探討新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

曾荏弟

摘 要：檔案屬于醫院重要資料，會直接影響醫院運轉，所以必須注重醫院檔案管理工作。在現代技術支持下，醫院檔案管理暴露出較多現代化問題，對醫院運營管理造成極大影響，所以必須深入分析醫院檔案管理所存在的現代化問題，同時提出相應的管理對策，全面提升醫院檔案管理效率與效益。

關鍵詞：醫院檔案管理;現代化問題;管理措施

近年來，國家對于醫療行業的重視度不斷提升，落實了各項醫療政策與方案。由于醫院檔案種類繁雜，對醫院運轉影響比較大，所以必須注重醫院檔案管理。醫院過度關注日常運營管理，沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致醫院檔案管理缺乏健全體制，容易出現管理混亂局面。所以必須強化檔案管理人員的管控意識，全面提升檔案信息資料的連續性與完整性，為患者提供優質快捷的服務。本文主要是圍繞醫院檔案管理的現代化問題展開討論，同時提出醫院檔案管理效益，希望可以促進醫院檔案管理工作的開展。

1 醫院檔案現代化管理意義

1）提供科學決策依據。醫院日常運行過程中，檔案管理信息可以體現在各環節工作，全面滲透到醫院工作的方方面面，因此醫院檔案管理可以促進醫院工作發展。醫院檔案工作還可以實現醫學成果應用，為新業務和新技術提供參考依據，可以有效作用與醫院常見病與多發病治療中。其次，在科研項目研究中也可以發揮出醫療檔案的作用，為項目研究提供依據，所以必須提升醫院檔案資料管理的系統化與科學化，全面收集匯總和處理醫院檔案信息，以此加強醫院的綜合實力。

2）為醫院管理提供信息。醫院檔案屬于醫院各項活動的記錄文件，可以作為研究人員的研究依據。醫院工作改革必須在現有體系下進行優化完善，檔案資料可以提供準確依據，促進醫院深化改革。醫院檔案資料是管理人員在實踐中的經驗總結，包括數據資料、文件資料和圖片資料，該類資料有助于促進醫院發展，加強醫院競爭實力。

3）提供醫院管理動力。醫院檔案屬于重要資產，會直接影響醫院的發展面貌。醫院檔案資料屬于實踐過程的總結，通過分析和研究資料文件可以全面提升員工積極性，促進醫院深化改革，滿足現代化與科學化發展需求。

2 醫院檔案管理存在的問題

1）檔案管理體制不完善，缺乏統一標準。醫院檔案管理工作中存在制度與實際操作不相符問題，在具體工作中無法落實相關人員責任，制度規范不完善，且缺乏規范化操作，各部門檔案分散存儲管理，容易出現重復管理問題，還會影響檔案連續性與完整性，產生資源浪費問題。

2）專業管理人員配置不足。醫院檔案管理工作沒有受到重視，管理人員均為非專業人員，且部分人員身兼數職，不注重檔案管理工作的專業性，從而導致人員流動性比較大，無法實現檔案管理工作的快速發展。由于缺乏完善管理制度，管理人員不注重宣傳，致使特殊檔案管理缺乏依據，極易出現損壞和丟失問題。

3）現代化管理水平低下。由于現代醫療管理制度不健全，管理人員，技術與管理都不具備專業性，從而影響檔案管理的現代化水平，整體管理比較混亂。應用手工記錄管理方式會產生較多錯誤數據記錄，無法確保及時性和準確性。由于醫療設備更新速度快，多數醫院只關注醫療設備考察與論證，沒有派遣專人負責醫療設備檔案管理，從而導致設備相關資料丟失。

4）檔案信息安全保障力不足。由于不同檔案存儲在不同科室，相應導致檔案呈分散存儲狀態，且醫院不同部門之間的聯系處于脫軌狀態，相應降低醫務人員的工作效率，還會對醫療檔案價值產生影響，無法實現統一管理。部分人員在借閱檔案后沒有及時歸還，導致檔案嚴重毀壞丟失，無法確保檔案信息安全。部分醫院采用信息化管理方式，電子檔案存儲在計算機系統中，還會受到電子設備更新以及技術升級影響，從而損壞信息數據。計算機網絡安全也會影響電子檔案的存儲與運行，在應用互聯網技術進行搜索學習時，容易遭受網絡病毒和黑客入侵，從而破壞檔案運行系統。

