信息時代高職院校人事檔案管理的研究

摘 要：在信息技術高度發展的今天，信息化已經席卷全球，對于各行各業都產生了深遠影響，對于高職院校人事檔案管理也會產生影響。本文以信息時代高職院校人事檔案管理為分析對象，首先概述了人事檔案，接著分析了信息時代高職院校人事檔案管理問題及原因，最后論述了信息時代高職院校人事檔案管理改進措施，以便提升信息時代高職院校人事檔案管理質量。

關鍵詞：信息時代;高職院校;人事檔案

檔案具有客觀記錄世界文明與發展歷史的功能，是人類社會的一筆寶貴財富。隨著信息化時代到來，信息化環境之下的人事檔案管理工作變化越來越大。在高職院校日常管理中，做好人事檔案管理有助于促進高職院校發展，是當前高職院校管理的課題之一。

1 人事檔案的概述

目前，學術界對于人事檔案并沒有統一定義，不同學者對于人事檔案具有不同理解。一些學者認為，人事檔案是記錄和反映一個人社會經歷和品行的檔案材料。一些學者認為，人事檔案主要是指個人在社會活動中所形成的社會經歷以及德才能力表現。本文認為，人事檔案是一個人身份、學歷、資歷等各方面的證據，與一個人成長經歷息息相關，具有一定法律效用，可以真實記錄一個人的人生軌跡。一般而言，人事檔案具有以下幾方面特點。

第一，全面性。人事檔案包含一個人成長發展經歷，記錄一個人的成長歷史，也可以展現一個人的專業發展狀況和家庭狀況，是個人信息儲存庫，可對一個人進行較為全面的反映。第二，真實性。人事檔案的材料相對完善，各類材料客觀真實，具有較強的真實性，可以為用人部門提供良好的參考意見。第三，動態性。人事檔案內容并不是一成不變的，它會隨著個人成長而融入許多新的東西，處于不斷變化之中。第四，流動性。人事檔案常常與人事管理相統一，這樣可以發揮出人事檔案管理的重要作用，因此人事檔案會隨著一個人工作環境調動而不斷流動。第五，機密性。人事檔案涉及一個人的功過是非，同時也可以反映一個人的成長經歷，因此人事檔案包含了許多個人隱私內容，具有一定機密性。

2 信息時代高職院校人事檔案管理的問題及原因

1）管理體制陳舊、檔案觀念淡薄。目前，高職院校人事檔案管理非常分散，教務處、學生處、人事處都儲存有人事檔案，這就使得人事檔案資料非常分散，難以形成科學有效的管理體系。與此同時，高職院校人事檔案管理依舊是以手工操作方式為主，網絡化進程非常緩慢。高職院校并沒有就檔案信息化建設設置一個統一管理機構，這就使得各個部門各自為政，難以做到資源共享[1]。除此之外，高職院校人事檔案管理理念陳舊，沒有樹立起信息化管理思想，一些檔案管理人員甚至根本就不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作對于高職院校發展無足輕重，這也導致了檔案管理信息化建設滯后。

2）人事檔案保存形式單一。在信息化背景之下，高職院校人事檔案管理要實現信息化就必須在保存形式方面有所改變，但是當前高職院校人事檔案保存方式依舊存在很多問題。目前，高職院校的人事檔案管理依舊采用傳統人工手段，是一種重復機械性工作，保管方式依舊是以紙質為主，缺乏利用信息技術來保管的形式。在一些高職院校，人事檔案管理缺乏專業硬件設備，當前所使用的設備也沒有及時更新，大部分設備沒有網絡拓展功能，導致人事檔案管理質量較差。

3）人事檔案服務意識不強、應用開發滯后。當前，高職院校人事檔案管理人員服務意識不夠強，并沒有樹立起主動為高職院校服務的意識，導致了高職院校在檔案信息化建設過程中出現被動情形。目前，高職院校人事檔案管理人員大部分是退居二線的老師，這些老師臨近退休，個人精力有限，這也導致他們服務意識不夠強，難以滿足信息化背景之下人事檔案主動服務要求[2]。此外，高職院校內部缺乏人事檔案應用開發系統，很多人員習慣于傳統工作模式，對于應用開發系統關注度和積極性都不夠高，這使得高職院校人事檔案信息應用開發非常滯后。

