事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

摘 要：我國現代化水平的提高和市場經濟的發展使得不同領域的企業處在轉型和調整的新時期，為了促進企業能夠適應當前行業市場發展的新趨勢，事業單位檔案管理工作也應當隨之調整，解決原先管理工作中存在的弊端問題，以此來實現企業管理制度的完善。本文就事業單位檔案管理工作中存在的問題為切入點，分析相應問題的解決措施，以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;存在問題;解決措施

數字化信息技術逐漸被廣泛應用在各個企業的事業單位檔案管理工作中，利用數據通信網絡和信息處理技術將事業單位的檔案數據進行整理有利于提升檔案管理的水平，實現資源的優化利用。然而，如今在企業中仍存在很多弊端問題影響著事業單位檔案管理工作的開展和革新，這需要企業管理人員對這些制約因素進行總結分析，并探討出能夠解決這些問題的有效措施。

1 事業單位檔案管理工作中存在的問題

1）事業單位檔案管理體系不完善。如今隨著市場經濟的快速發展我國各個事業單位都處于轉型和調整的新階段，有些企業只顧著追求眼前的經濟利益，而沒有順應行業市場的發展趨勢來規范事業檔案管理工作，這使得這些企業的檔案管理工作的體系并不完善[1]。企業雖然已經開始設置專門的崗位部門處理檔案管理工作，但對于工作內容和工作流程也沒有進行相應的規劃導致事業單位檔案管理工作存在很多漏洞，重要的數據信息難以保存，這使得企業后續發展動力不足。

2）事業單位檔案管理人員配備不足。由于有些事業單位對檔案管理工作關注度不高，對于聘請檔案管理工作人員設置的準入門檻低，甚至會將檔案管理工作任務分配給其它崗位的工作人員。這些身兼多職且素質不高的職員對待工作往往是一種敷衍了事的態度，造成企業的檔案管理工作專業化程度不高，檔案管理工作的相關崗位流動性大，企業缺乏先進的管理團隊，導致檔案管理工作效率低下[2]。

3）配備的先進的檔案管理工作設備有限。為了讓事業檔案管理工作水平能夠順應經濟市場的新趨勢，與工作相關的設備工具必須得到革新和更換，但有些事業單位檔案管理工作崗位配備的先進的檔案管理工作設備有限，工作人員的工作任務繁重，精準度得不到保證，這使得這些事業單位的檔案管理工作效率低下，失誤頻發，甚至會影響企業整體的管理體系。

4）事業單位檔案管理信息化水平不高。如今市場中可利用的信息資源數量很多，但是很多的信息資源存在重合性高、可利用率低的情況，信息資源的質量無法滿足事業單位的需求，開放的信息資源數據庫數量稀缺，管理效率低下，這就說明我國的信息檔案數據庫存在大量的空間尚未被開發利用。另外，計算機技術和數據通信網絡對于事業單位檔案管理信息化發展息息相關。很多事業單位已經開始意識到應用信息化管理體系的重要性，但是由于受到傳統檔案管理工作和自身素質水平的影響，很多管理人員仍然沿用之前的工作方式，造成這些事業單位檔案管理工作效率低下、準確度不高。

2 針對事業單位檔案管理工作中存在問題的解決措施

1）健全統一的事業單位檔案管理體系。首先，事業單位要重視檔案管理工作，對以往的管理工作進行匯報總結，分析原先管理工作中存在的問題，保留原先有利的一部分，規避影響管理工作的相關因素，創新檔案管理模式，建立統一的事業單位檔案管理體系。其次，企業要設置專門處理檔案管理工作的崗位部門，組織專業的工作團

隊[3]。同時，事業單位應促進檔案管理工作集中化以此來解決數據信息難以管理的情況，引進并積極應用先進的數字信息技術和信息數據網絡來提高檔案管理工作的質量，實現企業信息資源的有效利用。

