論檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

王金宇

摘 要：隨著社會的發展和時代的變革，社會各界對于人們的物質生活和精神生活都越發重視，醫療條件和水平成為近年來被廣泛關注的重點內容，是社會發展的必然趨勢。為了保證我國醫療事業的穩步發展，檔案管理模式的改革決定著醫院整體前進是否具備有效性和實質性。基于此，本文針對檔案管理數字化在醫院檔案管理中的應用進行分析。

關鍵詞：數字化管理;醫院檔案管理;應用研究

傳統的檔案管理模式一般采用紙質檔案管理的方式，但是由于現在醫院需要管理的檔案數量越來越多，再采取過去紙質化的檔案管理模式會產生很多困難。因此在社會不斷的發展下，檔案數字化管理及時的應用必須得到重視，以此來推動醫療事業的逐步提升。

1 醫院檔案管理中的現存問題

1.1 管理機制不明確，檔案分類出現重疊

在醫院檔案管理中，可以發現當前的檔案管理模式存在一些問題，首先最常見的問題就是管理機制不夠明確，各部門之間缺乏明確的職責劃分，導致在檔案管理出現工作失誤時，總是會出現無人問責、互相推脫的現象，這些現象嚴重影響了醫院整體的工作效率和社會信譽。另一方面，因為醫院檔案管理機制不夠明確，導致檔案在分類時容易出現一些重疊現象，經過調查分析發現，大多數醫院的檔案管理中有40%都會出現重疊，這就導致在應用到這些檔案時，總會查找出一些無用信息，浪費了工作時間，導致工作人員產生錯誤判斷。在這40%重疊的檔案中，還有將近5%的檔案記錄存在數據上的錯誤，這些在醫院檔案管理中是堅決不允許出現的。

1.2 檔案形式不統一，管理較為分散

醫院中有很多個科室，每一個科室都會針對患者記錄、就醫記錄、研究記錄等有一個詳細的記錄，都會形成一個檔案冊保存下來。也正是由于這種檔案管理模式，導致醫院各科室對于信息資源檔案形式的記錄方式不統一，有的是紙質版，有的是電子版，長時間存放就會丟失一些數據，導致檔案管理出現遺漏現象。另一方面，醫院檔案管理都會分區域存放，大多都是各科室的檔案放在一起，醫生很難有時間去管理這些檔案。經過調查發現，30%的科室都或多或少的出現過檔案丟失的現象。這種分散的檔案管理模式影響了醫院檔案管理的效率和水平，必須要將其作為重點仔細分析。

2 數字化管理在醫院檔案管理中應用的必要性

2.1 有利于促進醫院整體管理水平的提高

在醫院管理中，很多時候人們都容易忽視檔案管理的重要性，但其實檔案管理是醫院管理模式中的重要組成部分，而且通過良好的檔案管理模式能夠為醫院其它方面的工作奠定堅實的基礎，能夠讓很多方面的工作都有效節省時間，提高效率。比如說當遇到一個相似病例時，醫護人員就可以通過數字化的檔案管理模式很快的從眾多檔案中找出之前患者的醫治檔案，從中結合一些專業化的分析，給新的患者提出更加有效的醫治建議，還可以根據這些經驗來修改治療或手術的具體環節，這些都能夠提高醫院的工作質量，促進整體管理水平的提高。

2.2 有利于促進醫療業務水平的發展

將檔案數字化管理應用于醫院檔案管理工作中，能夠有效促進醫院醫療業務水平的發展和進步。因為在數字化檔案管理的過程中，醫院的醫護人員可以通過數字化模式，借助信息技術的優勢來針對這些患者的檔案進行研究，再結合當前的一些最新情況，更深入的分析這一病癥，研究可能存在的病理變化，這樣當再次接觸類似病癥時，就可以選擇更加合適的治療方式，降低患者的不適風險，通過這些有效的途徑可以有效推進醫院整體醫療業務水平的發展，并且為更多的患者提供治愈的希望，減少后遺癥的發生。

