淺析初中學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：初中學(xué)校教學(xué)檔案管理工作，包括對(duì)教學(xué)資料的收集、整理、分析、歸檔、使用等。由于目前初中學(xué)校普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才、信息化檔案管理水平低下，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作效率不高，因此要從建立現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理制度、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理員的專業(yè)化培訓(xùn)、加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面入手，不斷完善初中學(xué)校教學(xué)檔案管理工作，從而讓學(xué)校的整體檔案管理水平得以有效提升，更好地為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：初中;教學(xué)檔案管理;信息化;培訓(xùn)

隨著信息化時(shí)代的到來，初中學(xué)校教學(xué)檔案的管理工作也呈現(xiàn)出數(shù)字化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，初中學(xué)校教學(xué)檔案管理水平提升的需求日益迫切。本文從目前初中學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的較突出的問題著手，探索這些問題解決的途徑，以期進(jìn)一步提升初中學(xué)校教學(xué)檔案管理水平，提升檔案利用效率。

1 初中學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 教學(xué)檔案管理人員職業(yè)能力尚待提高

初中學(xué)校檔案規(guī)范管理時(shí)間相對(duì)較短，而且目前在初中學(xué)校從事教學(xué)檔案管理的職員，一般都是兼職檔案管理員，通常不止肩負(fù)檔案管理的任務(wù)，還需要負(fù)責(zé)很多學(xué)校教學(xué)常規(guī)的事物，教學(xué)檔案管理只是日常工作中比較小的一部分，所以教學(xué)檔案管理人員大多非檔案學(xué)專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備較少，日常檔案管理工作水平參差不齊。另外，部分年齡較大的職員，電腦操作不熟練，導(dǎo)致檔案信息化水平較低。這樣的現(xiàn)狀與建設(shè)現(xiàn)代化初中教學(xué)檔案體系要求不符，所以，對(duì)初中學(xué)校教學(xué)檔案管理員的培訓(xùn)是亟待解決的問題。

1.2 教學(xué)檔案資源信息化程度滯后

教學(xué)檔案資源信息化程度滯后有兩方面的原因，一方面是教學(xué)檔案管理員自身的信息化水平落后，無法建立和管理資源數(shù)據(jù)庫(kù);另一方面是教師隊(duì)伍里面，有一些老師由于年齡等原因，無法配合教學(xué)檔案信息化建設(shè)。

以每個(gè)學(xué)校都會(huì)舉辦的教學(xué)技能比賽為例，從對(duì)教師進(jìn)行比賽規(guī)則解讀、到比賽報(bào)名、到比賽過程的跟蹤監(jiān)督、比賽的結(jié)果統(tǒng)計(jì)、比賽過程的記錄存檔，這其中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，很多學(xué)校還在采用傳統(tǒng)的收發(fā)紙質(zhì)表格，紙質(zhì)文檔來完成檔案的整理，顯然無法與信息化手段的多人在線文檔的效率相比，而且信息化手段還可以實(shí)現(xiàn)圖文并茂、聲像兼具，可以留存的檔案比原始的紙質(zhì)檔案豐富了很多。

1.3 教學(xué)檔案管理安全體系不夠健全

這其中包含兩方面的問題，一個(gè)是檔案管理員自身的安全保密意識(shí)需要加強(qiáng)，無論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都需要管理員認(rèn)真保管、仔細(xì)存放、不輕易泄露檔案內(nèi)容;一個(gè)是電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩詥栴}。目前初中學(xué)校，無論是內(nèi)部還是對(duì)上級(jí)教育部門，在傳輸電子檔案的時(shí)候，都是使用網(wǎng)絡(luò)通訊軟件，這類型的公共軟件，一旦出現(xiàn)安全漏洞，就會(huì)帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 信息化背景下提升初中學(xué)校教學(xué)檔案管理水平的路徑

2.1 對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)化培訓(xùn)