4）人員素質不高、缺乏復合型人才。人事檔案管理是一項復雜管理工作，不僅僅要求檔案管理人員擁有專業人事檔案知識，也要求檔案管理人員了解其他方面知識內容，這樣才能勝任信息化背景之下人事檔案管理工作。但是，當前高職院校人事檔案管理人員數量較少，很多人員屬于兼職，工作積極性并不高，而且并沒有接受過專業人事檔案訓練，并不懂得如何將人事檔案與互聯網信息技術進行結合，導致高職院校缺乏人事檔案復合型管理人才，會影響到信息時代高職院校人事檔案管理工作。

5）重視程度不夠，資金投入不足。目前，高職院校領導更多關注學院專業建設，同時也關注學生就業率，對于人事檔案管理工作的關注度并不高，這使得高職院校人事檔案管理工作信息化建設處于停滯狀態。目前，很多高職院校正在加強特色專業建設，很多資金被投入到了特色專業建設之中，對于人事檔案信息化方面的投入資金相對較少，這也會影響到高職院校人事檔案信息化建設。

3 信息時代高職院校人事檔案管理的改進措施

1）完善管理體制，增強檔案意識。為了做好信息時代高職院校人事檔案管理工作，高職院校需要加強人事檔案管理信息化體制建設，形成人事檔案網絡化格局，設置統一信息管理機構，不斷完善信息管理體制，更新檔案管理理念，推動高職院校人事檔案管理工作信息化進程。

2）采用檔案信息化保管方式。為了適應信息化發展要求，高職院校人事檔案管理人員需要更新檔案保存方式，逐步放棄傳統的人工紙質保存方式，積極采用信息化技術進行保管。為此，高職院校需要采購各種信息化的工具，做好人事檔案信息化布局，提高人事檔案管理質量[3]。與此同時，高職院校還需要統一信息化保存的格式，讓全校通過統一的格式做好檔案的保管。

3）增強服務意識，做好應用開發工作。在信息化背景之下，高職院校人事檔案管理人員需要增強服務意識，工作人員需要樹立起主動服務意識，放棄傳統被動服務思想，可以探索將服務意識納入高職院校人事檔案管理人員的考核評價標準之中，與其績效工資進行掛鉤。與此同時，高職院校也需要做好人事檔案信息應用開發，通過信息應用開發來實現人事檔案管理信息化改造，這樣有助于提高人事檔案管理效率，提高人事檔案管理質量。

4）培養復合型人才。為了促進高職院校人事檔案管理工作信息化建設，高職院校還需要加強復合型檔案管理人才培養。在人才培養方面，高職院校首先必須做好人才選拔工作，可以從應屆檔案管理人才之中招聘優秀人才，夯實高職院校人事檔案管理人才基礎。與此同時，高職院校也需要加強人才培育工作，對現有工作人員進行全脫產式培訓，豐富他們的檔案知識，增強信息化操作能力，提高信息時代人事檔案管理質量。

5）提高重視程度，持續投入資金。高職院校領導需要重視人事檔案管理工作，要認識到信息化時代人事檔案管理工作對于高職院校建設的重要意義，持續為人事檔案的信息化建設提供資金，以便推動高職院校人事檔案管理信息化建設上一個新臺階。除了由學校提供資金之外，人事檔案管理人員還可以充分發揮出社會募捐的作用，通過社會募捐的方式來獲得更多資金，以便為人事檔案信息化建設提供源源不斷的資金。

4 結語

綜上所述，為了推動信息時代高職院校人事檔案管理工作，高職院校需要完善管理體系，增強檔案管理意識，采用信息化保管方式，增強檔案服務意識，做好應用開發工作，加強復合型人才培養，重視檔案管理的信息化工作，持續投入資金，促進信息時代高職院校人事檔案管理上一個新臺階。

參考文獻

[1]陸俊先.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2018，21（08）：159-160.

[2]黃昆.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].現代經濟信息，2019（08）：79.

[3]趙瑩.高職院校人事檔案信息化管理初探[J].勞動保障世界，2017（05）：58.

作者簡介

郝晨光，男，山東省濟南市，中級職稱，人事檔案管理。