基層行政事業單位檔案管理工作現狀與思考

盧云學

摘 要：隨著我國經濟社會進入新時代的步伐，行政事業單位的檔案管理工作也轉入科學化征集管理階段，構成了系統化管理模式，發揮著記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的重要作用。本文圍繞傳統檔案管理制度及模式，探討了利用科技化手段做好檔案管理工作，實現管理效率的提升，力求不斷推進基層行政事業單位檔案管理工作的提升。

關鍵詞：行政事業單位;檔案;工作;措施

通過本人對基層行政事業單位當前檔案管理現狀的調研，針對基層行政事業單位檔案管理工作存在的問題，提別是檔案管理意識不強、工作規范性不高、懂業務安心從事檔案管理人員儲備不足以及基層行政事業單位檔案管理工作的約束和阻礙因素進行了歸納，提出了基層行政事業單位要積極建設自身完善的檔案管理人員隊伍，不斷完善和創新檔案管理工作方式和管理機制，從而為行政事業單位的檔案管理工作和其他各項日常工作奠定良好的檔案基礎。

1 檔案管理的相關概述

1.1 檔案管理的定義

檔案管理就是指在一個事業單位成立伊始以及發展過程中形成的一個龐大的資料庫，它包含著事業單位各方面的發展數據，而且它的類型也是多種多樣：通知、告示、請示、通告、會議記錄、總結、信函等等。對檔案進行管理，就是將進行分類整理，要用科學的方法和嚴格的標準對各類各樣的檔案進行一個系統的劃分，最后將歸類后的檔案進行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業單位，它們檔案越多且復雜，管理起來也比較費時費力，而且容易出現錯誤;基層行政事業單位由于檔案管理人員流動性較快，機構變動比較頻繁，對檔案管理人員業務熟練程度要求就更高更迫切。

1.2 對檔案進行系統管理的重要性

檔案記錄著基層事業單位發展的全過程，要求有規范系統且有十分強的保密性，不合時機的泄密會對單位一系列政策的實施造成惡劣影響。首先，基層行政事業單位在處理問題時，需要以檔案為憑證，有許多檔案是具有法律效力，在處理問題時有很強的說服性。其次，檔案具有很強的借鑒參考性，不管是處理什么事務，單位參考檔案中過往的事例去處理當下的事務，是一種十分有效的解決方法。最后，檔案記錄的數據其真實性都是有保證的，具有很強的客觀性，全部數據都是以事實為基礎，不容許任何人更改。

2 提升基層行政事業單位檔案管理水平的策略

2.1 提高對檔案管理工作的關注度

首先，基層行政事業單位要根據時代發展要求，加大單位內部宣傳力度，統一干部職工的認知水平，提高對檔案管理的重視程度，建立所有部門參入的全方位檔案管理目標，同時聽取內部職工對檔案管理工作的看法想法，促進檔案管理效率的改進。其次，行政事業單位領導應給予檔案管理人員充分的信任和跟其它重要部門同等的關注度，規范優化管理制度，為他們及時提供所需的人力和物力上的支持，為工作人員實際管理操作提供制度保障，使得管理工作朝向規范化、標準化方向邁進。

2.2 全面掌握檔案管理內容

積極發展和基層行政事業單位檔案信息服務相關的產業。一是現階段檔案管理工作并不僅僅是儲存檔案記錄的部門。在社會持續發展的新時期，我國基層行政事業單位內部的檔案管理工作同樣需要與時俱進，緊跟時代發展步伐，對檔案管理工作所涉及的內容予以適當的調整，促使其可以變成檔案信息資源協調中心，在為檔案材料應用人員提供良好服務的同時，發展和信息服務與之相關的產業，構建出將搜集、查詢、處理以及服務為核心工作的檔案管理工作，全面落實基層行政事業單位檔案信息資料共享。二是現階段互聯網的運用十分常見，各種信息材料均不斷流于網絡。因此，在愈發龐大的信息材料背景下，基層行政事業單位內部檔案管理機構不可能把所有信息材料予以進一步處理加以應用，因此，每個檔案機構都需要對傳統各自獨立的布局進行有效的調整，把互聯網所具有的優勢應用于檔案管理工作中，以此實現信息資源共享，同時把信息材料的實質性價值和意義全方位的展現出來。三是需要積極提升檔案主體意識。基層行政事業單位在開展檔案管理工作時，應該積極強化檔案主體意識，每一位檔案管理工作者都應該具備較強的專業知識和一定的檔案保密意識。

2.3 整合檔案管理的具體流程

首先，在一個事業單位的內部，每個部門都不是孤立地進行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經驗，有可以借鑒的資源就要及時地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實現資源的整合利用。

2.4 樹立科學的發展規劃

在網絡技術與信息技術的推動下，行政事業單位人事檔案管理信息化建設是發展的必然趨勢，單位領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，順應時代發展的潮流，樹立科學的檔案信息化建設發展規劃。再是檔案管理信息化建設不能盲目跟風，要根據自身單位的人員、資金、工作性質等綜合考慮，確保各項工作的開展符合本單位的基本要求，設定檔案管理信息化的短期和長期發展目標，從而確保檔案管理信息化建設有條不紊地進行。

2.5 規范制度保證體系化管理

規范統一的管理制度是檔案體系化建設的重要一環。從檔案的收集到整理就要開始區分檔案類別，對于收集好的信息資料進行組合，形成種類不同的編制文檔，后按照時間的順序逐一排列，形成管理秩序。對于查找率比較高的檔案可以進行標記，無論是線上的網絡管理平臺的標注還是線下的重要檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對已經整理好的檔案的鑒定工作，一般對于事業單位歷史年代比較強的檔案信息要重點檢測，根據不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲存放置方式也會有不同。對于保留時間超過年限的可以及時進行銷毀，防止對于后續的檔案更新和線下檔案庫的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對于重點管理的檔案需要結合科技手段，增加其保密性。

2.6 逐步采用智慧化檔案館標準進行檔案管理

由于紙質的檔案管理工作具有較低的靈活性和便捷性，隨著信息化管理技術的出現和應用，基層行政事業單位的檔案管理工作應當積極應用信息化技術，對原有檔案進行數字化加工和大數據處理逐漸形成全新的檔案管理工作信息化管理模式。隨著信息化管理技術和平臺的應用，檔案信息的查詢和管理獲得了更加便捷和高效的管理質量，更多的采用電子檔案，更有利于保存、流傳和查閱，有效提升檔案管理工作獲得更高的穩定性和安全性，為數字檔案加工提供所需要的內涵，為未來智慧檔案建設打好基礎。

3 結語

綜上所述，新時期的檔案管理工作對于基層行政事業單位的發展十分重要。基層行政事業單位要加強對相關工作人員的培訓，提高檔案管理工作者的思想境界，建立健全大數據管理運行機制，推動檔案管理工作的創新。因此，對基層行政事業單位而言，新時期檔案管理工作的創新和優化十分重要，它既是時代不斷發展的核心要求，也是促進基層行政事業單位可持續健康發展的有效措施。本文主要針對新時期基層行政事業單位檔案管理創新思路進行的探討與分析，僅供參考。

參考文獻

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