3 新形勢下醫院檔案現代化管理措施

1）優化完善檔案管理體系。現階段檔案管理必須聯合醫院發展規劃，加大資料文件管理力度，確保檔案作為科學與員工日常工作的監督指導文件。確保管理體系的完善性，可以促進醫院工作的有序開展。醫院檔案管理工作流程與標識必須具備合理性，確保各科室有章可循，降低工作失誤率。醫院檔案管理重點在于信息收集，所以必須確保檔案信息的準確性，制定科學規范的收集制度，同時確保檔案信息整理、鑒定與存儲的有效性，以此維護檔案資料的價值。

2）注重檔案服務模式更新。現階段，醫院檔案管理信息化需求不斷提升，因此必須擴展現有檔案管理服務范圍，優化調整檔案服務方式。例如，大力建設醫院文化，將照片檔案作為院史編撰的參考資料，為醫院宣傳提供多種信息，全面發揮出照片檔案教育與引導功能，在提升工作效率的提升，實現經濟與文化的同步發展。其次，醫院應當合理應用現有資源，提供優質的醫療服務，深入到科室調研分析，轉變現有服務模式。同時，注重上門服務，轉變傳統檔案服務模式，提升檔案的有效利用率。此外，醫院應當按照社會檔案的實際進行優化改革，不斷創新和升級服務方式，主動積極地為醫院各部門提供服務，深入掌握各類檔案資源，以此提升檔案管理效率，實現長久穩定發展目標。

3）注重建設檔案管理隊伍。為了全面發揮出檔案管理人員的積極性，提升技術能力與素質能力。醫院應當全方位關心和關愛員工工作與生活，為期提供再教育與培訓機會。檔案管理部門應當定期開展業務知識培訓，確保管理人員可以正確認識檔案管理的重要性，科學整理和鑒別檔案材料。此外，優化配置專職與兼職人員的工作，全面落實工資待遇。為了規范干部檔案管理，首先應當保證檔案內容的實用性和真實性，建立熟悉檔案管理業務的專業化團隊，實行獎懲制度，全面激發員工的工作熱情。

4）合理應用現代管理技術。在現代信息技術支持下，醫療制度深化改革力度不斷加大，醫院檔案管理必須實現信息化轉化。所以醫院檔案管理工作不局限于傳統紙質管理，開始轉化為電子檔案管理模式。為了全面滿足電子檔案管理需求，在開展檔案管理工作時必須應用信息化管理模式，以此滿足檔案管理需求，維護檔案管理科學性與規范性，進一步提升檔案管理內容的真實度。此外，在開展檔案管理工作時，還應當引入現代管理技術，建立電子管理機制，為醫院檔案信息化管理奠定良好基礎。此外，嚴格檢查和審核打印的電子檔案，通過密令進行保密式管理，以此提升電子檔案的真實性。通過密令管理能夠阻止無授權人員進入到電子檔案系統中。同時，醫院應當普及電子簽名法，保證電子檔案與紙質版檔案具備相同的法律效力。

5）維護檔案信息安全。為了保證檔案信息安全，首先應當強化管理人員的安全意識，注重開發和應用殺毒軟件，及時做好數據備份處理，以此維護醫院檔案信息安全。管理人員還應當注重檔案的銷毀處理，詳細記錄需要銷毀的檔案，并做好分類私密處理。對于不同保密等級的檔案，也應當進行信息錄入，追究違反保密規定的人員。當醫護人員需要借閱檔案，必須做好信息登記和借閱統計工作，在歸還時檢查檔案的完整性。

4 結束語

綜上所述，醫院檔案管理環境發生重大變化，在新形勢發展要求下，檔案管理工作對醫院發展的影響比較大，所以必須注重檔案現代化管理，深入分析醫院檔案管理所存在的各項問題，深入剖析問題產生的內在與外在原因，提出有效措施提升檔案現代化管理水平，以此促進醫院現代化發展。

參考文獻

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