醫院規范化管理電子檔案的方法分析

梁多琳

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，醫院的檔案管理模式也在不斷發生變化。電子檔案的規范化管理對醫院的正常運行有非常重要的影響意義，但是目前其管理模式仍然存在著一些不足之處，給檔案管理人員的日常工作增加了一定的難度。為了對醫院電子檔案實行全面的規范化和科學化管理，我們必須根據醫院的實際情況以及我國的基本國情，制定行之有效的應對措施，為我國的醫院電子檔案管理提供良好的保障。

關鍵詞：醫院;電子檔案;規范化管理

醫院檔案管理工作在醫院的日常管理中扮演著非常重要的角色，在醫院的整體發展和重要決策方面都發揮著十分顯著的作用。但是，受傳統觀念的影響，人們往往對醫院的電子檔案管理工作未能引起足夠的重視，其宣傳工作嚴重不足，檔案管理職責的分配不夠明確，其軟硬件配備相對比較匱乏，嚴重影響了醫院電子檔案管理人員的工作效率，也在一定程度上制約了醫院的整體發展。為了提高醫院的工作效率，我們要根據醫院自身的發展現狀，尋找切實可行的改進措施，對醫院檔子檔案實現全面的規范化和科學化管理，為醫護人員更好地開展自身工作奠定良好的基礎，也為患者提供一個更好的就醫環境和就醫體驗。我們主要分析醫院檔案管理工作中存在的不足之處，以便從中找出適合我國醫院整體發展的電子檔案管理方法，為醫院的不斷發展壯大奠定良好的基礎。

1 醫院電子檔案管理中存在的不足

1.1 檔案管理職責分配不夠明確

醫院的檔案管理比較細化，其管理線條相對較多，但是檔案管理職責的分配并不明確。其檔案管理中的綜合檔案一般由醫院專門的檔案室負責管理，但是各個科室的一些臨床檔案，比如X線檔案、病理切片檔案等依然由科室自行管理，而電子病歷以及一些醫療網絡信息均由信息科負責管理。如此龐大繁雜的檔案儲存十分不利于醫院電子檔案的規范化管理，因而其很多方面都會出現管理不到位的現象[1]。

1.2 檔案管理意識和制度不夠健全

由于醫院是一個醫療性場所，因而部分醫院只重視醫院的醫療發展，對檔案管理還未能引起足夠的重視，其檔案管理意識相對不強。此外，檔案管理的相關制度不夠明確也在一定程度上制約了醫院電子檔案的規范性管理。在醫院電子檔案的管理工作中，部分人員將資料隨意堆放在桌面上，且沒有進行及時的歸檔整理，造成了資料的丟失或混亂。其管理制度不夠明確，導致部分人員不能及時意識到自己工作的不足之處，導致醫院的檔案管理工作無法滿足當前醫院的切實需求。

1.3 檔案管理硬件配備不足

良好的硬件配備是醫院電子檔案實現規范化管理的重要保障之一。電子檔案的廣泛使用為醫院的檔案管理帶來了極大地便利，但由于網絡安全等因素的影響，其管理模式也存在一定的風險值。比如電子檔案的相關資料大都儲存于電腦或移動光盤中，一旦這些設備操守病毒或黑客的入侵，則可能會導致醫院整個管理系統的徹底崩潰以及相關數據的丟失或損壞，因而醫院檔案管理工作中高性能的軟硬件配置是十分有必要的。

1.4 檔案管理人員素質有待提高

隨著信息技術的不斷發展，醫院對電子檔案管理人員的自身素質也提出了更高層面的要求，它不僅要求電子檔案管理人員具備專業的計算機操作能力，還得具備一定的醫療常識，對醫療技術知識、醫療管理流程以及檔案管理專業知識均有一定程度的了解，從而更好地完成自己的日常工作，為醫院的順利運行提供良好的安全保障[2]。此外，醫院對檔案管理人員的重視程度嚴重不足，導致其學習和培訓機會嚴重缺乏，不能有效地提高其自身綜合素質，對一些突發情況缺乏有效的應對措施。

2 醫院規范化管理電子檔案的方法分析

2.1 建立完善的醫院檔案管理體系

由于醫院自身的特殊性，其檔案管理的分類較為繁雜，信息管理內容也較為廣泛。針對這種情況，醫院必須建全完善的檔案管理體系，明確相關規定制度;建立醫院三級檔案管理網絡，明確醫院相關人員的職責范圍，為醫院檔案的統一管理奠定良好的基礎，對實現醫院電子檔案的規范化管理大有裨益。在醫院電子檔案管理過程中，我們要積極做好資料備份工作，防止由于各種因素的影響而導致的數據丟失，使醫院蒙受不必要的損失。此外，我們也要采取有效的措施，防止黑客和病毒的入侵，提前做好防范管理工作，為醫院電子檔案的規范化、科學化管理奠定良好的基礎。

2.2 提高檔案管理人員的整體素質

要想實現醫院檔案的規范化管理，醫院的領導層必須對檔案管理工作給予足夠的重視，加強相關人員的培訓學習工作，從而提高其整體技術素養。醫院可以為檔案管理人員提供相關專業的書籍，定期開展檔案管理知識競賽，培養檔案管理人員的自學意識和競爭意識，從而使其不斷提高自身的專業水平，為醫院檔案管理工作的順利開展奠定夯實的基礎[2]。與此同時，醫院還應對高端檔案管理人員實行一定的政策傾斜，為他們解決生活中的實際困難，從而有效吸引高端專業人才的加入，不斷推動檔案管理工作的開展。此外，醫院還應加強相關人管的管理工作，使相關人員充分認識到自己工作的重要性，從而自覺遵守相關規定制度，避免檔案的混淆或丟失。

2.3 加大檔案管理的投入力度

為了提高檔案管理工作人員的工作效率，提高檔案管理工作的安全系數，醫院必須加大其投入力度，積極引入國外先進的技術設備和管理經驗，為檔案管理工作配備高性價比的硬件、軟件以及刻錄和儲存設備，同時配備性能較高的網絡安全防范軟件，比如防火墻技術以及數據加密技術等，從而提高醫院電子檔案管理的安全系數，為其正常運行奠定夯實的基礎;此外，我們還要建立一套完善的數據系統，建立完整的檔案信息儲存和檢索系統，從而對繁雜的電子檔案進行歸納和整理，大大提高管理人員的工作效率，減輕管理人員的日常工作量，充分發揮檔案管理工作的價值，全面實現醫院電子檔案的規范化管理[3]。

3 結語

隨著信息技術的不斷發展，電子檔案已經逐漸開始取代傳統的紙質檔案管理模式，有效提高了檔案工作人員的歸納、整理以及檢索速度，大大提升了檔案管理人員的工作效率，是一種行之有效的改革創新，為醫院不斷適應社會發展潮流奠定了夯實的基礎，對醫院的不斷發展和壯大大有裨益。但是，我們也要正視醫院檔案管理中切實存在的問題，建立完善的醫院檔案管理體系，提高檔案管理人員的整體素質，加大檔案管理的投入力度，為醫院電子檔案的規范化和科學化管理提供良好的保障，從而不斷推動我國醫療事業的發展。

參考文獻

[1]石旭輝.醫院規范化管理電子檔案的方法探析[J].才智，2019（23）：217.

[2]吳倩.醫院電子檔案規范化管理對策[J].蘭臺內外，2019（06）：61-62.

[3]古成.醫院規范化管理電子檔案的方法探討[J].才智，2018（34）：197.