公路文書檔案管理規范化建設的探究

段青

摘 要：公路工程屬于重要的基礎設施建設內容，公路檔案作為開展道路管理、相關建設、養護等工程的重要依據，囊括了道路從建設到運營過程的有效信息，是新時期建設公路信息管理系統的基礎。基于此，在開展文書檔案資源開發與管理的過程中，應在全面、系統的對信息進行收集，結合公路工程的動態影響因素，對檔案記錄進行調整的基礎上，創新檔案服務模式，在現代信息開發理念的指導下，優化信息調用流程，保證信息鏈的完整性與真實性，為公路運營、管理與建設相關工作提供可靠的信息基礎。

關鍵詞：創新管理;專業隊伍;信息化建設

公路交通體系建設進程的不斷推進，使得公路檔案的相關文書信息收集與存儲量逐步增加，在道路運營、公路養護、路面維修、橋梁加固與相關擴建改造等工程中的利用率越來越高。對文書檔案的信息進行查閱與利用的過程中，公路檔案信息的查閱效率與信息數據的完整性顯得尤為重要。現階段，在文書檔案管理體系中，為進一步優化檔案資源的整合效率，管理單位應通過積極引進現代技術、規范管理流程、構建科學的檔案收集與分類工作體系等方式，全面提升文書檔案整體工作質效。

1 公路文書信息檔案目前面臨的主要管理問題

1.1 檔案綜合管理機制存在漏洞

公路檔案收錄、存儲的資料內容較為繁雜，信息收集的周期長，需要與相關建設單位進行信息對接，才能有效保證檔案資料的完整性與系統性。在檔案工作的管理方面，現行的管理制度存在細節不明確、權責范圍不清晰、服務功能不健全、工作流程不規范等問題，文書資料在對接的過程中，容易出現遺失、損毀等情況，影響了信息開發與利用的實效性。除此之外，盡管現階段在公路檔案系統中，已經形成一套行之有效的管理規范，但隨著信息技術與檔案管理、開發目標的不斷革新，使得原有的管理機制需要進行對應性的調整，才能更好地滿足信息資源深度開發的需求。然而，現階段，在文書檔案管理中，往往著重整理及收集檔案，卻忽視了其實際應用，造成檔案的效果很難得到充分發揮。在重管理、輕服務理念的影響下，導致檔案資源的利用形式單一、管理模式滯后等問題，管理機制的規范性不足。

1.2 管理隊伍整體素質有待強化

從實踐調查來看，現階段檔案管理部門普遍存在人才結構不合理、職工年齡分布比例不均衡的問題。文書檔案涉及大量的專業信息管理內容，工作人員不僅需要具備較高的專業素養，同時，還需要樹立起端正的工作態度，掌握一定的信息能力。目前，文書檔案的綜合管理隊伍整體素質有待強化，復合型人才缺失，再加上還是沿用老一套的文書檔案管理方法及管理思路，導致工作效率低下，難以進行有序、科學管理，不利于檔案管理技術、理念與制度的創新。與此同時，部分工作人員沒有正確認識到檔案管理的重要性，對檔案的收集、記錄與分類不細致，沒有理清檔案信息的邏輯順序，不利于后期的開發與利用。部分職工不屬于專職人員，在兼任的過程中工作精力被分散，存在工作敷衍、形式主義的現象，檔案工作缺乏規范化制度指導，監督與保障體系不健全，進一步影響了職工工作的積極性。

1.3 檔案信息化改革進程相對滯后

目前都采用計算機輔助檔案管理，大多數高速公路管理單位還沒有專用的檔案管理軟件。尤其在文書檔案方面，檔案部門盡管已經認識到數字化、電子化轉化的重要性，但因缺少相應的軟硬件設備和人員不足，大部分的紙質文書檔案還沒有進行數字化處理，管理手段、方式相對落后。目前，大部分公路檔案管理系統逐步引進了現代信息管理平臺，對紙質檔案數據進行轉化，但由于管理軟件程序、硬件基礎等方面的更新投入不足，使得信息化進程的整體推進速率達不到預期目標。與此同時，檔案數據的存儲形式不統一，文件格式不一致，對數據傳輸、交互與共享功能的發揮產生了不利的影響，阻礙了公路檔案網格化、系統化管理平臺的建立。在信息化建設的進程中，文書檔案缺乏統一的信息管理標準，這在一定程度上提升了公路檔案規范管理與改革創新的難度。

