中等職業學校教學檔案管理策略初探

摘 要：在中職學校，教學檔案是促進教育教學發展的重要資料，但在管理和利用中出現不少問題。本文主要對中職學校教學檔案管理中的問題進行了分析，探討了提高檔案管理工作的策略。

關鍵詞：中等職業學校;教學檔案;檔案管理

1 中等職業學校教學檔案管理工作概述

教學檔案是在培養人才的綜合教育活動過程中形成的檔案，教學是學校的中心工作，教學檔案應該成為學校檔案收集的主體。教學檔案內容包括上級教育行政管理部門制訂的關于教學活動文件、本校制訂的教學計劃、教學大綱、教學工作計劃、教學改革方案、教學總結、試卷分析總結、教學經驗資料等。中等職業學校，專業技術教學尤為重要，各類教育教學的技術方法、教學資料、教學示范參考等都必須妥善保管，存檔備用，并且可以隨時調閱，才能滿足師生上課所需，因此教學檔案種類繁多、更新頻繁，要做好教學檔案管理工作，必須與時俱進、整合各科室多方資源、增強檔案管理人員的業務水平、提高工作效率，才能完善教學檔案的各項管理工作。

2 對當前中等職業學校教學檔案管理工作不足的分析

1）中職學校檔案意識薄弱，教學檔案收集不全。以我校為例，教師在開展教學活動中，各科室的教學總結、教學計劃、學生實習報告等資料均存在“短斤少兩”上交不全或應付了事的情況。制作的紙質教學課件或PPT課件也存在收集困難的問題，部分教師不舍得將自己辛苦制作的教學課件、教學經驗上交存檔，有所保留，學校也缺乏相關的考核制度，都是靠教務部門的催繳和教師自覺，這樣使得教學資料不全，校領導無準確的資料參考布置教學任務、制定計劃，新進教師也缺少參考課件，重新制作課件降低了工作效率，而且形成惡性循環，不利于教學檔案的管理。

2）檔案室管理人員缺乏專業培訓，對教學類檔案了解不足，不能區分存檔主體和重點。中職學校很多檔案管理人員并不是檔案管理專業，一般都是兼職或者臨時抽調，有些檔案員平時還要兼課或者做其他行政工作，這導致檔案管理工作專業性不高，使得諸多材料處于堆放狀態，沒有進行有效的整理，無法實現檔案資料自身的真正價值，教學檔案的利用更無法正確規范進行，影響教育教學工作。

3）中職學校缺乏較強的檔案管理觀念，對教學檔案管理重視不足。在中職學校，檔案室一般只是應付檢查評估時調閱文件的部門，平時不注重教學檔案的更新與完善，對各科室交檔情況缺乏監督管理，到了使用相關材料時才會急忙的尋找和補充。特別是教學檔案，種類繁多、利用頻繁，平時不注意回收管理，丟失概率很大。

4）中職學校檔案管理規范性不強，缺乏現代化管理手段。隨著信息化建設的普及，數字技術在檔案管理方面得到大范圍推廣，但很多中職學校的檔案室還在使用老方法，教學檔案的存放和利用還停留在紙質借閱和人工手動查詢操作的層面，例如完成一次班級學籍查詢或教學方案的利用，平均會花個半小時來申請、審批和查找，這樣大大降低了工作效率，很難與時代發展相適應。

3 提高中職學校教學檔案管理工作的策略

1）強化宣傳，提高教師對教學檔案的意識和認知。學校可以邀請專業檔案管理講師、專業檔案機構人員或本校從事檔案管理經驗豐富的教師開展講座，為教職工講述教學檔案的作用、價值、重要性，樹立教師檔案管理意識。學校還可以通過黨委辦公室，提高檔案宣傳效率，黨員教師帶頭執行，起到先鋒模范作用。通過人事科向教代會提交教學檔案管理方面的執行辦法，與績效掛鉤，專人負責制，落實依法治校，營造出一個全員支持檔案工作的良好環境。教職工的檔案意識和認知提高了，教學檔案的管理工作也隨著提高。

