檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略探討

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)等高科技的飛速發(fā)展，關(guān)于檔案管理的問題已引起廣泛的重視，信息化已成為發(fā)展的必然趨勢。應(yīng)以智能化的手段對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行歷史性的改革，來提升檔案管理的成效性，以確保工作質(zhì)量。本文將從檔案智能化管理的概述，檔案信息化管理的作用，提升檔案信息化管理的策略幾方面對如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;策略

對于檔案信息化建設(shè)而言，其是一個(gè)較為抽象的概念，其主要是把傳統(tǒng)的檔案管理方式變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑥亩鴮?shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲(chǔ)等過程與信息達(dá)到共享。換一句話來說，檔案信息化建設(shè)主要就是適用信息技術(shù)提高檔案現(xiàn)代化水平，對檔案管理的新情況，新原則進(jìn)行相關(guān)思考，從而確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 檔案信息化管理的作用

1.1 以智能化的管理模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理理念

以往的檔案保管只是一種簡單的存放，是一種不對外開放的管理模式。民眾若想借閱檔案，通常手續(xù)比較繁瑣，因此檔案的實(shí)際利用率非常低，其社會(huì)參與性和對社會(huì)所起的作用就更小。但是采用智能信息化的檔案管理模式后，各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了簡化，將檔案管理公開化、透明化、科學(xué)信息化，進(jìn)而提升了檔案的有效利用率，檔案也在社會(huì)發(fā)展中充分發(fā)揮了重要的作用。

1.2 最大力度的提升檔案管理的時(shí)新性

在現(xiàn)實(shí)工作中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息智能化管理，在前期的檔案入庫、編號到后期的檔案調(diào)動(dòng)，均需要科學(xué)的安排。如需要借閱檔案時(shí)，可以通過信息技術(shù)非常便捷的檢索到想要調(diào)動(dòng)的檔案，在一定程度上提升了檔案材料管理的時(shí)效性。在利用電子檔案進(jìn)行資源整合中，可以最大限度的將資源進(jìn)行共享，有效的提升資源的利用率。將檔案資料完整的錄入計(jì)算機(jī)后，利用電腦強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，可以有效的避免資料重復(fù)錄入，在節(jié)約人力資源的前提下又極大的提升的檔案管理的工作質(zhì)量。

1.3 最大限度的提升檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值

檔案管理實(shí)現(xiàn)智能信息化，最大限度的提升了資源的共享，最合理化的提升了檔案資源的有效利用。若將檔案資源進(jìn)行信息化整合，可以有效的提升檔案資源的利用空間，能夠?yàn)楦鱾€(gè)單位及時(shí)有效的利用檔案開展工作提供了便捷的途徑。

2 檔案管理信息化建設(shè)的解決措施

2.1 相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的深入教育

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展。所以說，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是重中之重，這個(gè)問題要得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視，并加大對信息化建設(shè)的投入。然后進(jìn)行規(guī)劃，并制定出檔案信息化進(jìn)程的長期目標(biāo)，從而推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展。

2.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設(shè)中，也是必不可少的。只有健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，并將工作落實(shí)到責(zé)任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實(shí)的基礎(chǔ)條件。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實(shí)到位，從而提高檔案信息化管理。

2.3 充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段

從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠(yuǎn)的規(guī)劃。對于這個(gè)問題，我們要對檔案管理理念進(jìn)行革新，同時(shí)也可以借鑒或者是引入先進(jìn)的技術(shù)，這些技術(shù)可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，用這些先進(jìn)的技術(shù)對信息資源進(jìn)行整合，從而進(jìn)一步的對資源的管理以及利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.4 對檔案管理信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新

在社會(huì)的發(fā)展中，要不斷的對檔案信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能使其符合時(shí)代的發(fā)展。比如說，可以開通網(wǎng)上檢索功能，這樣就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)也可以提高資源的利用率。另外，還可以構(gòu)建相關(guān)的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進(jìn)行上傳，還可以對自己所需要的文檔進(jìn)行下載。在實(shí)際的發(fā)展中，要對檔案信息化服務(wù)內(nèi)容不斷的進(jìn)行更新，這就要求對其工作職能進(jìn)行創(chuàng)新，主要是從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉(zhuǎn)為開放的檔案共享。

2.5 對檔案管理信息化機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新

對于目前的市場經(jīng)濟(jì)而言，企業(yè)檔案管理制度要做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行積極的改變和創(chuàng)新，這樣才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展。具體而言，企業(yè)可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制以及責(zé)任制，將工作細(xì)化到每一個(gè)部門或者是每一個(gè)員工的身上，這樣就能保證員工的責(zé)任感。通過獎(jiǎng)懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業(yè)氛圍，同時(shí)也可以激發(fā)員工的使命感和責(zé)任感。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理信息工作的安全，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理工作，將重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先管理，以免出現(xiàn)信息的泄露，損害企業(yè)的根本利益。

2.6 可以實(shí)現(xiàn)文件的信息共享

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時(shí)候，我們可以利用先進(jìn)單獨(dú)檔案管理軟件對其進(jìn)行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時(shí)候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時(shí)也帶來了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見的一種。所以說，相關(guān)部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進(jìn)一步加強(qiáng)對安全方面的建設(shè)。

3 結(jié)束語

綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，對檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動(dòng)作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。

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作者簡介

賈芳華（1972-），男，漢族，山東，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。