互聯網時代下檔案管理注意事項探究

韋雪榮

摘 要：隨著社會經濟和信息技術的發展，目前互聯網已經逐漸的滲透到了工作和生活的各個領域中，互聯網的應用給很多行業的發展帶來了新的機遇。在這一時代背景下，檔案視野也需要緊隨時代發展的步伐，根據自己的情況把握機遇，迎接挑戰。在互聯網背景下檔案管理還存在著很多需要我們注意的內容，本文將從這些內容出發針對互聯網時代下檔案管理的注意事項和具體的實施策略進行探究。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;注意事項

目前互聯網技術已經被廣泛地應用到了我們工作和生活的各個領域中，對于社會的發展起到了有力的推動作用，在這一時代背景下，檔案視野也迎來了新的發展期，但是檔案管理在發展中也遇到了一些問題，所以互聯網時代背景下的檔案管理工作還有很多需要我們注意的地方。本文將針對這些注意事項進行探究，并且探索出在互聯網背景下落實檔案管理工作的一些具體措施，希望可以給相關的工作人員一些啟發。

1 互聯網背景下檔案管理注意事項探討

1.1 從業人員素質問題

在信息時代背景下，能夠合理地利用信息化資源開展檔案管理工作也是對檔案管理者一個新的要求，作為新時期的檔案管理人員應該具備一定的信息處理能力和管理能力。如果從業人員不具備較高的信息技術水平則無法勝任當今時代下的檔案管理工作。目前我國檔案的保管型人才較多，但是缺乏一定的創新意識，不能夠與時俱進。缺乏一定的信息處理能力。因此目前我們需要改變檔案管理人員單一的結構模式，我們需要提升檔案管理人員的素質，創建一支具備高素質的檔案人才隊伍。

1.2 硬件和軟件升級需要跟上時代發展

隨著科技的不斷進步，信息技術的更新升級也在快速地進行中。從計算機硬件設備來看，集成電路集成度在不斷地提升，硬盤儲存量在不斷地擴大。那么在這個背景下檔案管理的硬件也要面對升級換代的形勢。而從軟件方面來看，很多的編碼方案不斷地出現，新的編碼方案逐漸代替舊的編碼，所以為了確保檔案管理工作正常的運行，我們也需要更新硬件系統和軟件系統，能夠讓檔案存儲的信息得到不斷地升級。這樣才能夠更好地應對信息技術升級等多方面的問題。

1.3 信息時效性和準確性

時代不斷地在發展，計算機也逐漸地走進了我們的家庭中，并且得到了全面的普及。隨著人們素質水平不斷地提升，人們對于檔案的質量和數量要求也在逐漸的增高。所以這些也給我們的檔案管理工作提出了一些新的要求。檔案管理工作更需要高素質的人才，從而確保檔案管理的時效性和準確性。

1.4 信息采集重視度不高

我國互聯網相關信息的采集工作還存在著明顯的缺陷，對于很多互聯網下的檔案管理者而言，需要盡快加強網絡硬件的建設，要能夠開發大量的檔案信息資源，借助互聯網更好地服務于社會。網絡給檔案管理公開創造了有力地條件，為此我們也應該重視互聯網的作用。

1.5 轉變檔案工作重心

互聯網的發展讓檔案管理工作發生了一些轉變。之前的檔案管理中一般都是紙質文檔，信息無法有效的流通但是隨著時代的發展，目前網上也可以發布檔案信息，所以檔案部門成為信息采集和供應部門。作為檔案管理人員應該做好工作重心的轉變，能夠逐漸地從以往的檔案管理模式向開放性進行轉化，提高檔案的質量，做好各個環節的工作。

2 互聯網背景下對檔案管理工作新思考

2.1 人事檔案管理者思維的轉變

1）逐漸形成創新性思維。作為檔案管理工作者應該逐漸地提升自己的互聯網網絡思維，能夠自覺地把自己的工作和互聯網進行結合。檔案管理部門要積極的應對新的形式，可以借助網站、微博、微信等平臺加強檔案的服務，通過網絡開展一些遠程的業務指導和學術交流。可以借助互聯網組織一些檔案志愿者開展檔案的編目和關鍵詞著錄等工作，不斷地壯大檔案管理者的隊伍。而且作為檔案管理者應該借助互聯網不斷地尋找到一些工作中創新的辦法，改變傳統的工作模式，逐漸地形成創新思維，更好的順應新時代的發展需要。