2）制定事業單位檔案管理制度。事業單位缺乏統一規范的檔案管理工作使得檔案管理人員沒有明確的工作標準和工作指標，管理工作專業化程度不高，制約了事業單位未來的可持續發展。因此，事業單位必須嚴格按照國家相關部門針對檔案管理工作頒布的各項條例，制定專業規范的事業單位檔案管理制度。在制定管理制度之后，企業要實行各種措施在內部進行落實，一切相關的事務都以這一檔案管理工作制度為參考依據，以此來做好對于工作人員的規范工作，減少工作過程中失誤情況的發生，提升事業單位檔案管理工作的安全性和準確性。

3）安排好相應的交接工作。事業單位檔案管理人員對于企業的信息數據大多都能熟練掌握，而這些管理人員在離職后，替代他們崗位的新人員容易出現由于對檔案信息和工作流程不夠熟悉而導致的失誤頻發情況，影響企業檔案管理工作的正常運行。因此，事業單位必須安排好檔案管理崗位的交接工作。首先，如若出現檔案管理工作人員離職的情況，對于接班他工作崗位的人員一定要通過嚴格審核，確保其自身的能力能夠推動檔案管理工作的開展。同時，企業還應做好針對離職人員的溝通工作，確保在新職員正式工作后出現的問題能夠得到妥善解決，保證事業單位檔案管理工作的正常運行。其次，事業單位還要對檔案信息進行嚴格的核對，上級部門必須定期審核檔案信息的管理情況，解決因檔案信息管理崗位流動而帶來的相關問題，促進事業單位在新時期的進一步發展。

4）組織專業的檔案管理精英團隊。事業單位必須意識檔案管理人員的素質對于檔案管理工作以及整個企業的發展都具有重要意義，從而實行有利的措施來組織專業的檔案管理精英團隊。首先，事業單位在聘請檔案管理人員時要提高崗位的準入門檻，確保企業能夠實時涌入新興的人才。其次，事業單位還應定期組織檔案管理崗位人員進行培訓，不僅要注重工作人員管理能力的提升，還應加強工作人員對于信息技術和計算機技術等新興技術的應用能力。另外，事業單位還應建立檔案信息管理人員的考核和評估機制，對于管理人員的職業素質和業務能力進行定期地考核，以此來提升檔案管理人員的工作效率和工作質量，組織專業的檔案管理精英團隊[4]。

5）做好檔案保密工作。因為檔案管理工作事關事業單位的機密，所以必須做好對于檔案管理工作的保密工作，要建立專屬于檔案管理部門的辦公場所，安排專門負責保密工作的人員，加強對檔案管理工作的實時監管，以此來避免事業單位檔案丟失、信息泄露的情況出現。為了保護自身的合法利益不被破壞，事業單位必須加強對于信息檔案的保護和審核力度，聘請專業人才對檔案進行審核，檔案的審核必須經過事業單位自上而下的層層審核過后才能決定是否成為開放性的信息檔案，以此來做好檔案的保密工作。

3 結束語

總而言之，處在轉型新時期的事業單位必須對檔案管理工作進行革新。當前在事業單位管理工作中存在沒有建立統一的事業單位檔案管理體系、事業單位檔案管理人員素質不高、缺乏先進的檔案管理工作設備、事業單位檔案管理信息化水平低等問題來制約檔案管理工作的開展。對此，事業單位必須實行完善統一的事業單位檔案管理體系、制定事業單位檔案管理制度、安排好相應的交接工作、組織專業的檔案管理精英團隊、做好檔案保密工作等有效措施來解決這些問題，促進事業單位檔案管理水平的提升，保證事業單位的合法利益能夠得到有效保護。

參考文獻

[1]陳媛華.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].數字化用戶，2017，23（30）：152.

[2]方立.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].幸福生活指南，2018，000（005）：P.153-153.

[3]孟晉.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].數字化用戶，2018，24（34）：167.

[4]萬欣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016，13（24）：128，130.

作者簡介

吳微（1988-），女，漢，湖北，本科，中級，武漢市規劃研究院，研究方向：檔案管理工作。