2）通過業務培訓，提高中職學校檔案管理人員業務水平。由于檔案管理工作的專業性比較強，教學檔案收集與管理比較繁瑣，要想將普通教師任命為檔案管理員，首先就要通過專業的培訓提高檔案管理人員的責任心，要以培養高素質的、有職業道德的、有敬業精神的、務實肯干、樂于奉獻的人才為目的，才能使學校教學類檔案管理更加科學、規范、有效率。其次要重視檔案管理人員的專業技術培訓工作，檔案員要定期參加本地區檔案局或上級部門組織的關于檔案管理方面的相關培訓。學校人事部門也要做好相關的培訓、考核，并要求檔案管理崗位的教師對《檔案法》等相關法律進行學習;熟練掌握《學校檔案管理基礎》等知識;必須精通收集、歸檔、整理、利用教學檔案。最后建立檢查制度，主要檢查年度參加的業務培訓情況，培訓總結是否完成、年度工作計劃的完成情況等。為提高檔案管理人員的工作效率，應適當減輕檔案室教師的工作量，盡量少安排課時、少抽調做其他事務工作、保證崗位任職的穩定性、開通職級晉升渠道給予技術指導等。

3）規范中職學校檔案管理工作，重視教學檔案的收集。中職學校發展、教學改革、科研創新離不開教學檔案的密切利用，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學檔案的科學性和指導性，因此學校必須提高教職工的重視度和參與度，在原有教學檔案資料的基礎上不斷積累、完善，最后總結經驗，吸收精華才能將學校的教學工作不斷發展和創新。成檔的教學文件材料必須是反映教學管理、教學實踐過程中重要節點的信息，具有完整性、準確性、系統性，所以要專人管理，不能是臨時添加、隨便填補、隨意堆放的，規范化管理尤為重要。

要提高教學檔案的管理工作，完整的資料收集是第一要素。首先需要得到學校領導的支持，分管領導加入執行監管。檔案室牽頭做好計劃，擬好完整的教學檔案管理工作辦法。然后學校辦公室擬通知，明確負責人和定好實行和驗收工作時間，檔案室解決技術問題推進實施。最后各科室負責人將工作任務分配給相關人員，檔案室做好資料收集記錄，并將結果反饋人事部門，人事部門將教學檔案上交情況做匯總，根據各科室工作實際情況與年終績效掛鉤。只有從上至下的層層監管，按計劃實施，才能完成教學檔案資料收集等相關工作。

4）利用信息管理技術，提高教學檔案的管理工作效率。中職學校檔案室空間較小，檔案存放密集，但在信息技術的支撐下，種類繁多的教學檔案容量得到了釋放，不需要大量的房間和紙張來存放、記錄教學資料信息，保證了學校內部空間利用效率。

隨著科技發展，檔案室可以制作數據庫，利用網絡校園平臺，將相關的教學檔案資料預先分類、上傳，形成大數據，這樣學校師生就可以通過辦公電腦、手機APP就可以進行各類教學資料的查詢和利用，無需到檔案室進行繁瑣的審批流程、無需花費大量紙張復印、檔案人員也不需花大量時間查找檔案，不僅為學校節約了經費，而且提高了教學檔案的管理效率。

在不久的將來，中職學校在信息技術的支撐下中職學校的教育教學可以完全擺脫實物教學檔案和實物教學設備檔案的束縛，教師可以通過全息投影模擬操作、感知操作來完成相關的技術學科的教學，我們檔案管理人員只要學會相關電腦運用就能實現遠程管理、遠程利用和相關審批工作，這樣就使教學檔案管理工作效率有質的飛躍。

4 結語

綜上所述，要提高中職學校教學檔案管理工作，離不開學校各級領導、各科室、各位教職工的協助。檔案管理人員不僅要堅持學習提高自己的業務水平，而且還要多想辦法完善教學類檔案管理，利用現代信息化管理，將工作做得更科學、更有效率，使教學檔案發揮出最大價值。

參考文獻

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[2]劉俊.高校教學檔案管理和利用策略[J].北京教育學院學報，2011（3）：53-56.

作者簡介

楊亮（1981-），男，仫佬族，廣西羅城縣人，本科，教師，研究方向：檔案管理。