淺談網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新?

張根水

摘 要：隨著移動(dòng)互聯(lián)、5G等為代表網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的來(lái)臨，各種信息技術(shù)涌入檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的檔案管理需求，如何在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，已經(jīng)成為校內(nèi)管理部門面臨的首要問(wèn)題。本文對(duì)新環(huán)境下高校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了討論，并提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校;檔案管理;創(chuàng)新

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要高校相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來(lái)探索出一條新的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校管理部門的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理，并在此過(guò)程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新，提升高校檔案管理水平。

1 高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1）兼職檔案人員專業(yè)水平有待提升。校內(nèi)檔案人員尤其是部門兼職檔案人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實(shí)還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。有些高校編制人員調(diào)整較為頻繁，部門兼職檔案人員變動(dòng)也較為頻繁，再加上沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，校內(nèi)檔案管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在對(duì)學(xué)生學(xué)籍、教師檔案等情況中沒(méi)有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對(duì)檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響[1]。

2）部門檔案意識(shí)有待提升。有些高校檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守高校檔案管理辦法和學(xué)校檔案管理有關(guān)規(guī)定，檔案管理缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也多流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對(duì)于檔案管理意識(shí)不足也是一大問(wèn)題，對(duì)于相關(guān)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是學(xué)歷材料的不齊全完整，對(duì)學(xué)籍檔案的利用造成較大影響。在檔案的形成過(guò)程中，也存在如書寫材質(zhì)、格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過(guò)于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，存在一定的客觀隨意性，直接影響檔案的形成質(zhì)量。

3）檔案集中綜合管理有待加強(qiáng)。首先是一些高校管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個(gè)較為落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，事務(wù)量不斷增大，一些高校在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則[2]，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

4）信息化水平總體偏低。首先是檔案數(shù)字化水平偏低，館藏檔案的數(shù)字化水平仍有待加強(qiáng)，相關(guān)人員設(shè)備投入仍有待加強(qiáng)，不利于檔案的快速檢索和利用。其次是校內(nèi)數(shù)字化檔案信息資源的整合有待加強(qiáng)，隨著高校智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，各類應(yīng)用系統(tǒng)逐漸增多，但由于缺乏協(xié)同建設(shè)，系統(tǒng)間存在信息孤島，不利于數(shù)字化檔案信息資源的整合和利用。最后是檔案信息化安全體系有待加強(qiáng)。隨著數(shù)字化檔案信息的日益增多，對(duì)檔案信息資源的存儲(chǔ)與安全管理要求日益嚴(yán)格，檔案開(kāi)放利用與保密安全矛盾日益突出。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）加強(qiáng)高校檔案制度規(guī)范建設(shè)。要進(jìn)一步健全和完善高校檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，尤其是根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化條件下檔案形成特點(diǎn)的變化不斷調(diào)整相關(guān)制度和規(guī)范，如電子文件管理制度、檔案分類制度、聲像檔案管理、檔案安全保密制度等，確保檔案工作開(kāi)展有據(jù)可依，與時(shí)俱進(jìn)。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳，不斷提升檔案意識(shí)。檔案工作要積極主動(dòng)，有所作為，必須做到有聲有色，提高工作能見(jiàn)度，尤其要加強(qiáng)檔案宣傳，提升師生的檔案意識(shí)和意識(shí)，便于工作的開(kāi)展。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化軟硬件建設(shè)，加大計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)軟件、數(shù)字化設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備的投入力度，為網(wǎng)絡(luò)化條件下檔案工作開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）嚴(yán)格落實(shí)部門立卷負(fù)責(zé)制。檔案形成部門立卷負(fù)責(zé)制是一項(xiàng)檔案基本制度，對(duì)高校來(lái)說(shuō)顯得尤為重要。因?yàn)楦咝n案門類多、數(shù)量大，涉及高校工作的方方面面，收集整理的任務(wù)相當(dāng)繁重，僅僅依靠檔案部門的工作人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此須在高校全面推行部門立卷負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格由形成部門負(fù)責(zé)所形成檔案材料的收集、整理和歸檔移交工作，檔案館專職檔案員做好監(jiān)督和指導(dǎo)，這樣一方面能夠暢通檔案收集整理的渠道，確保檔案齊全完整;更為重要是能夠把檔案人員從繁重的基礎(chǔ)工作中解脫出來(lái)，更多的精力應(yīng)用于監(jiān)督指導(dǎo)、檔案編研、管理利用等工作，尤其是積極開(kāi)展工作創(chuàng)新，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化手段開(kāi)張檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息資源管理工作，不斷提升檔案信息化水平。

