新形勢下如何管理好特殊載體檔案

張春霞

摘 要：基于當前時代背景下，企業的整體發展速度越來越快，變得更具人文化特點。尤其是特殊載體檔案的出現，使得企業的檔案管理進入了新的階段，載體變得極為豐富，具有多種形式。但由于管理工作缺少參照的制度內容，而且模式統一化水平不強，影響了管理工作的正常開展。因此，企業便需要針對這一方面問題進行深入研究，通過多種不同的措施，盡可能促使管理工作更具科學性特點。本篇文章主要描述了特殊載體檔案管理存在的問題，并對于加強特殊檔案載體管理的方法方面發表一些個人的觀點和看法。

關鍵詞：新形勢;管理工作;特殊載體檔案

對于特殊檔案載體而言，具體形式有很多種，包括獎牌、印章、聲像、證書、獎杯等資料，不僅內容非常真實，而且有著較強的直觀性特點。因此，其管理工作便顯得非常重要，直接影響使用效果。

1 特殊載體檔案管理存在的問題

1）文件管理過于分散。對諸多企業來說，由于特殊載體檔案的類型有很多，因此往往會由多個部門共同管理。各自負責一部分，處理相應的內容。顯然，這種方式很容易造成管理工作十分分散，每當需要進行資料調用的時候，部分資料很難做到正常查詢。不僅導致工作效率下滑，而且會浪費諸多內部資源，影響了企業工作的開展[1]。

2）檔案未能統一分類。在對特殊載體檔案管理的過程中，由于沒有對其進行合理分類，同時也沒有制定對于的標準，許多檔案都全部混在一起進行堆放。每當需要調用的時候，必須花費大量時間進行搜索，導致管理工作缺乏連續性特點，影響了管理工作的正常開展，實際效率也非常低。

3）缺少統一管理制度。許多企業在進行檔案歸檔的過程中，并不具有形成形式，也沒有設置合理的管理機制。正是由于缺少制度帶來的約束，造成工作人員在進行管理的時候，只能盲目憑借自身經驗進行處理，使得部分資料出現了丟失的情況，可操作性不強。

2 加強特殊檔案載體管理的方法

1）明確收集范圍。其一，但凡能夠對企業職能活動或者工作成果進行記錄的載體，都需要對其進行合理分類，并完成歸檔工作，主要包括：領導人員參加公共活動的載體信息;著名人物參與企業內部活動的載體信息;企業安全生產以及經營改革工作的載體信息;記錄企業大型活動、大型事件的載體信息;記錄單位基礎設施以及重要建設工作的載體信息;記錄企業研究工作的載體信息;企業參加外事活動的載體信息。其二，企業在日常工作中獲得的國家、省、市、縣及上級單位獎狀、獎杯、錦旗以及證書等;上級單位贈送的題詞、牌匾以及重要紀念品;領導人物在參與大型獲活動時，使用過的各類物品;企業在開展大型活動的過程中，形成的紀念品;撤銷機構在工作時，應用的各種印章。這些物品全部都需要納入歸檔范圍之中，對其合理分類，逐步完成歸檔工作[2]。

2）明確收集要求。其一，結合現有的實際情況，單獨創設歸檔制度，并在日常工作中對其不斷完善，確保整個管理體系更具合理性。其二，對于所有能夠納入歸檔范圍中的檔案資料，需要全部交由形成部門檔案管理人員負責，定期進行歸檔，收集、整理、歸檔。其三，所有完成移交的歸檔載體，都需以保持原始性和真實性，不能隨意進行更改。其四，對特殊載體資料內容進行移交，確保現有的載體物質有著較高的綜合質量，且性能良好，所有信息記錄足夠清晰，十分完整。其五，所有移交的特殊載體都不能出現老化、變質、磨損和污染的情況，如果發現有任何缺陷，理應及時調整。其六，在接收的過程中，必須要對磁帶纏繞進行詳細檢查，把握其規整性，邊緣部分是否出現了磨損的情況。同時還要將其放入到存儲環境之中，采取平衡操作，時間長度為1到3天。之后在全長度上，應用清潔機，對其重新進行纏繞處理，并保證速度均勻，有著較強的連續性，張力則需要控制在1.8N到2.3N之間。之后，將磁帶放入到干燥的環境之中，快速完成封存。封存材料可以使用塑料袋或者密封容器，以防黏合劑以及潤滑劑出現了揮發的情況[3]。

