事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決方案

肖萍

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)已然進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)，是推動(dòng)社會(huì)不斷向前發(fā)展的不可或缺的動(dòng)力。本文以事業(yè)單位檔案管理為研究對(duì)象，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)中依然存在著一些問(wèn)題需要去解決，為此，本文針對(duì)存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了探索并提出了合理化的解決方案，希望對(duì)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題;解決方案

事業(yè)單位檔案管理工作不僅繁瑣復(fù)雜還具有一定的機(jī)密性。過(guò)去檔案管理工作都是通過(guò)人工完成，人為造成錯(cuò)誤的概率高的同時(shí)工作效率和管理效果得不到有效保證，純粹靠人工進(jìn)行檔案管理的模式在已然不能滿足現(xiàn)代檔案管理要求。所以各大企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化管理的要求，也是各大企事業(yè)單位取得長(zhǎng)效發(fā)展的必然選擇。對(duì)于事業(yè)單位而言，作為國(guó)家的一個(gè)重要組成部分，身兼國(guó)家建設(shè)之重?fù)?dān)，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，更是要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷提高自身信息化管理水平，在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)中要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題主干并尋找相應(yīng)的解決方案，砥礪前行。

1 目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理信息化缺乏相關(guān)的配套設(shè)施

事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)硬件設(shè)施是不可或缺的條件，針對(duì)大量需要處理的信息需要配備有高速運(yùn)行、快速處理信息和儲(chǔ)存量大的設(shè)備，這樣才能為檔案管理中大量的信息數(shù)據(jù)提供高效的處理方法。然而，實(shí)際中事業(yè)單位檔案管理信息化的配套設(shè)施還比較落后，一方面是信息化管理里面在檔案管理中還未得到真正的落實(shí)和，管理層重視程度還不夠，對(duì)于相關(guān)的設(shè)施設(shè)備投入不夠;另一方面是檔案室中空間有限，大量的紙質(zhì)文檔的堆積占用了大部分空間，配套設(shè)施不夠完善，缺少完善的配套設(shè)施導(dǎo)致錄入的檔案信息不準(zhǔn)確的同時(shí)，也會(huì)致使檔案信息化管理工作難以順利開(kāi)展[1]。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的安全性得不到保障

檔案信息化管理依托于網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)信息的大環(huán)境下，不法分子進(jìn)行的網(wǎng)絡(luò)違法犯罪活動(dòng)頻頻發(fā)生。事業(yè)單位是國(guó)家基本政策得以落實(shí)的落腳點(diǎn)，從事的工作內(nèi)容有些涉及國(guó)家機(jī)密。一些黑客通過(guò)編寫(xiě)代碼實(shí)施違法操作，利用病毒攻擊檔案管理系統(tǒng)從而盜取個(gè)人信息或者機(jī)密文件，一旦發(fā)生信息泄露事件后果不堪設(shè)想。所以，對(duì)于事業(yè)單位信息安全問(wèn)題要予以足夠的重視。然而，很多事業(yè)單位的檔案信息化管理目前仍然處于摸索階段，信息安全問(wèn)題常被忽略，缺乏必要的信息安全防護(hù)措施，信息的安全維護(hù)存在很大的隱患。其次，管理人員信息技術(shù)水平較差，對(duì)于管理信息系統(tǒng)缺乏了解，更多還是停留在信息的輸入、儲(chǔ)存和查詢階段，對(duì)于系統(tǒng)遭受惡意攻擊的突發(fā)事件處理能力還欠缺[2]。然后是缺乏完善的管理制度，例如工作人員對(duì)檔案資料可以進(jìn)行無(wú)約束、不受限制的進(jìn)行查詢，檔案信息的安全性得不到確切保障。