2）建立用戶思維，實現高效查詢。在創新互聯網下的檔案模式時，檔案管理部門應該建立用戶思維。要充分去思考用戶的體驗和需求。能夠更好地構建一個檔案信息的公示平臺，從而推進檔案事業更好地發展。我們盡可能提供給用戶一個更加便捷的查詢系統，比如可以實現用戶異地查詢、跨館服務，群眾能夠就近查詢檔案等等。互聯網為檔案提供了一個更加開放的系統，而這也給檔案服務評價提供了更多的方法。我們可以通過大數據獲取檔案服務評價信息，能夠促進檔案管理機構獲得不斷地進步。

2.2 做好檔案信息安全防范工作

在傳統的檔案管理中，其主要的問題就是檔案實體安全的保護。但是在互聯網背景下，檔案的安全防范更加重要，也面臨著更多的威脅。而當前所涉及地主要安全問題就是信息的泄密。

1）實現實名制查詢制度。雖然在網絡時代背景下檔案的提取和應用變得更加的方便，但是也出現了容易泄密的問題。因此對于檔案我們可以采取身份認證或者權限設置的模式，從而對檔案的權限做好分類，保證檔案信息的安全。另外隨著檔案信息平臺的建設，我們平臺也可以努力和公民的身份證系統進行整合，從而實現檔案資源的實名制查詢，這樣可以按照身份信息對應用權限做好一定的分類。

2）保密方面相關問題。在網絡檔案管理中涉及的保密問題至關重要。檔案信息并不是公開的，也并不是所有的人都能夠看到的。互聯網下的檔案更加的開放，但是這也和檔案的安全管理之間發生了矛盾。為此我們需要制定出相關的法律政策，能夠將檔案的保密程度進行制度的劃分。確保檔案能夠受到嚴格的保密。能夠在有限的條件下實現共享。對于一些嚴格保密的檔案不能夠上傳到網絡上面，或者存儲于局域網中。從業人員在日常的工作管理中也要能夠對現有的檔案進行有效的管理，能夠按照規定對檔案進行靈活處理，該保密的要嚴格保密，可以公開的也要適當的公開。

3）防止網絡攻擊。隨著網絡技術的發展，信息技術水平不斷地提升。目前電腦中也開始出現電腦病毒，也會受到黑客的威脅。這些黑客會對信息系統造成一定的損壞。所以作為檔案管理人員要能夠設計出先進的防護系統，能夠提高自身的信息技術水平，更好地應對網絡攻擊。

2.3 加強數字化建設

隨著網絡的發展，目前的檔案管理人員更加重視紙質檔案的數字化轉變。但是對于新媒體信息、網絡資源的歸檔還有整理的意識不強。其實互聯網信息已經占據了相當大的一部分比重，如果對互聯網信息檔案歸檔忽視肯定不利于檔案信息的完整性。為此檔案管理人員應該重視互聯網信息歸檔，同時可以對這些信息進行更好的分類并且進行積極地研究。在政府的帶動下檔案管理部門應該積極地配合工作，能夠建立一個全國性的檔案信息資源平臺，實現互聯網和檔案的整合，這樣能夠更好地實現檔案信息資源的共享，將一些檔案信息更好地傳播給受眾。目前國家檔案局網站已經開通了國家開放檔案信息資源共享利用系統，但是這個系統中的內容其實還可以做進一步的豐富和補充，從而構建一個內容更加廣泛的平臺。

3 結語

總而言之，隨著互聯網發展，社會的趨勢就是實現信息和數據的互聯和共享，促進各種信息平臺的整合。因此信息技術在檔案管理中被廣泛地應用，推動者檔案管理事業不斷地發展，但是與此同時在網絡檔案管理中也逐漸地暴露出了一些問題。作為檔案管理工作人員要能夠對這些問題進行關注，找到問題存在的原因，能夠提高自身的素質，轉變一些傳統陳舊的理念，不斷地提升自己的信息技術水平，科學的防范網絡信息安全問題，更好地開展和落實檔案管理工作。

參考文獻

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