3）加強載體保管。對特殊載體檔案來說，自身材料有很多，在進行保管的時候，理應充分把握其原有特點，基于特定的類別，采取分庫保存的方式，以便統一管理。

其一，部分特殊載體檔案對外部條件有著較高要求。諸如常見的磁帶載體，其所處的庫房，溫度最好控制在14-24度之間，而濕度則需要保持在45%-65%之間。在明確了具體數值之后，在24小時之內需要保持恒溫狀態，具體變化最好不要超過±3度，而濕度的變化則不要超過±5%。為了保證儲存效果，庫房中需要設置空調以及溫濕度測量儀，以便對其溫度條件以及濕度條件展開控制。其二，確保整個庫房足夠清潔，同時所有裝具不能有任何污染。整個倉庫需要時刻處在正壓的狀態之中，以防受到灰塵造成的污染;空氣中不能有任何腐蝕性氣體，同時通風條件良好。地面不能進行打蠟，也不能鋪設地毯。如果使用了吸塵器，所有排出的氣體都需要使用特定的容器，轉移到庫房外部。其三，做好防磁保護工作。在進行磁性載體檔案保護的時候，必須和磁場之間保持一定的距離、尤其是磁源，諸如磁鐵、馬達以及變壓器等，實際距離至少為77mm。如果空間不足，可以使用軟磁物質進行屏蔽，諸如軟鐵、鐵淦氧以及鎳鐵合金等。如果庫房之中存有一些極為重要的磁性檔案資料，還需要單獨設置測磁設備，對周圍存在的隱形磁場展開全面檢測，以防磁帶會出現退磁的情況，亦或者信息發生丟失。其四，加強防火保護。無論是庫房還是裝檔案的工具材料，都需要使用耐火性，庫房的周邊區域不能放置任何易燃物品;庫房之中嚴禁有任何明火出現;檔案庫房上需要時刻放置CO2型滅火器。按定期檢測滅火器，并做詳細記錄。其五，提升放置的科學性。為了防止磁性載體會出現變形的情況，所有磁帶都要放置在磁帶盒之中，并保持垂直的狀態，確保自身受力均勻，以防發生卷邊或者變形的情況。其六，所有工作人員都需要基于規定的要求進行操作，保持良好的個人習慣。在移動磁帶的時候，不能用手直接觸碰，必須佩戴非棉制手套;防止磁帶和不清潔的表面發生直接接觸;所有能夠進行磁帶存放的裝具，都要保持較高的清潔度。其七，針對庫房本身，必須做好防潮、防水、防光等保護工作。所有檔案庫房內設備都要防止水災、火災;在磁帶架的最低一層，需要單獨設置隔板，并且和地面之間保持40cm的距離;所有檔案都不能長時間暴露在光源之中，防止紫外線直接照射。其八，在進行實物檔案裝具保存的時候，必須進行防塵處理，避免光源照射。一些具備較好條件的企業，可以單獨設置專門的倉庫或者柜子，以此進行保管。在庫房之中，所有存有檔案的柜子，都要保持較高的清潔度。工作人員需要定期進行除塵，以防檔案發生褪色的情況。如果有部分檔案很容易受到蟲蛀或者出現銹蝕，必須做好防腐、防蟲鼠工作，加強技術保護，保證其足夠完整[4]。

4）加強特殊載體利用.對特殊載體檔案來說，基于本身的特點，為了能夠確保其安全性，同時能夠做到合理利用，必須設置對應的審批手續，確保其有著較高的科學性以及合理性。磁性載體檔案需要以一式兩份進行歸檔。其中一份需要進行封存保管，不能隨意外借，另一份則可以進行正常使用。

3 結束語

綜上所述，對特殊載體檔案來說，本身有著諸多特點，使得管理過程中往往會有諸多問題出現。因此，相關人員理應提高重視程度，通過多種不同的方式，及時予以處理，確保管理的整體效果能夠滿足規定要求。

參考文獻

[1]馬獻忠.關于企業特殊載體檔案分類的思考[J].檔案學通訊，2018，000（005）：57-58.

[2]馬蕊，陳占鳳.企業特殊載體檔案管理試行之路[J].檔案學研究，2016（S1）：84-86.

[3]程倩.加強企業特殊載體檔案的規范管理[J].山東檔案，2019，000（005）：24-25.

[4]孫琳，吳春明.高校特殊載體檔案管理策略研究[J].北京檔案，2014，000（009）：26-27，31.