淺析智慧檔案館建設的實踐與探索

全陽

摘 要：隨著近些年智慧檔案館的建設成為企業檔案管理的一種潮流，越來越多的人開始認識和了解智慧檔案館建設。本文的研究中，筆者介紹了自身對智慧檔案館的認識和實際工作中取得的建設成效，概述了智慧檔案館的總體架構和關鍵技術，并對建設智慧檔案館過程中存在的困難與阻力進行闡述，以期能夠更好地促進企業內部智慧檔案館建設與發展。

關鍵詞：智慧;檔案館;實踐;探索

隨著近些年科學技術的進步和其在檔案管理方面的運用，越來越多的企業開始關注智慧檔案館建設的問題。特別是一些發達地區和大型企業，已經將智慧檔案館建設擺在重要的位置。

1 對智慧檔案館的認識

本文中，筆者結合自身石油企業的工作經驗，探索了智慧檔案館建設的認識和效果，介紹了總體結構和關鍵技術，并對發展過程中遇到的阻礙和問題進行概述，以期能夠更好地促進智慧檔案館在企業內部檔案館建設中的作用發揮。

智慧檔案館基于智慧管理技術和信息技術，借助物聯網、大數據、云計算、移動互聯等一系列技術共同作用，各類技術綜合運用到檔案管理過程中，從而實現智慧化的響應。從人與人、物與人到物與物的互聯、互通、互動實現成為檔案智能化、智慧化管理的基礎，為檔案管理工作的開展創造了條件。智慧檔案館區別于傳統檔案館的主要特性是虛擬性。廣義上講智慧檔案館不僅包含實體檔案館的智慧化，更包括了檔案館信息資源、行政管理等一系列檔案的收集、管理、存儲、利用、監督和培訓等內容。本文的研究重點從狹義上智慧檔案館即實體館藏檔案信息化、智慧化管理問題進行分析。

2 智慧檔案館建設實踐成效

結合當前廣泛運用的云計算、大數據、物聯網等基礎，智慧檔案館的建設能夠在數字檔案館建設的基礎上獲得很大的提升和改善，是檔案管理現代化的重要實踐之一。通過有線和無線數據傳輸技術的綜合應用，能夠在實體檔案館內搭載統一物聯網平臺，將檔案館內的人、物之間互相聯系起來，實現實時信息傳遞的目的，通過對實體檔案信息的動態管理、感知和整合檔案信息內容，最終實現檔案館信息的智能分析，智慧獲取與反饋功能，提升檔案館的服務能力。相對于傳統的數字化檔案館，主要有以下幾個方面的特點：一是定位檔案實體，通過無線射頻技術的運用，將多級標簽管理法中的標簽與實體檔案一一對應，在庫房、樓道、柜格等不同區域安裝射頻定位傳感器，通過逐級登記標記保證實體檔案有跡可循，快速精確定位到檔案位置，避免檔案錯亂和缺失情況的出現;二是保管檔案實體，實時反饋檔案實體的進出狀態，通過無線射頻技術標記檔案的進出通道與路徑等重要區域，對未經授權的非正常動作自動報警和提示到管理平臺，自動通知有關人員快速處理，實時監測實體檔案保管環境的安全情況，對溫度、濕度、煙霧、水浸、安防等內容分設傳感器設備，自動調控部分環境參數，出現異常情況及時反饋，通過安防監控和人臉識別等系統對參與檔案管理的人員進行分類管理，實時預判和報警;三是對檔案實體增加了生命體征，一改傳統的文件特征，通過各類傳感器智能感知周圍環境，將參數實時反饋到管理平臺，為管理平臺提供環境調控依據，符合要求時進行自我調節，通過數據挖掘技術智能選擇檔案內容推送，對檔案實體的出入庫、利用率、保管等內容重點監控，定期向管理者推送，改變檔案管理被動的局面;四是優化檔案館綠色節能，通過物聯網技術對檔案館進行優化和改造，重塑業務流程，提高檔案館安全管理效能。

