企業(yè)合同管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)研究

王 祿

（渤海鉆探定向井技術(shù)服務(wù)分公司，天津 300280）

對于現(xiàn)代企業(yè)來講，保證合同管理工作質(zhì)量十分重要，不但能夠提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率，還能提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促使企業(yè)的核心競爭力上升到新高度。為此，相關(guān)人員需加強(qiáng)對企業(yè)合同管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)的研究，找出原因，進(jìn)而制定有效的優(yōu)化措施，減少或規(guī)避合同管理風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文主要分析企業(yè)合同管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出解決方法。

一、企業(yè)合同管理工作存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.合同主體信用評價(jià)與資格審查工作質(zhì)量低下。因企業(yè)方面過度重視訂單和提成，為了簽下合同，許多企業(yè)都會忽略掉對買方信用和資格評估，未充分掌握合同簽訂對象的規(guī)模、履約能力等，也未全面核實(shí)對方企業(yè)性質(zhì)、工商注冊狀況、資信狀況、運(yùn)營狀況以及運(yùn)營年限等，導(dǎo)致自己企業(yè)全面發(fā)展受到影響。

2.合同文本缺失。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，一些合同條例制定十分粗略，沒有規(guī)定詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，比如交貨地點(diǎn)等，若是買方變更事先約定好的地點(diǎn)，企業(yè)將會產(chǎn)生額外費(fèi)用，如運(yùn)輸費(fèi)和庫存費(fèi)。第二，合同欠缺關(guān)鍵條例，致使履約中出現(xiàn)爭議，比如未約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，或是驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)同現(xiàn)行法律不符。第三，產(chǎn)品型號及規(guī)格等約定不能滿足產(chǎn)品的具體狀況，可能在供貨時(shí)產(chǎn)品型號出現(xiàn)改變，而合同內(nèi)并未標(biāo)注企業(yè)有權(quán)調(diào)整或是升級產(chǎn)品，致使企業(yè)出現(xiàn)違約情況。第四，未約定爭議解決方法，導(dǎo)致雙方爭議得不到及時(shí)解決，進(jìn)而影響生產(chǎn)進(jìn)程。

3.蓋章問題。在合同談判結(jié)束后，企業(yè)在加蓋印章時(shí)，蓋章人時(shí)常會忽視掉合同約定的條件，如加蓋雙方公章有效，而蓋章人錯蓋合同章；約定法人代表簽字，而實(shí)際簽字人員較隨意，并沒有得到授權(quán)，此舉給合同效力認(rèn)定留下了巨大隱患；合同頁數(shù)多于一頁的，不能加蓋騎縫章，可能出現(xiàn)修改合同內(nèi)容的現(xiàn)象。

4.合同原件管理力度不足。諸多企業(yè)在簽訂合同之后，時(shí)常就把合同原件放到一邊，欠缺保管合同原件的機(jī)制，也未設(shè)立保管和認(rèn)同原件的部門，致使合同原件經(jīng)常找不到。合同原件的丟失為企業(yè)帶來巨大麻煩，特別是買方拒絕支付而企業(yè)訴諸法律時(shí)，時(shí)常因不能提供合同原件而承擔(dān)不利后果，影響企業(yè)發(fā)展。

二、完善企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的方法

1.設(shè)置合同管理部門，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。合同管理部門作為管理合同的主要部門，有助于保證合同管理工作質(zhì)量。企業(yè)還需設(shè)立法律顧問，專管法律事務(wù)。尤其是合同管理，法律顧問務(wù)必要參加企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)決策，帶領(lǐng)合同管理人員開展相關(guān)工作。設(shè)置法律顧問辦公室，對除了合同管理以外的法律事務(wù)工作進(jìn)行管理。對于法律顧問人員的選擇，務(wù)必要嚴(yán)格依據(jù)聘用制度，并對在崗人員進(jìn)行不定期考核，對法律事務(wù)人員的行為進(jìn)行約束，保證他們認(rèn)真工作，促使法律事務(wù)崗位能夠滿足企業(yè)合同管理的實(shí)際需求。另外，企業(yè)需從以下幾方面加強(qiáng)合同管理者的培訓(xùn)：首先，加強(qiáng)合同管理知識培訓(xùn)，定期培訓(xùn)和考核合同管理者，讓合同管理者充分掌握技術(shù)知識、法律知識等，增強(qiáng)其在合同管理中的使命感。其次，在合同落實(shí)中，因市場的轉(zhuǎn)變、簽約方運(yùn)營的轉(zhuǎn)變等，隨時(shí)都有可能發(fā)生變動，為此，需加強(qiáng)培養(yǎng)合同管理者的專業(yè)性，讓其注重合同管理的任意一個環(huán)節(jié)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。