3）加強(qiáng)校內(nèi)數(shù)字化檔案信息資源的整合。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的新形勢(shì)下，高校檔案形成的類型和形式日益多樣化、數(shù)字化，更多呈現(xiàn)無(wú)組織、非結(jié)構(gòu)化的狀態(tài)。高校檔案部門和檔案工作者應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作觀念，創(chuàng)新方式方法，不斷延伸和拓展檔案收集整理的門類和內(nèi)容，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加大數(shù)字化檔案信息資源的收集整合力度，不斷提升檔案信息資源的豐富性和時(shí)效性。如進(jìn)一步加強(qiáng)OA系統(tǒng)檔案資源的融合，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，做當(dāng)應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)在線歸檔;又如在智慧校園的背景下，加強(qiáng)與學(xué)校數(shù)據(jù)中心等重要信息平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)人事、學(xué)生、學(xué)籍等信息實(shí)時(shí)更新歸檔，不斷豐富數(shù)字化檔案信息資源內(nèi)容。

4）加強(qiáng)提升檔案人員信息化水平。首先要加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。近年來(lái)，高校檔案專職人才隊(duì)伍建設(shè)日益加強(qiáng)，各級(jí)各類高校積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為檔案專業(yè)化水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但高校檔案部門在人才引進(jìn)時(shí)，更多強(qiáng)調(diào)檔案專業(yè)的重要性，而忽視了對(duì)網(wǎng)絡(luò)、信息化人才的關(guān)注，存在重專業(yè)輕技術(shù)的情況，不利于檔案部門信息化水平的提升。因此高校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息專業(yè)人員的引進(jìn)和培養(yǎng)力度，進(jìn)一步優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。其次，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，積極選派人員參加上級(jí)組織的各級(jí)各類培訓(xùn)，同時(shí)多渠道組織開(kāi)展檔案培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)部門的溝通協(xié)助，得到網(wǎng)絡(luò)信息化部門的支持，定期開(kāi)展面向?qū)＜媛殭n案員的信息化相關(guān)培訓(xùn)，不斷提升專兼職檔案人員的信息化水平。此外，還可積極開(kāi)展與校外專業(yè)檔案信息化公司的合作，運(yùn)用社會(huì)力量開(kāi)展檔案數(shù)字化相關(guān)培訓(xùn)工作。

5）提升檔案工作信息化水平。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先高校要繼續(xù)加強(qiáng)檔案數(shù)字化，提升館藏檔案數(shù)字化水平，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存，提升檔案利用效率。其次就是對(duì)管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的綜合檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)載體之外檔案信息資源的統(tǒng)一管理和開(kāi)放利用。最后是要加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的編研力度，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)編輯、統(tǒng)計(jì)等軟件進(jìn)行應(yīng)用設(shè)計(jì)，提高檔案編研的成效[3]。

3 總結(jié)

總而言之，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)給高校檔案管理工作帶來(lái)了極大的機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，需要高校進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新思維，抓住機(jī)遇，乘勢(shì)而上，積極作為，從制度、管理、人員、技術(shù)和手段等方面加強(qiáng)改革和創(chuàng)新，不斷適應(yīng)和推動(dòng)高校檔案工作邁上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]仇艷華.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：121.

[2]陳曉鋒.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)生管理工作創(chuàng)新[J].智庫(kù)時(shí)代，2020（04）：110-111.

[3]趙凱.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：178-179.