1.3 檔案管理工作人員信息技術(shù)水平有待提高

在國(guó)內(nèi)，事業(yè)單位的實(shí)行檔案的信息化管理起步較晚，還缺乏專業(yè)化、規(guī)范化的管理制度。首先，部分入職上崗的管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)，都是邊學(xué)邊做，在實(shí)際工作中存在很多不當(dāng)操作行為，存在一定的安全問(wèn)題。其次，檔案文件的保存缺乏統(tǒng)一規(guī)范，使得管理信息較為混亂，不利于進(jìn)行高效管理的同時(shí)還容易造成信息的丟失。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，如若不能根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際規(guī)范信息管理流程，在很大程度上會(huì)影響信息化管理水平的提高。

2 實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性方案

2.1 加大對(duì)相關(guān)配套設(shè)施的投入，健全硬件設(shè)備

事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首先需要的是為檔案管理部門(mén)提供齊全的配套設(shè)施。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在注意到設(shè)施設(shè)備對(duì)檔案信息化管理的重要性后，要集中力量給予檔案管理部門(mén)足夠的資金支持，用于完善相關(guān)的配套設(shè)施。其次，進(jìn)行一個(gè)完整的設(shè)施建設(shè)需要投入大量的資金，例如設(shè)備的購(gòu)與維護(hù)費(fèi)用，與之配套的場(chǎng)地?cái)U(kuò)建，還有設(shè)備安置的環(huán)境溫度也有所講究，專業(yè)的信息技術(shù)人員也必不可少，相關(guān)方面的一些花費(fèi)夾雜在一起就是一筆不小的開(kāi)支[3]。因此，獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持是檔案管理部門(mén)獲得信息設(shè)備與配套設(shè)施支持的重要途徑。有了完備的配套設(shè)施才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供硬件保障。

2.2 實(shí)行規(guī)范化的檔案管理制度，提高信息化建設(shè)的安全性

首先，保證檔案信息的安全可以通過(guò)硬件保護(hù)和軟件防御兩種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，例如在系統(tǒng)中購(gòu)買(mǎi)并安裝安全系數(shù)高的防火墻，對(duì)黑客進(jìn)行防御。其次，通過(guò)聘用高素質(zhì)的信息管理人才為檔案信息化管理提供專業(yè)指導(dǎo)，他們可以通過(guò)編寫(xiě)代碼加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)，同時(shí)也要求他們必須具備對(duì)一些惡意攻擊行為能夠進(jìn)行及時(shí)防御的能力。與此同時(shí)，聘用這些高素質(zhì)的信息管理人才，為日常管理工作提供專業(yè)性指導(dǎo)，從而提高整體部門(mén)人員的專業(yè)素養(yǎng)。最后，完善相關(guān)的管理制度并認(rèn)真執(zhí)行，明確檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范人員對(duì)檔案資料的使用，做好保密措施。實(shí)行嚴(yán)格的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，檔案訪問(wèn)設(shè)計(jì)訪問(wèn)權(quán)限[4]。

2.3 重視對(duì)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，提高整體的信息管理水平

為了加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，首先要對(duì)入職上崗的每一位工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了信息化管理技術(shù)、規(guī)范化的操作實(shí)訓(xùn)以及信息安全防御技能，通過(guò)考核的人才能進(jìn)入檔案管理部門(mén)任職。在此還需要強(qiáng)調(diào)信息管理人才的重要性，提高整體煩人技術(shù)水平，在工作隊(duì)伍中放入高素質(zhì)的專業(yè)人才，那么整個(gè)隊(duì)伍的持續(xù)發(fā)展力才能得到長(zhǎng)久的保持。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化管理還存在著配套設(shè)施不健全、信息安全和人員素質(zhì)較低的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，再結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入、重視信息安全管理、制定并實(shí)行規(guī)范化的管理制度、引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才以及實(shí)行專業(yè)化培訓(xùn)都是切實(shí)可行的解決辦法。相信在事業(yè)單位各方的共同努力之下，檔案管理信息化水平一定能夠得到快速提高，以此更好地推進(jìn)國(guó)家建設(shè)出力。

參考文獻(xiàn)

[1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.

[2]于開(kāi)芹.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].赤子，2019，000（018）：14.

[3]廖春韻.淺析行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決對(duì)策[J].卷宗，2018，000（009）：8.

[4]姜麗華.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題與策略[J].中國(guó)文藝家，2018（12）.