3 智慧檔案館的總體架構

智慧檔案館的建設主要分為四層架構，分別為“用”、“知”、“傳”、“感”，自下而上依次為感知層、通信層、分析處置層和服務層。

1）感知層。感知層主要功能是感知環境事件變化，將模擬信號轉化后向通訊層發送，感知終端由傳感器和輸入終端組成，包括溫濕度傳感器、空氣質量傳感器、煙霧傳感器、火焰傳感器、紅外人體傳感器、水浸傳感器、指紋識別、人臉識別、生物識別等一系列設備。2）通訊層。通信層主要功能是將得到的數據傳輸到分析處置層，通過有線傳輸、無線傳輸、互聯網傳輸和移動空中網傳輸等不同方式來實現，不同的應用環境適用于不同的通訊方式，綜合運用各類信息交互方式能夠達到較好的應用效果。3）分析處置層。分析處置層主要功能是對信息進行判斷和處理并發出相應的操作指令，根據系統內的事件模型和業務模型，對接收到的數據進行分析和判斷，及時做出合理響應。分析處置層是智慧檔案館的核心部分，能夠實現各類觸發模型的定制，各類事件預案的管控，各類數據挖掘模型構建結果的推送。4）服務層。服務層的主要功能是結合具體需求提供相應服務，需求內容不僅包含檔案館內部業務管理，也包括外部各類檢索與咨詢需要，接收到服務請求之后能夠將各類信息發給分析處置層，從數據庫獲取相應信息后返回需要的內容并給用戶進行推送。

4 關鍵技術實現

智慧檔案館建設的關鍵技術主要包括環境管理和檔案資料管理兩個具體方面。

1）庫房溫濕度控制。合理的溫濕度環境是庫房各類紙質檔案保存的必要條件，一般應當調節環境溫度至14-24攝氏度，濕度45%-60%之間，通過精密空調或普通空調與加濕器、除濕器共同作用，保證庫房溫濕度條件合理，發生異常及時、自動通知管理員。2）燈光控制。庫房內的燈光要進行自動監測和控制，通過與紅外人體感應傳感器的信息傳遞，實現來人開燈、人走關燈，也可通過網絡終端對其進行遠程控制。3）漏水監測。對于庫房內空調冷凝水可能出現的漏水情況或房屋墻壁與房頂產生的漏水問題都要給予特別的重視，可以沿庫房墻壁下方容易產生漏水的區域安裝監測設備，一旦有水觸碰監測傳感器，自動向管理平臺發送預警信息，并通知管理人員。4）檔案定位與盤點。通過無線射頻識別技術和多級標簽管理法實現對檔案的定位，并將此功能推廣應用到檔案清點、檔案追溯等一系列管理工作中，盤點過程中通過批量處理和自跟隨盤庫車的運用實現智能化檔案位置掃描和整理，自動記錄盤點結果。5）數據挖掘技術。對部分使用頻繁、重要度較高的檔案文件進行OCR文字識別處理，將文字信息導入數據庫，并在檔案管理中給予全文檢索權限，通過數據挖掘技術實現檔案內容的檢索，自動進行檔案的分類和篩選，結合摘要與相似度，將用戶需要的信息檢索并推送。

5 智慧檔案館建設實踐探索中的困難與阻力

受到各方面原因的影響智慧檔案館的建設會遇到多重的阻力，如：人才、資金、思想、技術、習慣等等。智慧檔案館對很多人來說都是新生事物，在思想上完全接受有一定的難度，企業在資金投入和項目落實方面也會受到層層的壓力。一些檔案館的操作人員工作中存在敷衍和不配合的情況，影響檔案館朝著智慧的方向發展。智慧檔案館建成后需要常態化完成軟硬件的一系列維護工作，各類傳感器和通訊網絡的應用，使得檔案館的技術精度較高，對后期維護力量有較高要求。這些因素的存在都給智慧檔案館的建設帶來了一定的阻礙。

6 結語

綜上所述，智慧檔案館是未來檔案管理行業的重要發展方向，對企業檔案管理現代化具有重要的參考價值和實踐意義，不僅能夠更好地優化實體檔案管理，而且能夠帶來許多新的管理效果，通過高科技手段的應用為企業經營決策提供更多的依據。雖然在智慧檔案館建設中會遇到層層阻力，但是我們必須從思想上、執行上、培訓上、資金支持上等多方面不斷努力，持續推進企業智慧檔案館建設，開創檔案管理新局面。

參考文獻

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