2.優(yōu)化合同管理機(jī)制。首先，優(yōu)化印章管理機(jī)制。企業(yè)需指定專人對現(xiàn)存的印章進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并依據(jù)印章的使用范圍、類別等進(jìn)行分類；對于私自刻制和沒有價(jià)值的印章，需要統(tǒng)一上交給政府部門；對印章數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格限制，不要隨意批準(zhǔn)刻制印章；全面落實(shí)管理責(zé)任機(jī)制，對現(xiàn)行的印章，指定專人負(fù)責(zé)并做好記錄；構(gòu)建臺賬登記機(jī)制與蓋章審批機(jī)制，加蓋印章以前務(wù)必要獲得有關(guān)部門的許可，防止出現(xiàn)在重要文件上隨意蓋章的情況。其次，優(yōu)化合同資料管理與施行總結(jié)機(jī)制。從合同談判入手，企業(yè)須對合同和相關(guān)資料進(jìn)行有效的整理并保管。雙方在合同談判中的往來郵件、傳真以及合同原件等資料，為明確雙方權(quán)責(zé)利的主要憑證，須指派專人管理。企業(yè)合同管理部門要建立項(xiàng)目合同檔案，且進(jìn)行統(tǒng)一編號，檔案內(nèi)包括合同附件、往來信函、交貨證明、合同文本、收款證明、驗(yàn)收文件等。

3.構(gòu)建合同格式文本，明確文本選擇權(quán)。企業(yè)內(nèi)部制定格式文本，不但能夠節(jié)約時(shí)間，還能降低交易風(fēng)險(xiǎn)，防止日后發(fā)生爭議，如果出現(xiàn)爭議，也能夠掌握主動權(quán)。另外，獲取合同的擬定權(quán)，也可以在合同內(nèi)全面考慮己方利益，挑選一些對己方有利的詞語，保證企業(yè)的整體利益。對企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)中的常用詞，企業(yè)須制定標(biāo)準(zhǔn)化的合同格式文本。一般情況下，其他合同都是由業(yè)務(wù)部門擬定的，法律部門再進(jìn)行適當(dāng)修改；而重要合同最好由法律部門牽頭，同業(yè)務(wù)部門及其他部門一同擬定。

4.加大合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管與控制力度。第一，建立監(jiān)控體系，其中包含應(yīng)急方案、報(bào)告制度、溝通程序以及決策機(jī)制等。第二，明確風(fēng)險(xiǎn)因素，在該過程中通過風(fēng)險(xiǎn)評估和識別實(shí)現(xiàn)。第三，確定監(jiān)控責(zé)任，務(wù)必要確定合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控部門即為合同專管部門，并需把合同管理各環(huán)節(jié)的監(jiān)控職責(zé)落實(shí)給個人，進(jìn)行專人監(jiān)管與控制。第四，依據(jù)合同簽訂流程明確監(jiān)控時(shí)間表，其中包含風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間、檢測節(jié)點(diǎn)等。第五，制定并施行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控方案，依據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)因素的實(shí)際特點(diǎn)制定合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案與控制措施，對其展開必要的可行性研究，并依據(jù)具體規(guī)劃與方案開展風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控活動。第六，實(shí)時(shí)關(guān)注監(jiān)控結(jié)果，評判風(fēng)險(xiǎn)是否完全消除。若是合同風(fēng)險(xiǎn)已不在，風(fēng)險(xiǎn)因素的控制工作就可以結(jié)束；若是風(fēng)險(xiǎn)依舊存在，則需制訂新的監(jiān)控計(jì)劃對風(fēng)險(xiǎn)繼續(xù)加以監(jiān)控。

結(jié)語

綜上所述，為了保證企業(yè)能夠在繁雜的經(jīng)濟(jì)市場中站穩(wěn)腳跟，加強(qiáng)對合同管理工作存在問題的研究分析勢在必行，因其不但同企業(yè)經(jīng)營效益有關(guān)，還同企業(yè)未來發(fā)展相連。因此，相關(guān)人員必須做好合同管理工作，力爭將所存在的問題完全解決掉，保證企業(yè)合同管理工作質(zhì)量，為企業(yè)日后的良好發(fā)展提供有利條件。