提升檔案利用水平策略探究

曾露

摘 要：檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數的成功經驗和失敗教訓，而檔案利用就是實現其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務活動，最大限度發揮檔案的價值，成為現在檔案管理人員需要認真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進行了分析，并結合當前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

關鍵詞：檔案;利用;管理;策略

檔案是人類社會活動的歷史記錄，記載著無數的成功經驗和失敗教訓，而檔案利用就是實現其價值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務活動，最大限度發揮檔案的價值，成為現在檔案管理人員需要認真考慮解決的問題。因此，本文對目前檔案利用中的特點和遇到的問題進行了分析，并結合當前時代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 檔案利用的內涵及意義

檔案利用是指檔案機構依托所保管的檔案，采取一定的方式向檔案利用者提供檔案及其信息、滿足利用者的不同需求，為社會各項事業服務。檔案利用是檔案管理的重要環節之一，其重要意義主要表現在三個方面：首先，對于檔案本身來說，檔案利用是實現其價值或者說發揮其作用的基本手段。其次，對于檔案用戶和社會大眾來說，檔案利用是滿足其廣泛利用需求的基本途徑。最后，對于檔案機構來說，檔案利用是自身工作的最終目的，是自身存在價值的重要證明，也是塑造自身社會形象的最佳手段。

2 檔案利用管理現狀和存在的問題

在現階段，大多數檔案管理人員還是被傳統思維模式因素限制，上級領導也不給予重視，投入的經費遠遠不足，使得檔案數字化建設的遠遠落后于時代的步伐。因此，在檔案利用管理過程中，就暴露了不少的問題，具體表現為以下幾個方面：

2.1 檔案管理隊伍素質和意識不到位

在檔案管理中任職的管理人員，很多都是跨行業，半路出家而來的，很多管理人員沒經過系統專業培訓就上崗。如今，檔案信息與廣大人民群眾的關系越來越密切，檔案資料調用會越來越頻繁，由于管理人員工作業務不熟練，這樣就會導致工作效率和工作質量大大降低。一些檔案館上級管理部門和一線的檔案工作者對檔案自身的文化使命認識不夠充分，對于檔案事業缺乏足夠的理解信任，對于檔案文化價值認識不足，惰性對待自已的文化職責，采取回避和得過且過的態度對待工作。檔案館努力摸索獲得的寶貴經驗也沒有得到認真的總結并廣泛推廣。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價值沒有得到充分發揮

不少檔案管理工作者一直存在重保管輕利用思想，覺得安全保管好檔案才是自已的主要職責，沒有真正認識到建檔管檔的根本目的是在用檔，這樣會使得很多有價值的檔案被束之高閣，有價值的檔案資源無法及時的充分利用。對外宣傳服務的重視不夠，有效的信息化服務平臺尚未搭建完整或還僅僅只是一個框架結構，這樣無形中使檔案工作與社會隔離開來，由于開放程度不高，利用手續煩瑣，導致公眾的檔案利用認知和熱情度較低。社會對于檔案文化價值缺乏認識，多數公眾不清楚檔案館的文化性質，不了解自已的檔案權益，不熟悉如何從檔案部門中獲得文化服務。

3 加強檔案利用管理的對策

3.1 樹立文化服務觀念

檔案文化價值作為社會主義核心價值體系中的重要一員，時代要求我們必須把檔案文化價值觀念融入檔案工作方方面面，滲透到檔案文化資源保護、開發、利用、產業性轉化等各個組成部分中。檔案事業的一切建設與運行用的都是納稅人的稅款，所以滿足社會公眾的直接文化需求，是檔案館最主要服務對象和服務方式。貼近實際、貼近生活、貼近群眾，是有效實現檔案利用館服務職能的唯一辦法，比如，云南省檔案信息網站開辟“云南記憶”、四川省檔案局網站“天府文化”、廣東省檔案信息網“南粵春秋”等網上文化綜合平臺，他們的成功經驗，向我們展示了檔案館網站所蘊含的無限潛力。各檔案館應根據自已地方或單位的風俗人情，人物歷史，推行出有自已特色的檔案館相關網站，在人們在空閑時上網站隨時一目了然了解歷史、人物、地方志、網上展覽館或博物館等，讓檔案走進普通老百姓的生活中，記憶中。

3.2 適應時代發展，充分發揮檔案的價值

檔案管理過程中更應該重視質量，同時也要提高工作效率，在發展水平面上積極處理好檔案管理等相關工作，要與科技發展同步，要與時代發展同步，同時相關工作人員素質也要積極提高，強化業務水平，通過基礎技能與綜合素質提高，不斷為檔案工作提供有效支持，檔案管理工作人員也要具有鮮明的政治意識，有開拓精神，保持積極的政治敏銳性，這樣不斷完善自我，做一名具有綜合業務水平的檔案管理人員，通過推動相關工作人員工作積極性與人才培養、引入高水平人員，提高檔案管理利用效率，為人們提供更加全面、及時、主動的檔案資源服務。

3.3 建立完善的檔案管理制度

檔案管理過程中，需要提高管理的高效水平，以此，必須完善有效的管理政策，包括制定符合本檔案部門發展的基礎制度，讓檔案管理步入有法可依的軌道，這樣也進一步提高對于檔案管理的意識，通過強化檔案管理入庫流程，積極提高各個環節檔案的收集整理能力，以便日后為相關人員提供查找的便利性，同時也可以建立有效的預警機制，檔案管理方面的預警包括對于檔案信息儲存的安全性，要明確風險問題，尤其在信息時代，在信息化管理過程中，要重視對外界信息的凈化，提高防范水平，為當年管理制定有效利用方式，包括個人與企業等等利用過程中，都要明確責任制度，當檔案資源被破壞時，也要通過相關規定，嚴格進行判定處罰，檔案管理過程中也應該明確推行責任制度，從領導相關層面做起，樹立鮮明的責任規劃與分配機制，無論哪個環節出現問題，都要有所責任定位，明確相關責任制度的細節內容，可以結合檔案部門實際發展與工作水平，積極制定有效的管理方案。這樣一旦發現檔案利用過程中出現問題，及時進行處理，以此提高認識，強化發展，充分發揮檔案管理的有效性，提高檔案管理與利用價值。

4 結束語

綜上所述，隨著文化建設高潮的到來，檔案館也應與時俱進，加快腳步進行創新與改革，對檔案文化價值加以最大限度開發利用，讓檔案館在社會文化領域做出自已應有的貢獻。

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