備考表功能抑揚建議

宋雪

摘 要：新時代背景下，根據(jù)不同門類檔案的發(fā)展實際，抑揚處理備考表的功能，將有效提高檔案的查閱利用效率。文章梳理了現(xiàn)行行規(guī)中對備考表的定義，以供相關人員參考。

關鍵詞：檔案;備考表;功能;抑揚

備考，留作參考、記載雜事之用。文書檔案、科技檔案、照片檔案和專門檔案等盒（冊）內(nèi)都存放有備考表，雖然說法不盡相同，但擺放位置相同、功能相近。如何提高檔案的查閱利用效率，為高質(zhì)量、快速發(fā)展的工作服好務是擺在我們蘭臺人面前的一項重要任務。筆者認為，根據(jù)不同門類檔案的發(fā)展實際，抑揚處理備考表的功能將是一條便捷的途徑。

1 現(xiàn)行行規(guī)中對于備考表的定義和功能解釋

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）對于備考表的解釋是：置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。中國文史出版社2016年5月北京第1版《歸檔文件整理規(guī)則解讀》（李明華/主編）對備考表進行了進一步的解釋：用于記錄整理、檢查情況并對盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。備考表是機關檔案部門對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施。歸檔文件在機關檔案部門保存階段內(nèi)如有變動情況，檔案工作人員應隨時在備考表中注明，以便后續(xù)管理以及檔案移交進館等工作得以正常進行。

《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）稱之為“卷內(nèi)備考表”，定義為卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。項目包括說明（案卷內(nèi)科技文件的總件數(shù)、總頁數(shù)及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題）、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號、檔號。

《照片檔案管理規(guī)范》（GB11821-2002）稱之為“冊內(nèi)備考表”，放置在冊內(nèi)最后位置，項目包括本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。

不難看出，備考表的基本功能是記載立卷有關情況、記載案卷變化情況和供案卷利用者查閱利用[1]。

2 不同門類檔案備考表的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著計算機的全面普及和辦公自動化的深入推進，特別是信息技術的快速發(fā)展，不同門類檔案對備考表的功能需求發(fā)生了不同的變化。

2.1 文書檔案備考表功能趨于弱化

以“件”為單位的文書檔案盒內(nèi)文件獨立性非常強，即便是分散地存放于不同的案卷盒內(nèi)，其關聯(lián)性借助計算機系統(tǒng)通過查找關鍵字段即可實現(xiàn)[2]。一些盒內(nèi)文件說明已經(jīng)輸入到歸檔文件的備注項，無需在備考表中重復注明。文書檔案備考表的查閱利用機會不多在事實上是客觀存在的。因此，業(yè)界有人提出在一定條件下可以取消文書檔案盒內(nèi)備考表。

2.2 科技檔案卷內(nèi)備考表記錄內(nèi)容有待充實完善

與文書檔案不同，科技檔案盒內(nèi)文件是成套的，一個科技項目檔案盒內(nèi)文件彼此是相關聯(lián)的。翔實的卷內(nèi)備考表有利于查閱者閱讀案卷，并查出與之相關的檔案[3]。《中華人民共和國政府采購法》頒布實施以來，各機關企事業(yè)單位的科技檔案（主要指設備、基建檔案）中的采購環(huán)節(jié)增加了許多內(nèi)容。無論案卷的總件數(shù)、總頁數(shù)，還是該項目涉及的審批程序、審批部門、服務公司都增加了不少。案卷利用者在查閱利用檔案時需要仔細閱讀卷內(nèi)文件目錄甚至逐個翻閱每一份文件才能找到有用的信息。這無疑給檔案的查閱利用工作帶來了難度，不利于現(xiàn)代社會快速、高效的辦公需求。如何提高檔案的查閱利用效率？筆者認為，可以為每個項目的科技檔案增加一個一目了然、提綱挈領性的說明，而這個一目了然、提綱挈領性的說明的落腳點就在卷內(nèi)備考表上。

3 功能拓展建議

3.1 完成基本功能

針對實體檔案本身，從檔案管理的角度出發(fā)，按照行業(yè)規(guī)范的要求，如實記載好檔案整理、檢查情況并對盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。對于文書檔案備考表，在保住基本功能的前提下順應時代潮流該抑則抑。照片檔案和專門檔案因歸檔內(nèi)容相對簡單，其備考表的功能抑揚原則參照文書檔案執(zhí)行。

3.2 添加個性化功能

針對科技檔案，著眼檔案產(chǎn)生、發(fā)展的過程，從檔案查閱利用需求出發(fā)，適當?shù)赝卣箓淇急淼墓δ堋⒃鎏韨€性化描述，即在整理檔案時提取必要的數(shù)據(jù)信息，言簡意賅地羅列在備考表上。個性化描述與基本功能描述并列排列。個性化描述有以下內(nèi)容：

1）設備檔案：設備名稱，規(guī)格型號，產(chǎn)地，購買費用預算（招標控制價），采購方式（公開招標、競爭性磋商、單一來源采購等），招標代理機構，采購項目編號，歷經(jīng)幾次招標，中標供應商，中標價，安裝驗收日期，報廢日期，重要缺陷、糾紛（訴訟）記載等。

2）基建檔案：基建項目名稱，施工具體地址，招標控制價，招標代理機構，歷經(jīng)幾次招標，設計單位、監(jiān)理單位、施工單位及相應中標價，重要時間節(jié)點（開工日期、竣工日期等），竣工結算審計價、建成后建筑面積，重要缺陷、糾紛（訴訟）記載等。

4 總結

高質(zhì)量發(fā)展是現(xiàn)代社會的根本要求，我們蘭臺人肩負“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣使命，雖然身處“故紙堆”，但應該與時俱進。在提高檔案查閱利用效率上，熟練掌握運用現(xiàn)代高科技手段，多途徑地編制和開發(fā)查閱利用工具。其中，針對不同門類檔案適當抑揚處理其備考表，不乏為一條有效途徑。

參考文獻

[1]楊九梅.一個值得深入研究的課題——關于檔案備考表的功用和填寫問題的思考[J].機械電子檔案，1994（06）：28-29.

[2]艾濤，曹酉虹.文書檔案盒內(nèi)備考表優(yōu)化可行性研究[J].蘭臺世界，2016（S2）：68-69.

[3]崔鋒，胡永賀.關于卷內(nèi)備考表的思考[J].山西檔案，2009（04）：34-35.