2 全面推進公路檔案管理機制規范化建設的有效路徑

2.1 組建專業化、高素質的管理隊伍

為有效推進公路運營與管理標準化、規范化工作機制的建立健全，應重視管理隊伍的實際能力培養，拓展專業培訓與經驗交流的渠道，加強文書檔案管理工作人員的素質提升工作，使其具備較強的專業技能以及較高的綜合素質水平。一方面，管理部門應定期開展先進管理理念、信息技術等相關培訓活動，鼓勵職工積極參與單位專業教育課程，不斷調整管理隊伍的能力結構;其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進的思想和理念對文書檔案管理的相關工作人員進行指導。互聯網思維與信息技術的廣泛普及，使得管理隊伍需要強化信息素養方面的培養，才能更從容的應對管理創新要求，全面落實現代檔案體系的改革目標。此外，檔案部門還應對用人選人機制進行優化，加強復合型、高素質人才的引進，為檔案管理的標準化、規范化建設提供人才保障。

2.2 構建現代檔案管理信息平臺，推進與傳統管理模式的有效融合

為保證檔案資料管理與利用的安全性與實效性，應在加強信息技術引進與應用的基礎上，推動傳統檔案管理與創新信息技術的有效融合。一方面，應樹立起現代信息管理以開發理念，構建起涵蓋檔案收集、分類、處理、存儲與調用全過程的監督機制，為信息資源的高效整合奠定基礎，發揮現代信息管理技術在檔案資源開發工作中的優勢作用;另一方面，電子檔案容易被復制與更改，很多需要保留原件的文書可能就會面臨被篡改的風險，基于安全考慮，可以采用電子檔案與紙質檔案雙重管理的形式。與此同時，為保證檔案數字化轉化的效率性，管理部門應加強管理機制信息化改革項目的建設投入，定期對硬件系統進行優化、維護與升級，完善軟件程序功能，為現代檔案系統的標準化、智能化建設奠定有力的基礎。

2.3 明確新時期檔案管理創新目標

現階段，公路運營管理與信息服務需求的不斷轉變，對檔案管理目標、技術與制度提出了創新要求。對文書檔案的綜合管理制度進行創新應以道路運營與管理的實際需求為基礎，并結合道路管理與建設的階段性要求，對管理機制進行針對性調整，彌補制度漏洞，降低管理風險。與此同時，還應不斷學習。借鑒先進的檔案制度、改革經驗等，從單位的實際出發建立一套符合自身實際情況的管理制度，并確保創新的制度能和單位的日常工作開展情況相統一及協調，保證管理制度的改革方向與實際目標一致，在做好制度創新的基礎上，為檔案資源的現代化開發與管理工作提供制度保障，確保文書檔案管理制度和工作責任分配與工作單位內部控制體制能協調及適應，從而使質量監督體系得到補充與完善，為公路管理相關檔案工作的標準化、現代化改革提供有力的支持。

3 結語

為順應新時期公路管理與建設發展需求，以文書檔案資料為基礎，深度整合公路信息資源，加快現代技術的引進，推進檔案管理規范化、標準化的建設進程，已經成為相關檔案管理部門的重要發展方向。為此，管理部門應針對檔案管理實踐工作過程中的信息化建設進程滯后、創新意識薄弱、管理機制不健全等問題，采用針對性的改革對策，加快傳統管理機制與現代檔案技術的融合發展，全面提升公路檔案綜合管理質效，為高速公路各項管理與建設工作提供可靠的參考。

參考文獻

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