3 數字化管理在醫院檔案管理中的應用途徑

3.1 建立健全醫院數字化檔案管理體系

在醫院檔案管理中針對數字化檔案管理的應用，首先具備一個完善的管理體系是必要前提，也是重要基礎，在此前提下才能進行接下來一切數字化檔案管理的功能措施，為醫院檔案管理工作效率的優化提供有利的保障。為了健全醫院數字化檔案管理體系，首先醫院領導要認識到當前的社會發展趨勢，從內心深處肯定數字化檔案管理的應用價值，并且對健全相關體系表示高度的關注和重視，為其他醫護人員樹立一個積極的榜樣;其次要針對本院的實際情況，針對檔案管理問題進行全面且深入的分析，制定具體的數字檔案分類規劃方式，為每一份檔案做好編號和分類，比如說每一個科室為一個單位，在這一單位中針對不同的疾病和患者再次進行分類，一定要保證分類有條不紊的進行，做好編號是為了尋找的時候能夠一目了然，提供便捷性的服務;最后數字化檔案管理要實施明確的責任劃分，讓每一名檔案管理工作人員能夠明確自身的崗位職責，這樣在工作的過程中能夠各司其職，通過數字化檔案管理有效推動醫院檔案管理質量的提升，以及推動醫院事業的整體性發展。

3.2 加強數字化檔案管理的安全保障

在醫院檔案管理中針對數字化檔案管理的應用，醫院領導要認識到雖然數字化檔案管理模式具有很多方面的優勢，能夠為工作提供便捷性，同時還能夠提高醫院醫療業務水平和工作效率，但是保障數字化檔案管理的安全性也是工作中的一個重點問題，同時也是一個比較具有難度的問題。因此想要發揮數字化檔案管理的優勢，必須要強化安全保障措施，防止信息泄露等問題。一方面在檔案數字化管理之前，一定要將所有的檔案統一成一個格式，這樣如果一旦出現問題，在第一時間就可以發現，對于所有的檔案都要進行提前檢查，對于格式不對或者打不開的文件第一時間返回要求負責人修改，并且在規定時間內返回，所有符合要求、格式正確的檔案才能進入數字化管理系統中;另一方面，對于所有沒有編碼的檔案，必須要求負責人進行編碼，編碼方式必須統一，比如都采用阿拉伯數字、或者都采用漢字形式等。同時為了提高數字化檔案管理的效率，在系統中應該多設置一些檢索工具，加快檔案查找的速度，節省工作時間。

3.3 促進傳統作業與數字化的有效融合

在醫院檔案管理中針對數字化檔案管理的應用，醫院領導對于檔案管理數字化的應用和改革要一步一個腳印的穩步進行，不能急于求成，因為當前我國很多醫院對于數字化檔案管理的模式還是不夠熟練和了解，因此在轉型的過程中要逐步從傳統管理方式向數字化檔案管理進行轉變，在此過程中要將傳統作業形式與數字化檔案管理模式進行有效結合，將其二者進行深入的融合，促使傳統作業與數字化管理模式能夠互相促進，相輔相成，共同為醫院檔案管理中數字化檔案管理模式的應用提供有效的幫助。與此同時，醫院領導和相關人員要加強學習，不斷提升自身對于數字化檔案管理模式的認知，提高自身的數字化專業技術和綜合能力，加強數字化檔案管理隊伍的建設，推動數字化檔案管理模式的有效應用，為醫院整體實力的提升提供保障。

4 結束語

綜上所述，隨著社會的發展和時代的變革，社會各界對于醫療事業的發展質量越發關注和重視，因此醫院必須要承擔起社會賦予的責任，為人們提供優質的就醫服務。為了推動醫院業務水平的提升，加強醫院檔案管理的質量是非常必要的一個環節，因此醫院領導和相關人員要充分認識到檔案數字化管理的重要價值，結合當前醫院檔案管理的問題出發，將檔案數字化管理科學應用于醫院檔案管理工作中，推動醫院綜合實力的增強。

參考文獻

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