事業單位檔案管理存在的問題及對策

柴曉晨

摘 要：在新時期，傳統的檔案管理工作方式和工作模式已經不能滿足事業單位的需求，也不利于促進事業單位穩定發展。因此，為了可以實現事業單位的可持續發展，必須要重視每個管理環節，尤其是檔案管理，這樣才可以提高事業單位的整體管理水平。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理工作

隨著現代社會的快速發展，在給事業單位檔案管理工作帶來發展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰。事業單位檔案管理單位在新時期階段應該準確把握機遇，同時積極面對挑戰，通過發現目前管理工作中存在的問題，進一步結合社會實際發展情況進行管理方式的創新，提高檔案服務水平，進而為檔案事業的長遠發展做出貢獻。

1 新時期事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理隊伍不具有先進性。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，所以對檔案管理隊伍的專業水平有一定的要求。長期以來事業單位檔案管理人員專職的很少，大部分為兼職，也沒有經過專業的培訓，只是掌握了一些能應付日常工作的最基本的技能和基礎知識。面對當前自身素質不佳、能力不高的現狀卻無動于衷，不能夠很好地接受和學習相應的管理手段，不能夠站在全局的高度觀察和處理問題，沒有認識到檔案資源利用的重要性，更無法適應新時代對檔案管理工作的需求。人員能力的強弱直接關系到一個單位的命運，在檔案管理工作中人的主觀能動性、積極性不高，檔案管理質量的提升更無從談起。

2）管理工具和手段缺乏創新。隨著我國現代科學技術的進一步發展，我國事業單位檔案管理工作在迎來發展機遇的同時，也在不斷面臨著越來越多的挑戰。而且，各種大數據信息都不斷增加，導致檔案管理工作越來越復雜，管理難度也隨之提高。但是，在實際的事業單位檔案管理工作當中，并未能有效的引進現代管理技術，僅僅依靠人工管理模式，長期如此，便與大數據時代嚴重脫節，面對大量的數據信息也難以進行有效的整理和管理，進一步導致管理工作陷入混亂的狀態，情況嚴重時甚至會危及到人民和國家的利益。

3）檔案開發程度低。檔案開發指的是對檔案信息資料的挖掘，并從海量的信息數據中獲得對企業發展有價值的內容，將其記錄保存后用作企業發展運營的參考依據，以便保障決策科學，但是當前的事業單位由于檔案管理工作的缺失，導致檔案的開發程度較低。

2 新時期事業單位檔案管理的創新

1）創新檔案管理的指導思想。首先，應該遵循實事求是的指導思想。在實際的檔案管理指導工作中，要求搜集真實的原始材料信息，只有確保材料信息的真實性，才能有效進行檔案資料的管理。其次，采用勤于思考的指導思想，要求檔案管理人員在實際工作中勤于思考，不再局限于以往的工作理念，而是思考如何進行檔案管理的創新，及時發現其中存在的問題，采用有效措施改進。同時鼓勵相關檔案管理人員，大膽進行檔案管理方法、思路與措施的創新，爭取可以突破檔案管理內容、體制，創新性整合各種檔案管理內容。最后，以高度敬業的思想開展指導工作，要求相關檔案管理人員樹立正確的敬業觀念意識，向相關的技術、設計與研究等人員請教，在各個部門的支持下有效完成相關的檔案管理創新活動，全面增強各方面的檔案管理創新效果。

2）創新相關的管理模式。目前，部分事業單位中雖然已經設置了檔案管理機構，但是缺乏獨立性，難以獨立進行檔案管理，導致事業單位在檔案管理期間很難有效開展相關工作。這就需要事業單位在具體工作中，針對管理的模式進行創新，保證檔案管理部門的獨立性，使其變成事業單位中的職能部門，可在日常工作中主動決策，促使檔案管理工作的變革和創新。在管理模式創新的過程中，還需遵循前瞻性的原則，全面進行檔案資源、人力、開發、環境的創新，確保檔案管理的高效性、安全性與穩定性，實現檔案管理工作的創新目的，滿足當前的創新實踐工作需求。

3）創新管理理念與內容。事業單位在檔案管理創新工作中，應該注重理念與內容方面的創新。首先，應該更新工作觀念，轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，將被動服務轉變成為主動服務，在檔案管理的工作中，不僅需要注重檔案資料的收藏，還需將其提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保各方面工作的有效實施。在樹立創新理念的過程中，還需將社會化當作是檔案管理的主要目標，形成檔案管理的社會化工作理念，使得檔案資料可以向著知識化、科技化與信息化方向發展。其次，在事業單位的檔案管理內容創新工作中，應該轉變以往單調性的內容，豐富其中的檔案部分。雖然事業單位的檔案管理機構中已經收藏了很多的文獻資源與歷史信息，但是，不能確保齊全性，檔案的內容不足，很難滿足事業單位的發展需求。這就需要做好調整工作，充實檔案資料與內容，確保相關館藏的質量符合標準。檔案管理人員應該有目的、有計劃收集事業單位的檔案資源，不斷開展優化工作、集成管理工作，保證相關檔案管理工作的系統化與有序化實施，準確為事業單位的各個部門提供服務，進而達到事業單位的檔案管理創新目的。

4）創新管理工作方法。在具體工作中必須要樹立正確的檔案管理創新觀念，針對管理機制、管理工作思路進行有效創新改革，形成創新性的工作模式與機制，打破傳統的事業單位檔案管理工作局限性，達到預期的工作目標。事業單位在日常的檔案管理工作中，應該按照市場經濟環境對事業單位的要求，針對管理方式進行創新，拓寬相關的工作外延，深化具體的內涵，轉變傳統的單一管理手段，將檔案管理、資料管理、情報管理、信息管理、統計管理等有機整合。事業單位應該將檔案管理作為重點部分，有效進行檔案信息資料的搜集、整理，聯合進行編目處理、檢索處理與保管利用處理，規范事業單位的檔案管理行為，提升整體的工作效果。為有效創新相關的檔案管理方式，事業單位應該積極采用網絡信息技術，創建檔案管理的網絡平臺，通過網絡平臺進行各類信息的聯合開發與共享，創建出檔案信息的聯合體，通過有效的措施完成相關檔案創新人物，達到預期的工作目的。需要注意的是，在創新管理方法的過程中，事業單位還需積極采用先進的大數據技術、數字化技術、網絡信息技術、云計算技術等等，綜合搜集、整理與利用相關的檔案資料與信息，確保各方面檔案信息的利用率，滿足當前的事業單位檔案管理創新需求。

5）創新檔案管理服務方式。就目前來看，事業單位要想對檔案管理工作進行創新，同時也應該關注其檔案管理的服務方式，管理人員也應該積極使用信息技術來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務系統向其他部門發送有關的檔案信息，這不僅對事業單位檔案管理工作進行了創新，同時也充分利用了在線服務功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務系統對檔案信息進行整理和歸納，檢索和查找有關的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業單位檔案管理需要對服務方式進行創新。

3 結語

新時期下事業單位在發展中必須要清楚明確檔案管理工作的要求，而且加強檔案管理工作的創新。只有創新檔案管理方法，提高現代化水平，加強事業單位對檔案管理的意識，建立和健全檔案管理工作體制，才可以對事業單位的檔案管理現狀進行更好地改善，實現事業單位所有資源的科學配置。

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