企業財務信息自動化處理的路徑

馬增彩

傳統的財務工作，主要是靠對憑證進行填制、對賬簿進行登記然后制作成報表來完成財務信息的收集并加以利用。由于這種方式并不過于依賴硬件設施，可以很大程度上減少公司的開支，所以一直以來都被普遍的使用。然而傳統人工處理和智能化處理還是有很大差別，在人工進行數據處理的過程中，難免會出現數據錯誤的情況，而且信息獲取的效率也偏低，這樣會使企業會計信息的利用價值大打折扣。如今信息技術已經普遍用于社會的方方面面并且處于相對成熟的狀況，因此通過信息化技術的方式使財務信息的處理和利用變得更加便捷和高效，自動化處理系統的應用也將迎來生氣勃勃的春天。

一、實現財務信息自動化處理重要性

1.在變化的經濟環境中與時俱進。信息技術于21世紀以來得到了飛速發展，在很大程度上改變了各個行業生產勞動的模式。在互聯網技術廣泛應用的時代，企業通過對互聯網的利用，可以大大提升自己的工作效率，獲取其想要的成果。得益于信息和大數據的共享，企業一改傳統的商業運營方式，使其財務信息和交易記錄變得更加信息化，并隨著全球化和信息化的步伐進一步加快，實現財務信息的自動化對于企業來說變得至關重要，實現財務工作由傳統模式轉變到自動化處理的模式也是目前財務管理的發展趨勢。

2.財務信息使用者更高的信息需求。就目前的市場環境而言，財務信息自動化的應用需求擁有不錯的市場前景，作為財務信息使用者的企業管理層、債權人以及潛在的投資人不再滿足于某種單一形式的信息，他們對于財務信息的需求變得越來越多元化。從時間方面考慮，對于財務信息的使用者們來說，財務信息的“即時性”顯得尤為重要，因為他們需要讓自己的決策來源于最新最及時的信息;從內容方面考慮，以往的財務工作方式已經不能滿足財務信息使用者們對于經濟性指標的多維度獲取需求;從形式方面考慮，傳統財務工作模式的弊端在于其過程過于繁瑣，工作效率大打折扣，現在財務信息使用者希望能夠獲取更加快捷、直觀的數據，以此來提高辦公效率。相對傳統模式而言，自動化信息處理可以大大簡化財務信息搜集、處理和傳輸過程，提高效率，使得財務信息數據具備“即時性”，與此同時還能為決策者提供更加簡潔和完善的信息。

3.改善目前軟件系統的不足。在目前的財會行業中，無紙化辦公及會計信息技術的使用已經積累了一定的經驗，這樣就能夠實現信息的自動化處理，然而在實際操作過程中或多或少還是存在某些方面的不足，主要是由于目前的軟件功能仍然還存在一些缺陷。譬如：首先，軟件對財務數據信息的挖掘能力不足，導致不能自動分析和輸出展示，信息不能充分發揮決策價值;其次，還會經常出現電子報表之間互不兼容的情況，會導致在共享和傳輸的過程中不僅有的數據會出現錯誤，而且還會遺失部分數據。企業如若能夠充分利用自動化信息處理的優勢，那么將很大程度上突破財務軟件缺陷的限制，使信息的儲存、提取、傳輸和分析更加連貫和穩定。企業利用自動化處理的方式對數據進行分析，可以很客觀的呈現出生產經營當中的各種問題，這樣不僅能夠使企業更好地做好事前預測工作，還能實現事中的高效控制以及事后的完善工作，使整個經營過程清晰地呈現在企業管理者眼前。

二、實現財務信息處理自動化需要采取的方法

1.推行財務信息共享。最近幾年，隨著企業財務工作由傳統的“記賬會計”向“管理會計”理念的發展，為了使財務部門與業務部門之間的職能更好的融合，兩者之間的信息共享就顯得至關重要。首先，在傳統的企業運營模式中，財務部門與業務部門之間的聯系甚少，兩個部門經常獨立開展自己的工作，這樣毫無疑問會導致兩個部門之間很少有工作內容和工作方式的相互了解，難以形成有效的合作關系;其次，目前很多企業既沒有先進的信息化建設，也缺乏強有力的硬、軟件支撐，使得信息的共享達不到理想效果。筆者覺得，要想實現企業財務數據的自動化，鼓勵并推動各個部門進行信息共享是必不可少的一步。企業可以學習目前電商模式，將企業經營活動中各個環節中的信息以電子憑證和數據的形式儲存起來，這樣既可以降低數據記錄和數據傳遞的成本，還可以使信息有效便捷地在企業部門之間被共享。

