針對檔案的內容和性質進行，這些需要應用電子計算機對檔案進行處理，提高檔案的利用效率，重視檔案信息的補充和完善，對殘缺的信息及時增補，保證錄入到系統中的信息是完整的、準確的。檔案信息要全面覆蓋高校日常的運行、教學中，利用信息化管理檔案，促進檔案的查閱更加準確、便捷，與傳統的埋頭苦找相比，將檔案工作人員徹底解放出來。

4 高校檔案信息化管理中存在的問題

4.1 對檔案信息化管理的不重視

隨著高校規模的擴大，圍繞高校發展的方方面面如科研、教學等的要求也不斷提高，而高校檔案管理工作往往被忽視，認為高校的檔案管理只是為了方便查閱，應付上級檢查，走走形式，象征性的補充，像這種停留在表面上的工作缺少創造檔案價值的意識，導致高校檔案管理工作逐漸成為高校發展過程中的附屬品。

4.2 管理人員專業性不足

融入信息化技術必須配備相關的專業性人才，而由于機構對檔案管理工作的不重視，導致隨意安排人員負責檔案的管理工作，導致檔案雜亂無章，置放錯亂，文檔與內容不對應，該清理的不清理，該完善的不完善。此外，負責管理檔案的人員往往工作相對放松，自身疏忽大意，甚至出現檔案信息泄露的情況。有的高校安排年齡比較大的，退休的人員兼職檔案管理工作，這些人員對信息化手段并不熟悉，不擅長計算機等數字化設備的使用，在信息化建設的拓展中力不從心，無法優質的完成檔案管理工作。

4.3 信息化本身的安全隱患

近年來，信息化處理手段發展迅猛，但其本身也存在一些安全隱患，如紙質版檔案轉化為電子檔案時，操作過程容易出現登記錯誤，且電子化設備無法完美的復原手寫漢字的原樣，導致一些數據和文字可能被改動，且網絡化自身的風險性可能導致遠程操控或是黑客進入，被惡意盜用、修改等。

5 檔案信息化管理的幾點建議

5.1 領導層面意識的轉變

有的領導檔案意識淡薄，對檔案管理工作的重要性和必要性認識不夠，對檔案工作沒有給予足夠的重視。此外，檔案管理應該是專業性的工作，但高校管理人員不組織專業的檔案管理方面的培訓，檔案管理人員沒有經過系統的專業知識培訓，檔案工作質量不能得到保證。因此，為了檔案管理工作的信息化建設的順利開展，必須推動檔案管理數據庫的建設[1-2]。數據庫的建立必定會需要專業技術人才針對檔案管理工作進行系統的管理和維護，這也需要高校在資金投入，加強培養，引入相關的專業性人才上提高檔案管理工作的整管理質量。為了方便檔案的搜集、統計、分析、查閱等內容，數據庫需要增加檔案管理工作的檢索和標注功能，同時確保陳舊檔案錄入的完整性和準確性。

5.2 加強硬件設施的建設

信息化管理需要配相應的計算機設備和采集設備以及安裝對應的檔案管理軟件，建設完整的、標準的網絡管理系統，與校園內的局域網以及互聯網實施接軌，通過校園內的局域網以及互聯網的網頁渠道，實現信息共享以及快捷的實現數據更新、修正和增補，提高檔案信息利用的效率。

5.3 提高信息化管理的安全性

完善高校檔案管理信息化管理的相關制度，提高高校檔案管理工作的規范化水平。尤其是檔案管理的保密制度，做到檔案歸檔、保密、鑒定銷毀必須審慎，對違反保密規定的情況必須追究，檔案管理工作落實雙人雙鎖制度，確保檔案管理的安全性，數據庫實施加密處理，強化檔案管理工作的安全性[3-4]。

6 小結

高校檔案管理是一項完善的科學的系統工程，高校檔案管理工作是為高校的整體發展服務的，是衡量高校管理水平的重要指標，是學校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實現，越有利于學校的整體發展。早日實現檔案的信息化管理，看到將檔案管理推向信息化之后得到的益處和影響，形成新的觀念，這有助于推動檔案管理信息化的進程，早日實現檔案信息化管理工作的規范化，為高校的發展貢獻力量。

參考文獻

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報：自然科學版，2015（1）：181-182.

[2]陳海英.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].遼寧經濟，2017（1）：59-61.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）：15-16.

[4]龐力，崔艷玲.淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用[J].中國教育信息化，2009（9）：47-48.

作者簡介

馬麗霞（1981-），館員，內蒙古醫科大學工作。