目前初中學(xué)校越來越重視檔案建設(shè)，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的職員職業(yè)能力面臨著新的挑戰(zhàn)，此時(shí)不僅需要提升他們的責(zé)任意識(shí)，還需要提升這批職員的檔案專業(yè)知識(shí)，信息化處理能力以及素養(yǎng)。針對(duì)職員的檔案專業(yè)知識(shí)提升，初中學(xué)校可以外聘檔案學(xué)專家，定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，如高校的附中，可以利用高校圖書館和檔案館的專家資源，在定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)的同時(shí)，也可加強(qiáng)日常交流，教育局下屬學(xué)校，則可以由教育局牽頭，聘請(qǐng)當(dāng)?shù)貦n案館的專家，對(duì)各校檔案管理員開展短期的集中的業(yè)務(wù)培訓(xùn);針對(duì)全體教師隊(duì)伍的信息化處理能力提升，則一方面應(yīng)配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)設(shè)備建設(shè)和改善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化系統(tǒng)，另一方面還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)全體教師的新型信息技術(shù)使用的培訓(xùn)，此類培訓(xùn)可外聘專家來開展，也可由學(xué)校內(nèi)部的信息技術(shù)掌握熟練的老師來開展，進(jìn)而提高全體教師隊(duì)伍的信息化能力，也可提升學(xué)校教學(xué)檔案管理的效能。

對(duì)于某些具體的教學(xué)活動(dòng)的檔案收集，還可以在活動(dòng)開展前，對(duì)活動(dòng)每一個(gè)項(xiàng)目中負(fù)責(zé)收集資料的教師進(jìn)行活動(dòng)前的短期培訓(xùn)，避免不經(jīng)培訓(xùn)就兼職、導(dǎo)致檔案缺失的問題。

2.2 開展教學(xué)檔案信息化及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

各校需要逐步改變傳統(tǒng)的只用紙質(zhì)檔案的觀念，建立現(xiàn)代化的電子教學(xué)檔案使用理念，在投入硬件和培訓(xùn)教師、職員的同時(shí)，可著力打造教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，擴(kuò)大教學(xué)檔案信息受眾面，同時(shí)也能極大提高檔案業(yè)務(wù)管理和使用效能。例如，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，可將每年期中期末考試各科試卷發(fā)布到數(shù)據(jù)庫(kù)中，老師們需要調(diào)取往年的試卷，不用再單獨(dú)向教學(xué)檔案管理員索要了，直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中下載即可使用，極大方便了教師，也減少了管理員的工作量。再比如，在每年的教師教學(xué)業(yè)務(wù)考核過程中，需要收取大量的數(shù)據(jù)以及圖片文件等佐證材料，教學(xué)檔案管理員的工作量非常大，而且在面對(duì)全校教師收取材料的時(shí)候，很容易遺漏材料，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，可設(shè)置一人一賬號(hào)，檔案管理員將需要收取及上傳的材料事先在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置好，老師們登錄賬號(hào)后，可根據(jù)引導(dǎo)，自主將數(shù)據(jù)上報(bào)，將材料上傳，這將極大提高工作效率。

2.3 規(guī)范教學(xué)檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，教學(xué)檔案的規(guī)范管理，離不開制度建設(shè)，各學(xué)校可以根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，再結(jié)合實(shí)際情況，制定自己的教學(xué)檔案管理制度，如教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)范圍、教學(xué)檔案管理員職責(zé);檔案的收集、歸檔、整理、管理、調(diào)用等具體操作流程;信息安全、網(wǎng)絡(luò)及硬件方面的安全管理制度等，讓檔案管理各項(xiàng)工作有據(jù)可依。

2.4 提升教學(xué)檔案管理安全意識(shí)

提升教學(xué)檔案管理安全意識(shí)要從三方面入手，一方面要提升管理員在管理檔案過程中的安全責(zé)任意識(shí)，不隨意將檔案泄露、遺失、外傳。另一方面要防范電子檔案?jìng)鬏斶^程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，使用局域網(wǎng)傳輸或者使用信息存儲(chǔ)設(shè)備傳輸。最后，存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備，要保證其安全性，防止病毒、木馬等攻擊，導(dǎo)致信息流失，同時(shí)要注意備份。

3 結(jié)語

時(shí)代在不斷發(fā)展，社會(huì)也不斷進(jìn)步，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理成為潮流和趨勢(shì)。面對(duì)目前存在的種種問題，各初中學(xué)校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極思考應(yīng)對(duì)策略，充分借鑒其他學(xué)校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，努力探索實(shí)現(xiàn)路徑，讓學(xué)校的檔案管理工作朝著更健康、更先進(jìn)、更智能的方向邁進(jìn)。

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作者簡(jiǎn)介

汪茂琳（1987-），女，湖北省武漢市，碩士研究生，中級(jí)，研究方向：圖書館、檔案管理方向。