2.使信息的共享與記錄分析同時進行。由于我國的財務信息自動化推行工作相對比較落后，財務工作中對于數據的采集和分析還不夠細致，所以在理論和實踐方面都需要不斷改進。最明顯的不足就體現在不能將企業的業務信息在搜集記錄后第一時間共享出來，使得財務部門和業務部門之間不能形成高效的合作。由此可見，企業要實現財務信息自動化須以良好的信息同步共享為基礎，有了自動化處理系統的幫助，財務部門就能夠直接對業務信息進行記錄，在系統結合企業過往的數據或既定的規則對錄入的信息進行分析后，若兩者沒有非常明顯的差異，系統就會自動將信息進行存儲，并轉換為對應的財務信息，這樣就大大提高了財務人員的工作效率。相反，如果系統經過分析，判定錄入的信息與過往數據差異較大或不符合規則，將不會把數據直接儲存起來，而是將差異性較大的信息上報給部門主管，在經過相關人員分析和討論后，采取相應的措施，使有效的財務信息更好地服務于企業。

3.將“自動化”與人工操作有機結合。雖然我們一再強調“自動化”的重要性，但這并不意味著財務人員可以任由自動化系統獨立展開財務工作，而是在“自動化”信息處理的過程中使自己也參與到財務工作之中。財務信息自動化處理是計算機、互聯網、財務軟件三方共同發揮作用來提升財務工作效率的一種高效的信息處理模式，這種模式能夠與財務工作人員之間形成優劣互補的關系，從而達到提升財務工作質量的目的。就當下企業財務工作的發展形勢來看，財務信息不僅體現出集成化的特點，與此同時還體現出多元化和開放化的特點，除此之外，財務信息還具有相當明顯的實時化特征。以上提到的幾種特征都是以往的傳統財務工作所不具備的，眾所周知，計算機處理數據的能力非常強大，結合利用計算機優秀的數據處理能力與互聯網強大的數據搜集能力，在此基礎上再進行人工控制，可以實現自動化處理系統的搭建。為了保證財務信息處理能夠順利進行，從事財務工作的相關人員也需要加強自己對自動化處理系統功能的掌握。

4.落實財務監督管理。信息技術的快速發展對于財務信息的自動化處理來說是一把雙刃劍，雖然發展信息技術為財務信息自動化提供了廣闊的發展空間，但是也存在一些隱患。比如：企業的很多信息涉及到商業秘密不能輕易外漏，而互聯網本身就是一個相對開放的領域，所以很多企業會擔心如何在這種開放的領域中保障自己的企業財務信息安全。因此，為了解決這些問題，必須采取一系列相應的措施：第一，如果在自動化信息處理的過程中，數據儲存的介質有所改變，為了避免因為機械故障導致數據丟失，企業必須定期做好數據的備份工作;第二，企業的財務人員務必要做好系統安全以及崗位的監督工作，進一步加強財務監督的范圍和力度;第三，財務工作需要刪繁就簡，既要在自動化處理系統中使審核流程的授權變得簡化，還要做好薄弱環節的審核工作。

綜上所述，由于目前互聯網技術和信息技術的發展已經得到一定的發展，企業的財務工作必然告別傳統的模式，財務信息自動化處理已是大勢所趨。傳統財務工作中存在方方面面的不足會很大程度上因為自動化處理的方式而得到改善，財務人員也會通過自動化處理獲取更多他們想要的信息。為了使財務信息自動化更好地被運用于財務工作中，首先，企業要建構完善的信息分享體系，使有效信息能夠在企業內部被充分共享和利用;其次，在搜集財務數據的同時還要將其應用起來，保證財務信息的即時性，使其更好地服務于企業的經營活動;再其次，實現財務人員與自動化系統的優劣勢互補也非常關鍵;最后，為了避免自動化處理為企業帶來不必要的風險，一定要做好財務監督工作。做好以上幾點，財務信息自動化才能提升工作效率，更好地為企業創造價值。

（作者單位：深圳市東風南方實業集團有限公司）