企業照片檔案管理存在的問題及對策

摘 要：企業的照片檔案，是直接記錄和反映企業活動的第一手圖像資料，照片檔案是傳統紙質檔案的必要補充，檔案工作者不僅要注重文書檔案的收集整理工作，也要重視照片檔案的收集整理工作，這是一項必要的長期的工作。企業檔案部門應充分挖掘照片檔案的信息價值，發揮照片檔案的作用，為企業發展發揮檔案信息的基礎作用。結合檔案工作實際，就企業在開展照片檔案管理過程中出現的問題進行分析并提出解決對策。

關鍵詞：照片;檔案;管理;存在問題;對策

1 前言

照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。企業照片檔案反映了企業單位在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的照片。企業照片檔案管理包括照片檔案的收集、整理和歸檔。一般情況下，在企業照片檔案的管理中，數碼照片和紙質照片是并存的，相互補充的。

企業的照片檔案，是直接記錄和反映企業活動的第一手圖像資料，在對外宣傳、展示企業實力，承接生產經營業務方面，具有重要作用，是企業檔案管理的一個重要組成部分。一組好的照片，比文字具有更強的宣傳力和感染力。因此，企業在日常檔案管理中，要重視企業的照片檔案管理工作。雖然，國家也出臺了相關照片檔案方面的管理辦法，但對于一般企業來講，在實際運作過程中，還是存在著諸多問題。

2 企業照片檔案存在的問題

2.1照片檔案管理制度不健全，執行力度不夠

國家檔案局雖已出臺了《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）和《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014）等檔案制度，但對于企業來講，這些制度比較籠統，缺乏針對性的細化管理制度。對數碼照片的整理和存儲沒有詳細說明，也沒有規范數碼照片與紙質照片之間互相轉換的問題，這些都直接影響了照片檔案管理質量的提高。很多企業雖有制定綜合檔案管理制度，但缺乏專門針對照片檔案的管理制度。致使檔案管理人員憑經驗操作，缺乏統一的規范，對規范照片檔案管理產生非常不利的影響。

2.2 照片檔案收集意識淡薄

檔案工作人員沒有經過專門的綜合檔案知識培訓，尤其是對部門層級復雜的企業，缺乏對專兼職檔案人員的培訓，對照片檔案的重要性缺乏必要的認識，主動性不夠。照片不及時上交，疏于管理，從而導致了照片檔案管理工作的缺失。企業檔案工作人員大多只重視文書檔案而忽視照片檔案工作，把照片檔案放在可有可無的地位，尤其是一些小型的企業，在收集照片檔案方面更是缺失。

2.3 照片檔案基礎設施和保管條件配備不完善

照片檔案成像質量要求高，而一些拍攝人員往往應付了事，企業也沒有配備高質量的拍攝設備，經常導致移交的照片成像模糊，直接影響照片檔案的質量。因此要嚴控照片檔案的源頭形成之初的照片質量關。照片檔案往往需要掃描、存儲、查閱等，對電子設備要求嚴格，有些企業因經費等原因，相關設備投入不到位，對日常照片檔案管理產生不利影響。

3 加強企業照片檔案管理的對策

針對上述碰到的問題，要進一步加強企業照片檔案管理工作，在實際照片檔案管理過程中，提出以下幾點對策。

3.1 確保各項制度落實，提高照片檔案管理質量

根據國家相關照片檔案管理制度，結合企業實際，制定包含照片檔案管理的綜合檔案管理制度，細化照片檔案管理制度。對照片的像素、儲存格式等方面提出詳細規范的要求。強調移交歸檔的照片要保證質量和構圖效果，必須符合國家規定的對照片檔案收集的要求，照片必須注明拍攝時間、事件、拍攝者等方面的要素，確保照片檔案的完整性和準確性。企業專兼職檔案員應根據照片檔案管理制度嚴控照片質量關，對照片的格式、清晰度、拍攝畫面構圖、真實性把關。整理過程中對不完整的照片檔案，及時補充完整，未移交的及時督促。檔案人員在收集照片檔案時應及時督促，化被動為主動，減少照片檔案的流失。綜合檔案室對移交上來的數碼照片檔案，統一印制成紙質照片，對數碼照片和紙質照片按不同載體根據照片歸檔要求分別予以歸檔保存管理。

3.2 增強照片檔案管理意識，加強專業隊伍建設

增強照片檔案管理意識，應該自上而下。首先企業分管檔案工作的領導要重視照片檔案管理工作，從人力、物力、財力上予以充分支持。只有得到領導支持，我們檔案人員才能把照片檔案管理工作做好。

其次要明確職責任務。企業各部門指定專人擔任兼職檔案員，建立一支穩定的檔案人員隊伍。由于照片檔案形成的特殊性，對拍攝質量要求高，要適當挑選擅長攝影的員工擔任兼職檔案員，具有較強的照片檔案管理意識，才能確保照片的質量。然后還要加強專兼職人員的檔案業務培訓。通過外部和企業內部培訓等形式，共同做好照片檔案管理工作。

3.3 提升硬件設施建設，確保照片質量

拍攝照片應配備專門的攝影器材，確保高像素的成像質量。還需投入經費用于購置專用設備，妥善設置音像類庫房場地。配置計算機、掃描儀等設備，保證數碼照片的讀取、收集、保存和備份。

3.4 加強照片檔案開發宣傳利用

照片檔案要主動服務于企業的對外窗口宣傳，從而通過照片展現企業在生產建設、企業文化等領域的風采，記錄企業的輝煌瞬間，服務于企業的生產經營工作大局。企業的照片檔案是企業文化建設的重要載體，是展示企業形象的有效形式。如我們企業每年度的企業宣傳畫冊，就收錄了企業歷年建設的獲獎工程照片，運用大量照片，展現了企業在抗洪救災搶險中為地方鋪路架橋等為社會貢獻的舉動。這些都是企業良好社會形象有力的證明，充分發揮的照片檔案獨特的作用。

4 結語

照片檔案是傳統紙質檔案的必要補充，我們檔案工作者不僅要注重文書檔案的收集整理工作，也要重視照片檔案的收集整理工作，這是一項必要的長期的工作。企業檔案部門應充分挖掘照片檔案的信息價值，發揮照片檔案的作用，為企業發展發揮檔案信息的基礎作用。

參考文獻

[1]和興蘭.關于數碼照片檔案管理問題的研究[J].北京檔案，2020（4），P36-38.

[2]陸紅.淺析照片檔案管理的實施策略[J].蘭臺內外，2020（4），P35-36.

[3]艾濤.新時代數碼照片檔案科學管理探究[J].機電兵船檔案，2020（4），P104-105.

作者簡介

張俠（1975-），女，漢族，浙江寧波，本科，館員，工程管理專業，從事企業檔案管理工作。